Recrutare și angajare

În momentul în care ai totul pus la punct – știi exact de câți angajați ai nevoie și pe ce poziții, care e organigrama și grila de salarizare, e timpul să treci la treabă și să faci angajările!

Află tot ce trebuie să știi despre cum să faci anunțul de angajare și care sunt criteriile de selecție a personalului, cum ar trebui să susții interviurile, ce implică procesul de angajare (de la tipuri de contracte de muncă, la dosarul de angajare și fișe de post), dar și cum trebuie să decurgă procesul de training al angajaților.

CAPITOL SUSȚINUT DE

ANUNȚUL DE ANGAJARE ȘI CRITERII DE SELECȚIE

Dacă îți deschizi un restaurant / bar / cafenea etc. și ai deja un background în managementul unui local sau al unei echipe, atunci e perfect: probabil deja știi foarte bine ce înseamnă să angajezi oamenii potriviți și ce presupune acest proces. Chiar și așa, poate fi destul de dificil, mai ales când ai și multe alte lucruri de care trebuie să te ocupi atunci când vrei să demarezi afacerea. Dacă ar fi să comparăm procesul de angajare cu un puzzle, atunci piesele ar fi foarte mici, imaginea plină de detalii, complicată, și o singură piesă așezată greșit ar putea da totul peste cap.

Chiar și după ce ai pus afacerea pe roate, nu angaja niciodată doar pentru a acoperi un post vacant, oricât de tentant ar fi. Dacă grăbești procesul de angajare – ceea ce e de înțeles în momentul în care nu ai suficienți oameni care să facă treaba – ai putea să te alegi cu un om care nu doar că face o treabă deloc bună, dar îți poate strica reputația și crea fricțiuni în echipă. De aceea, trebuie să te asiguri că fiecare angajat corespunde valorilor companiei.

 

Ce trebuie să conțină anunțul de angajare

Primul pas în a-ți forma o echipă valoroasă este să dai un anunț eficient. Descrierea job-ului trebuie să stârnească atenția candidaților și să îi determine să aplice. Și nu e nevoie să fie prea formal doar de dragul… formalităților. Dintr-un sondaj făcut de Glassdoor a reieșit că 76% dintre cei care-și caută un job vor să știe detalii despre motivele pentru care o companie este atractivă și de ce ar fi un loc de muncă atractiv. Așa că nu strică să le oferi un tablou al activităților zilnice.

Iată care sunt componentele unei descrieri de post bine făcute:

  • Denumirea postului: pentru ce post din local aplică?
  • Descrierea job-ului / Activități zilnice: descrie în 3-7 propoziții ce ar trebui să facă pe parcursul unei ture, ce sarcini are de îndeplinit și care sunt principalele responsabilități.
  • Calificări / cerințe: ce abilități și experiență ar trebui să aibă candidații? Dacă ești în căutare de angajați începători care să lucreze poate part-time ca picolo sau ospătari, nu e nevoie ca cerințele să fie prea rigide. Spre exemplu, poți scrie ceva genul „Persoană perseverentă, muncitoare, cu abilitatea de a lucra bine în echipă și dornică să învețe mai multe despre serviciul în industria restaurantelor”. Dacă, în schimb, vorbim de poziții de management, precum supervizori sau sous-chef, trebuie să ai cerințe mai mari. Specifică exact câți ani de experiență necesită postul respectiv și, eventual, tipul de restaurant în care au mai lucrat. Cu cât explici mai clar ce așteptări ai, cu atât aplicanții își vor putea da seama mai bine dacă se potrivesc sau nu job-ului, la ce se pot aștepta în timpul interviului și chiar odată angajați.
  • Ce oferi și ce beneficii pot primi: Menționarea salariului are avantaje și dezavantaje. Dacă nu e loc de negocieri, atunci trece suma în anunț și specifică acest lucru. Dar în această secțiune nu e neapărat nevoie să specifici salariul, ci mai degrabă ce beneficii extra oferi: de exemplu asigurare medicală privată, discounturi în local, zile în plus de concediu etc.
  • „Despre noi”: în acest paragraf trebuie să prezinți valorile companiei. Poți, de asemenea, să incluzi o scurtă istorie despre local și să incluzi testimoniale și citate de la angajații firmei, care să vorbească despre experiența lor în companie.

 

Cum distribui anunțul

Există mai multe variante de a răspândi vestea și cel mai bine ar fi să apelezi la toate.

Prin recomandări

Cea mai bună metodă de a găsi angajații potriviți în această industrie rămâne în continuare sistemul de recomandări. Îți ia mult mai puțin timp față de toate celelalte metode, dar și șansele de găsi persoana potrivită sunt mai mari. Așa că apelează la rețeaua de prieteni și cunoscuți (inclusiv la cei ai angajaților pe care îi ai deja). Dacă întrebi o persoană de care îți place și în care ai încredere să-ți recomande pe cineva, sunt mari șanse să corespundă criteriilor tale.

Multe companii chiar au o politică de recomandări pentru angajați, prin care sunt încurajați să vină cu propuneri și să-și aducă cunoștințele să lucreze alături de ei. Marele avantaj este că angajații tăi vor fi mult mai fericiți să aibă alături în echipă persoane apropiate lor. Mai mult, unele firme oferă chiar bonusuri în cazul în care interviul se finalizează cu angajarea persoanei respective. Iar pentru asta pot primi, în schimb, un weekend liber, zile extra de vacanță, mese gratuite, libertatea de a-și alege turele cu prioritate, carduri cadou, sau chiar cadouri mai consistente. Și uite o idee: noul angajat trebuie să lucreze cel puțin 90 de zile în local, înainte ca persoana care l-a recomandat să primească bonusul.

 

Site-uri de cariere

Astfel de site-uri ajung direct la toți cei care își caută activ un loc de muncă. Câteva dintre ele sunt:

 

Pe lângă acestea, mai există și motoarele de căutare de joburi, care adună anunțurile de pe mai multe site-uri și le afișează. Ca de exemplu Careerjet.ro sau Findjob.ro.

 

Website-ul propriu

Fie că site-ul este deja construit sau în curs de finalizare, include în el o secțiune pentru „Cariere” unde să afișezi posturile libere atunci când există. Dacă cineva se uită pe site-ul tău pentru un job, e clar că nu caută orice job anume, ci este interesat în mod deosebit de localul tău.

 

Agenții de recrutare

Pentru pozițiile de top precum manageri sau Chefi trebuie să ai anumite cerințe mai deosebite. Un headhunter sau o agenție specializată nu caută la întâmplare orice persoană, ci caută candidații ideali. E mai costisitor, dar pe de altă parte economisești timp și ai certitudinea de a evalua doar persoanele care se potrivesc foarte bine descrierii postului.

 

Social media

În momentul în care ai setate paginile de social media, postează și aici posturile pentru care faci angajări și ce tip de persoane cauți. Facebook are marele avantaj de a avea un număr de mare de utilizatori, iar postările pot fi ușor distribuite, așa încât ajung la mai mulți oameni. În plus, ai inclusiv o secțiune de „Administrează job-urile” în pagină, unde poți publica direct exact pozițiile vacante. Pe de altă parte, LinkedIn s-a construit fix ca o platformă pentru profesioniști din toate domeniile, și accentul este pus pe această latură profesională. Este un canal potrivit mai ales pentru posturile de management.

Iar dacă ești dispus să aloci și buget pentru asta, poți desigur să distribui anunțul ca reclamă.

Nu uita de grupurile din facebook. Sunt multe comunități construite în jurul acestor grupuri, multe din ele chiar în industria restaurantelor. Iar acolo ai șanse mari să găsești mulți aplicanți. Doar că va trebuie să-ți aloci suficient timp să-i sortezi pe cei interesați.

 

Cum faci selecția candidaților

Ok, ai făcut și ai distribuit anunțul. Dar până a trece la interviu, va trebui să selectezi câteva din CV-urile primite. Atunci când le citești, ține cont de faptul că aplicațiile sau CV-urile oamenilor respectivi ar putea să nu corespundă întru totul criteriilor tale.

Spre exemplu, să zicem că un candidat nu are experiența de a lucra într-un restaurant aglomerat, dar în schimb a lucrat la un moment dat ca instructor într-o tabără de copii. Asta înseamnă că poate fi atent la mai multe lucruri deodată, dar și că poate distra copiii în timp ce se asigură că respectă programul zilei. Astfel de abilități înseamnă că poate îndeplini cu succes rolul de ospătar și, cu instruirea potrivită, poate deveni un membru valoros în partea de front house a localului. Reține că poți întotdeauna să înveți un angajat ce are de făcut, dar abilitățile înnăscute și trăsăturile de caracter precum ambiția și perseverența nu pot fi învățate.

Ca să înțelegi mai bine cum ar trebui să fie angajatul ideal, trebuie mai întâi să identifici ce tip de abilități speri să aibă. Uită-te cu atenție la personalul tău și vezi de ce sunt buni la ceea ce fac. Poate e capacitatea de a-și aminti care este mâncarea preferată a unui client fidel, sau felul în care reușește să-i mobilizeze pe ceilalți, ori să organizeze lucrurile.

Odată ce ai o listă de calități, pune cap la cap un CV de vis, care te-ar face să angajezi pe loc persoana respectivă. Ține-l aproape atunci când evaluezi aplicațiile primite ca să ai termen de comparație și creează foldere sau teancuri pentru acele CV-uri care au 90% din calitățile căutate, 80% și tot așa. O astfel de clasificare te va ajuta să te organizezi mai bine, să vezi cine s-ar potrivi rolului, cine e tăiat din start de pe listă și care sunt cei pe care-i vei suna primii pentru a-i chema la interviu.

În principiu, iată care ar fi cinci caracteristici de bază:

  • Comunicativ
  • Ospitalier
  • Profesionist
  • Cooperant
  • Autentic

Trăsături importante:

  • Punctual
  • Modest
  • Să aibă atitudine pozitivă
  • Să fie integru
  • Implicat
  • Multi-tasker
  • Muncitor
  • Să fie rapid în gândire.

 

SUSȚINEREA INTERVIURILOR

După ce ai făcut selecția CV-urilor, e timpul să programezi interviurile. Pentru a economisi timp, dar și pentru a te asigura că la final angajezi omul potrivit, ține cont de câteva detalii.

Pregătirea pentru un interviu implică mai mult decât stabilirea unui set de întrebări și răspunsuri pe care speri să le obții. Înainte de a contacta candidații pentru a programa întâlnirile, stabilește împreună cu managerii cum ar trebui să fie candidatul ideal, ce abilități și calități să aibă și de ce sunt importante.

 

Cum să eficientizezi interviurile

Toți cei care lucrează în industria restaurantelor știu cât de prețios este timpul. De aceea e important să eficientizezi întregul proces și să obții ce cauți în cât mai scurt timp. Iată patru modalități de a face asta:

  1. Nu lungi vorba prea mult. Ca să cunoști pe cineva cu adevărat ai nevoie de timp, așa că va trebui să te folosești înțelept de minutele pe care le ai la dispoziție. E normal ca la începutul discuției să stați un pic la taifas, dar nu o lungi mai mult decât e nevoie. Adresează-i mai întâi acele întrebările care te ajută cel mai mult să-ți dai seama dacă persoana respectivă este potrivită pentru job sau nu. Așa vei ști ce să faci mai departe și dacă expiră timpul alocat.
  2. Fii pregătit. Studiază înainte CV-ul candidatului. Nu are sens să mai treceți încă o dată prin etapele carierei sale, când sunt deja menționate în CV. Mai bine folosești timpul pentru a afla mai multe despre abilitățile pe care le are și cum i-au folosit de-a lungul timpului. Pune întrebări țintite către experiența efectivă de muncă.
  3. Discutați mai întâi aspectele practice. Și anume așteptări salariale, disponibilitate de lucru, program etc. Te ajută să clarifici din start aceste aspecte pentru a determina direcția pe care o va lua interviul. În cazul în care expectativele nu corespund, mai bine ca acest lucru să fie limpede din start.

 

Semnale de alarmă pe care să nu le treci cu vederea

Nu fiecare interviu va decurge perfect. Și e normal ca uneori candidații să fie emoționați să se mai poticnească un pic. Dar chiar și așa, sunt anumite lucruri care ar trebui să-ți atragă atenția (în sens negativ):

  • Aroganța. Linia dintre încredere în sine și aroganță poate fi una destul de fină, dar dacă un candidat ține musai să-ți arată cum le știe el pe toate, e posibil să nu fie atât de dispuși să învețe lucruri noi și nici să primească observații.
  • Lipsa de respect. E cumva de la sine înțeles că un astfel de comportament nu ar trebui tolerat.
  • Bâlbâieli. Una e să se piardă un pic la un răspuns din cauza emoțiilor, dar dacă observi că repetă anumite lucruri mai mult decât e nevoie sau dacă îi ia prea mult timp să răspundă la întrebare, e posibil să ocolească răspunsul.
  • Întârzie fără motiv. Punctualitatea e importantă și dacă persoana respectivă chiar este interesată de job, atunci ar trebui să ajungă la timp la interviu.
  • Își vorbește de rău foștii angajatori. Indiferent cât de negativă a fost o experiență de lucru anterioară și chiar dacă angajatul ar avea dreptate să se plângă, nu este deloc profesionist să critice foștii patroni.
  • Nu pune întrebări. Cei care sunt cu adevărat interesați de postul oferit trebuie să fi făcut înainte ceva research despre local. Dacă nu au să-ți adreseze nicio întrebare, e pentru că nici nu au ideea ce ar putea întreba.
  • Lipsa de pasiune. Unul dintre motivele pentru care rata de fluctuație a personalului este atât de mare în industrie este că mulți dintre angajați o văd strict ca un job, și ca pe o carieră. Dacă angajaților nu le place cu adevărat ceea ce fac, probabil nici nu vor sta foarte mult într-un loc și nici nu vei fi foarte mulțumit de serviciul pe care-l prestează.

Și încă ceva. Deși în general nu prea se practică asta, ar trebui întotdeauna să contactezi persoanele care pot da referințe cu privire la o persoană, pentru că poți afla multe lucruri din relațiile anterioare de muncă.

 

Ce întrebări să adresezi candidaților

Deși nu e cazul să te limitezi strict la un set de întrebări și, în definitiv, discuția trebuie să fie una liberă, care să decurgă de la sine, e bine să pleci de la câteva întrebări prestabilite, pentru a te asigura că nu omiți anumite puncte cheie. Iată șase astfel de întrebări.

  1. De ce ai ales să lucrezi în industria asta? Cei mai buni angajați se mândresc cu abilitatea lor de a le oferi oaspeților o experiență plăcută și trebuie să aibă un scop în sine de a mulțumi clienții. Candidatul are greutăți în a-ți oferi un răspuns? Sau răspunsul îi vine natural? Ar trebui să fie cea de-a doua variantă.
  2. Ce înseamnă pentru tine „ospitalitate”? În dicționar, a fi ospitalier este definit ca o persoană „Care primește bucuros oaspeți; care este amabil, primitor cu oaspeții”. Un candidat bun va rezuma această idee în câteva cuvinte. Și primesc puncte bonus dacă dau și exemple.
  3. Care a fost cea mai memorabilă experiență pe care ai avut-o în calitate de client? Conectează răspunsul cu cel de la întrebarea #2 și vezi cum se leagă. Crezi că ți-a răspuns sincer? Îți oferă detalii? Așa îți dai seama cam care va fi tipul de servire pe care îl va oferi oaspeților.
  4. Cum ai reacționa dacă un client ar lăsa un comentariu negativ în online referitor la servire, chiar dacă nu are dreptate, iar apoi l-ai vedea din nou în restaurant? Uneori, cea mai bună soluție pentru a trece peste o situație dificilă este să-ți calci pe orgoliu. Știi că ai găsit un candidat bun în momentul în care este capabil să vadă lucrurile și din punctul de vedere al clienților și încearcă să înțeleagă cum s-ar putea descurca mai bine pe viitor într-o situație similară. Dacă ai la interviu o persoană cu experiență, va putea să-ți ofere un răspuns mai detaliat și chiar să-ți dea exemple despre cum au abordat astfel de situații în trecut.
  5. Dă-mi un exemplu de conflict pe care l-ai avut cu un coleg și cum ai gestionat situația. E ușor să te axezi pe satisfacția oaspeților, dar la fel de important este ca personalul tău să colaboreze bine în echipă. Cu o astfel de întrebare îți poți da seama de maturitatea unei persoane și de abilitatea lor de a aborda corect situațiile limită care apar în cadrul unei echipe.
  6. Ce ar spune despre tine cei care-ți acordă referințe? Așa cum spuneam e important să ceri referințe și efectiv să contactezi persoanele respective. Vezi cum se aliniază răspunsul candidatului cu cel pe care l-ai primit cu privire la persoana lui.

 

La finalul unui interviu ar trebui să ai o imagine cât de cât clară despre persoana pe care o ai în față. Până la urmă, dincolo de răspunsuri și CV, e important să te ghidezi și după instinct, mai ales dacă ai deja experiență în domeniu. Tu știi cel mai bine care sunt valorile și conceptul brandului și ce tip de angajați îți dorești să ai.

Folosește template-urile de interviu oferite de noi pentru diverse posturi, disponibile în cadrul acestui capitol.

 

PROCESUL DE ANGAJARE

Când vorbim de procesul de angajare ne referim la principalele tipuri de contracte de muncă la care poți apela ca modalitate de colaborare cu angajații tăi, la dosarul de personal și ce acte sunt necesare la angajare, ce este fișa postului și cum trebuie să o alcătuiești, precum și la manualele de lucru.

 

TIPURI DE CONTRACTE DE MUNCĂ

Când faci angajări pentru localul tău, modalitatea de colaborare cu angajații poate îmbrăca mai multe forme: contract individual cu normă întreagă, contract individual cu normă parțială și prestarea unor activități necalificate cu caracter ocazional de către zilieri. Hai să vedem ce presupune fiecare.

Contractul individual de muncă se încheie în formă scrisă între angajat și angajator, pentru:

  • Persoane cu o vârstă mai mare de 16 ani;
  • Persoane cu vârsta de 15 ani, caz în care se solicită și acordul părinților sau reprezentanților legali. Aceste persoane pot fi angajate numai pentru activități potrivite cu dezvoltarea fizică, aptitudinile și cunoștințele lor și numai dacă nu le sunt periclitate sănătatea, dezvoltarea și pregătirea profesională;
  • Cetățenii străini și apatrizi. Aceștia pot fi angajați numai în baza permisului de muncă.

Obligația de încheiere a contractului individual de muncă revine angajatorului. Tot angajatorul este obligat să înregistreze contractul de muncă în REVISAL (și să efectueze transmiterea) cel târziu în ziua lucrătoare anterioară începerii activității salariatului. E adevărat că vechile cărți de muncă au fost desființate, însă stagiul de cotizare (echivalent cu „vechimea în muncă”) se dovedește prin perioadele de activitate înregistrate în REVISAL.

De asemenea, angajatorul trebuie să întocmească dosarul de personal pentru acel angajat. Dosarul de personal al salariatului cuprinde cel puțin următoarele:

  • actele necesare angajării;
  • contractul individual de muncă;
  • actele adiţionale şi celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea şi încetarea contractelor individuale de muncă;
  • acte de studii/certificate de calificare;
  • orice alte documente care certifică legalitatea şi corectitudinea completării în registru.

 

Contractele de muncă pe perioadă determinată / nedeterminată

Contractul se încheie, de regulă, pe o perioadă nedeterminată, însă există și situații de excepție în care se poate încheia un contract pe perioadă determinată.

Poți încheia un contract pe perioadă determinată doar în una dintre următoarele situații (reglementate de art. 83 din Codul Muncii):

  • înlocuirea unui salariat în cazul suspendării contractului său de muncă, cu excepția situației în care acel salariat participă la grevă;
  • creșterea și/sau modificarea temporară a structurii activității;
  • desfășurarea unor activități cu caracter sezonier;
  • în situația în care este încheiat în temeiul unor dispoziții legale emise cu scopul de a favoriza temporar anumite categorii de persoane fără loc de muncă;
  • angajarea unei persoane care, în termen de 5 ani de la data angajării, îndeplinește condițiile de pensionare pentru limita de vârstă;
  • ocuparea unei funcții eligibile în cadrul organizațiilor sindicale, patronale sau al organizațiilor neguvernamentale, pe perioada mandatului;
  • angajarea pensionarilor care, în condițiile legii, pot cumula pensia cu salariul;
  • în alte cazuri prevăzute expres de legi speciale ori pentru desfășurarea unor lucrări, proiecte sau programe.

 

Ce trebuie să mai știi

Contractul individual de muncă pe durată determinată se poate încheia numai în formă scrisă, cu precizarea expresă a duratei pentru care se încheie. Acesta poate fi însă prelungit  și după expirarea termenului inițial, cu acordul scris al părților, pentru perioada realizării unui proiect, program sau a unei lucrări. Atenție, însă: nu poți încheia succesiv mai mult de 3 contracte individuale de muncă pe durată determinată cu același angajat. Se consideră contracte succesive cele care sunt încheiate în termen de 3 luni de la încetarea anteriorului contract pe perioadă determinată și nu pot avea o durată mai mare de 12 luni fiecare.

De altfel, contractul individual de muncă pe durată determinată nu poate fi încheiat pe o perioadă mai mare de 36 de luni.

În cazul în care închei un astfel de contract pentru a înlocui un angajat al cărui contract este suspendat, durata va expira la momentul încetării motivelor ce au determinat suspendarea contractului individual de muncă al salariatului titular.

De asemenea, ai obligația de a informa salariații care au un contract pe durată determinată despre locurile de muncă vacante sau care vor deveni vacante, corespunzătoare pregătirii lor, şi să le asiguri accesul la acestea în condiții egale cu cele ale salariaților angajaţi pe perioadă nedeterminată. Conform legii, această informare se face printr-un anunţ afişat la sediu (iar o copie se transmite sindicatului sau reprezentanţilor salariaţilor, dacă există așa ceva).

 

Contractul de muncă cu normă întreaga / normă parțială

Contractul de muncă cu normă întreagă

Conform legii, contractul de muncă cu normă întreagă are o durată normală a timpului de lucru de 8 ore pe zi, 40 ore pe săptămână. Dar în cazul tinerilor în vârstă de până la 18 ani, durata este de 6 ore pe zi şi 30 de ore pe săptămână (conform art. 112 din Codul muncii).

Salariul de bază minim brut pe țară garantat este de 2.300 lei (inclusiv în cazul tinerilor de până în 18 ani, care lucrează 6 ore/zi!).

Angajații cu normă întreagă pot presta muncă suplimentară, în condițiile legii (care e plătită și recompensată cu timp parțial în condițiile legii).

Perioadă de probă este de cel mult 90 de zile calendaristice pentru funcțiile de execuție și de cel mult 120 de zile calendaristice pentru funcțiile de conducere.

 

Contractele cu normă parțială

Poți încheia acest tip de contracte pentru a încadra salariați cu program de lucru corespunzător unei fracțiuni de normă de cel puțin două ore pe zi (aceste contracte, la rândul lor pot fi pe durată nedeterminată sau pe durată determinată). În acest caz, însă, angajații nu pot presta ore suplimentare, cu excepția cazurilor de forță majoră.

Salariul de bază nu poate fi mai mic decât salariul minim brut pe economie proporțional cu fracția de normă contractată. Salariul minim brut aferent unui contract cu normă parțială de 6 h zi / 30 ore pe săptămână este de 1,6723 lei. Iar salariul minim brut aferent unui contract cu normă parțială de 4 ore pe zi / 20 ore pe săptămână este de 1,115 lei.

De asemenea, salariații încadrați cu acest tip de contract se bucură de drepturile salariaților cu normă întreagă.

 

În cazul contractelor individuale de muncă încheiate pe durată determinată, perioada de probă este în mod obligatoriu direct proporțională cu perioada pentru care se încheie contractul, după cum urmează:

  • 5 zile lucrătoare pentru o durată a contractului individual de muncă mai mică de 3 luni;
  • 15 zile lucrătoare pentru o durată a contractului individual de muncă cuprinsă între 3 și 6 luni;
  • 30 de zile lucrătoare pentru o durată a contractului individual de muncă mai mare de 6 luni;
  • 45 de zile lucrătoare în cazul salariaților încadrați în funcții de conducere, pentru o durată a contractului individual de muncă mai mare de 6 luni.

 

REZUMÂND… se poate încheia un contract individual de muncă fie pe perioadă nedeterminată, fie pe perioadă determinată (doar în cazurile prevăzute de lege), iar acesta poate fi cu norma întreagă sau norma parțială. În acest caz, ai obligația de a întocmi contractul individual de muncă și dosarul de personal, de a efectua înregistrările în REVISAL și de a plăti contribuțiile sociale obligatorii și impozitul pentru angajat și de a depune declarația 112.

 

Activitatea prestată de zilieri

Aici nu mai vorbim despre relația angajator-angajat, ci despre relația beneficiar-zilier.

Iată care sunt aspectele legislative pe care trebuie să le cunoști în acest caz (Legea nr. 52/2011 privind exercitarea unor activități cu caracter ocazional desfășurate de zilieri):

  • În restaurant pot presta activitate și zilierii, iar durata activității trebuie să fie de cel puțin o zi, corespunzător cu 8 ore de muncă;
  • Timpul zilnic de lucru nu poate depăși 12 ore. În cazul în care persoana respectivă este minoră, va putea lucra 6 ore pe zi, dar nu mai mult de 30 de ore pe săptămână. De asemenea, nu va efectua activitate în timpul nopții. Chiar dacă conveniți împreună asupra unui număr mai mic de ore de activitate, plata se va face pentru echivalentul a cel puțin 8 ore de muncă.
  • Minorii pot presta diverse activități necalificate, cu caracter ocazional, doar după împlinirea vârstei de 16 ani. Prin excepție, cei cu vârsta cuprinsă între 15 și 16 ani pot lucra numai cu acordul părinților sau al reprezentanților legali, pentru activități potrivite cu dezvoltarea fizică, aptitudinile și cunoștințele lor, dacă astfel nu îi sunt periclitate dezvoltarea și sănătatea personală.
  • Un zilier nu poate presta activități pentru același beneficiar pe o perioadă mai lungă de 90 de zile cumulate pe durata unui an calendaristic. De asemenea, indiferent de numărul de beneficiari, nu poate lucra în regim zilier mai mult de 120 zile pe an.
  • Nu poți utiliza o persoană mai mult de 25 de zile calendaristice, în mod continuu, în activitățile de tip zilier. Dacă activitatea lui necesită o perioadă mai mare, atunci va avea nevoie de contract de muncă pe perioadă determinată.

 

Care sunt obligațiile tale:

  • să înființezi Registrul electronic de evidență a zilierilor și să le păstrezi la sediu (sau la sediul unui împuternicit) și/sau la punctele de lucru, după caz;
  • să completezi Registrul electronic de evidență a zilierilor, înainte de începerea activității;
  • să prezinți Registrul electronic de evidență a zilierilor organelor de control abilitate;
  • să informezi lucrătorul respectiv cu privire la activitatea pe care urmează să o presteze, precum și cu privire la drepturile și obligațiile sale;
  • să-i plătești remunerația cuvenită, prin orice mijloc de plată admis de lege, la sfârșitul fiecărei zile. Plata se poate face cel mai târziu la sfârșitul săptămânii sau al perioadei de desfășurare a activității, respectiv lunar (în situația în care perioada depășește 30 de zile), numai cu acordul exprimat în scris de către zilier și beneficiar sau un împuternicit al acestuia.

 

Remunerația – impozit și contribuții

Plata zilierului pentru activitatea prestată este supusă impozitului pe venit, pe care tu, ca beneficiar, ești obligat să-l calculezi, plătești și să-l declari. Pentru această remunerație nu se datorează contribuție asiguratorie pentru muncă și nici contribuția pentru sănătate – el nu are calitatea de asigurat în sistemul public de sănătate, dar se poate asigura opțional, dacă dorește. Se datorează, însă, contribuția de asigurări sociale datorată bugetului de stat care se calculează, plătește și declară de beneficiar.

Zilierul nu este asigurat nici pentru accidente de muncă și nici pentru boli profesionale. În situația în care apare un astfel de caz, ai obligația să asiguri plata cheltuielilor aferente îngrijirilor medicale necesare.

Cuantumul remunerației brute aferente unei ore de muncă nu poate fi mai mic decât valoarea/oră a salariului de bază minim brut pe țară garantat în plată și se acordă la sfârșitul fiecărei zile de lucru sau la sfârșitul săptămânii. Dovada plății se face prin semnătura zilierului în Registru.

 

REZUMÂND… pentru activități ocazionale se poate apela la serviciile unui zilier. Acesta prestează activitate cel puțin o zi, dar:

  • nu mai mult de 25 zile calendaristice consecutive la același angajator;
  • nu mai mult de 90 zile calendaristice anual pentru același angajator;
  • nu mai mult de 120 zile calendaristice pe an (indiferent de numărul de angajatori).

Remunerația sa se stabilește prin negociere, dar nu poate fi mai mică decât echivalentul pe oră a salariului de bază minim brut pe țară garantat în plată. Pentru aceasta se plătesc doar impozitul și contribuția pentru pensie, nu și contribuția la sănătate sau contribuția asiguratorie pentru muncă.

Deși nu mai închei contract de munca, nu mai întocmești dosarul de personal și nu mai efectuezi înregistrări în REVISAL, ai totuși obligația de a ține Registrul de evidență a zilierilor. De asemenea, trebuie să calculezi, să plătești și să declari în declarația 112 impozitul și contribuția de asigurări sociale.

 

DOSARUL DE PERSONAL ȘI ACTE NECESARE LA ANGAJARE

Odată ce ai luat decizia finală și ai decis care sunt persoanele pe care vrei să le angajezi, va trebui să faci pentru fiecare un dosar de personal. Toți angajatorii sunt obligați de legislația în vigoare să întocmească acest doar, care să cuprindă câteva documente specifice.

Dosarul de angajat trebuie păstrat în bune condiții la sediul social al angajatorului și va fi prezentat inspectorilor de muncă la un eventual control. Aceste obligatii sunt reglementate de HG 905/2017 privind registrul general de evidență a salariaților (REVISAL).

Ce trebuie să conțină dosarul de personal?

  • Actele necesare angajării;
  • Contractul individual de muncă;
  • Acte adiționale și acte referitoare la modificare, suspendare, executarea și încetarea contractelor individuale de muncă;
  • Acte de studii / certificate de calificare;
  • Orice alte documente care certifică legalitatea și corectitudinea completării în registru;
  • Cererile angajatului pentru zile de concediu;
  • Declarația pe propria răspundere privind persoanele aflate în întreținere pentru acordarea deducerii personale etc.

 

Alte documente adiționale

Pe lângă documentele menționate deja, angajatorul mai poate depune în dosarul de personal și alte acte ce ar putea fi importante și fie să le solicite viitorului angajat, fie să le întocmească dacă este cazul. Ca de exemplu:

  • copia după cartea de identitate a angajatului;
  • adeverință medicală de la medicul de familie și de la medicina muncii (un contract individual de muncă este considerat nul dacă pentru el nu există medicina muncii);
  • declarația pe propria răspundere privind locul funcției de bază și numele Casei de sănătate unde este înscris;
  • fișa postului;
  • cazierul judiciar, în original;
  • CV-ul și scrisoarea de intenție prezentate la interviu;
  • recomandări de la locurile de muncă anterioare;
  • oferta de angajare;
  • fișa postului;
  • raportul de evaluare conform criteriilor stabilite;
  • copie după certificatul de naștere și de căsătorie, hotărârea de divorț (unde e cazul);
  • copie după certificatele de naștere ale persoanelor aflate în întreținere;
  • adeverință de vechime / stagiu de cotizare;
  • copie a permisului de conducerel;
  • contul IBAN-ul pentru plata salariilor;
  • acordul pentru procesarea datelor cu caracter personal;
  • declarația pe propria răspundere privind luarea la cunoștință a Regulamentului Intern al angajatorului;
  • procese verbale de primire a bunurilor companiei (telefon, laptop, mașină etc).
  • documente/avertizări cu privire la performanța neadecvată, nerespectarea regulamentului intern, sancțiuni disciplinare;
  • adeverințe acordate angajatului pe parcursul angajării în cadrul societății (pentru concediul medical, pentru medicul de familie, obținerea de credite etc.)
  • fișele de evaluare anuale.

 

Contractul individual de muncă

În cadrul documentelor, angajatorul trebuie să includă următoarele documente:

  • contractul individual de muncă;
  • acte adiționale la CIM (întocmite ulterior);
  • decizii de suspendare/încetare suspendare CIM;
  • cereri de concediu fără plată;
  • cerere intrare/ieșire în/din concediu de îngrijire copil;
  • cerere de demisie;
  • decizii de încetare a CIM.

Acte referitoare la studii:

  • diploma de la ultima instituție absolvită;
  • certificat de atestare a cunoașterii unei limbi străine de circulatie internațională;
  • alte certificate profesionale;
  • certificate privind cursurile de pregătire profesională organizate de angajator sau de alte entități.

Acte necesare la angajare:

  • copia după cartea de identitate/ pașaportul angajatului;
  • copii ale diplomelor de studiu;
  • copii ale certificatelor cursurilor de formare;
  • certificat medical de la medicul de familie în care să se specifice că angajatul este apt din punct de vedere medical. În baza acestuia va fi întocmită fișa medicală a angajatului de către un medic specializat în medicina muncii;
  • cazier judiciar (pentru anumite funcții, de exemplu pentru gestionari, acest certificat este obligatoriu prin lege și poate fi obținut de la orice secție de poliție);
  • CV-ul și scrisoarea de intenție prezentate la interviu;
  • extrasul bancar pentru contul în care se transferă salariul.
  •  

Dacă angajatul este cetățean străin, va trebui să mai depună la dosarul său și un aviz de muncă eliberat de Inspectoratul General pentru Imigrări și să aibă în posesie o copie a acestuia ori de câte ori desfășoară activitatea. De asemenea, trebuie să aibă atestatul de recunoaștere a diplomei de studii (eliberat de Centrul Național de Recunoaștere și Echivalare a Studiilor) și viză de lungă ședere, care ar trebui obținută în termen de 60 zile de la obținerea avizului de muncă.

 

FIȘA POSTULUI

La fel ca și în cazul dosarului de angajat, fișa postului este obligatorie potrivit Codului Muncii. Aceasta va cuprinde o enumerare a atribuțiilor pe care angajatul le are și pe care și le asumă la încheierea contractului individual de muncă.

Fișa postului este de fapt o anexă la contractul individual de muncă și în ea vor fi specificate lucruri precum condițiile de lucru, cerințele postului, sarcinile și responsabilitățile angajatului, raporturile ierarhice, criteriile de evaluare, metrici de performanță și modalitățile de recompensare. Fișa se întocmește în mod obligatoriu de angajator și se semnează de ambele părți. Actul are valoare juridică, așa încât poate fi folosit în instanță.

Dincolo însă de a fi un act oficial, fișa postului are beneficii atât pentru persoana pe care o angajezi, cât și pentru tine.

Pe deoparte, angajatul știe clar care sunt atribuțiile sale și condițiile de muncă și ce anume vrei să facă. Pe de altă parte, ție îți va fi mult mai ușor să evaluezi fiecare angajat așa încât să știi cine merită promovat și cine nu, vei știi în cine merită să investești prin diverse cursuri de formare și tot așa.

Fișa postului poate fi oricând modificată printr-un act modificator.

Reține că nu poți da o sancțiune disciplinară dacă angajatul nu reușește să îndeplinească sarcinile menționate în fișa postului, ci numai dacă încalcă regulamentul intern sau prevederile legale. Pe de altă parte, fișa postului poate fi folosită în instanță, în cazul în care salariatul nu respectă conținutul său.

 

Aspecte legale

Fișa postului este atașată în mod obligatoriu Contractului Individual de Muncă, sub formă de anexă, și trebuie semnată atât de angajator, cât și de angajat (altfel este considerată nulă). Aceasta trebuie să corespundă câtorva criterii esențiale:

  • să respecte prevederile Regulamentului General privind Protecția Datelor Personale (GDPR) – abaterile se sancționează cu amenzi de până la 10 milioane euro sau 2% din cifra de afaceri globală din anul precedent;
  • să fie corect completată, în conformitate cu Clasificarea Ocupațiilor din România (COR);
  • să fie completă, adică să conțină toate condițiile în care se desfășoară activitatea angajatului pe postul respectiv.

 

Ce obligații revin fiecăruia?

Angajatul trebuie să realizeze norma de muncă și să îndeplinească atribuțiile specificate în fișa postului. De asemenea, trebuie să fie fidel față de angajator și să respecte secretul de serviciu.

Angajatorul organizează modul de funcționare al jobului și atribuțiile fiecărui angajat.Poate chiar da anumite dispoziții cu caracter obligatoriu pentru salariat. Pe de altă parte, trebuie să informeze angajați asupra condițiilor de muncă și să asigure mijloacele necesare, să elibereze, la cerere, documente care să ateste calitatea de salariat și să respecte confidențialitatea datelor cu caracter personal.

 

Ce trebuie să conțină fișa postului

  • Denumirea oficială a postului (să corespundă denumirii din COR, specificând codul denumirii oficiale);
  • Locul pe care postul îl ocupă în organigramă (departament de lucru, cine e supervizor, cine e subaltern etc.);
  • Definirea cerințelor necesare ocupării postului;
  • Definirea responsabilităților și a sarcinilor specifice atribuite angajatului;
  • Programul de lucru (numărul de ore, zile de concediu etc.);
  • Indicatorii de performanță;
  • Puterea de decizie în companie (pentru cei cu funcții de manager)
  • Data întocmirii și avizării;
  • Semnăturile angajatului și ale angajatorului.

Fișa postului este redactată de Departamentul de Resurse Umane, în dublu exemplar, iar dacă apar modificări în profilul postului, se va încheia o nouă fișă. Orice modificare trebuie însă adusă la cunoștința angajatului și i se solicită din nou semnătură.

Pentru a-ți veni în ajutor, îți dăm acces la fișele de post de care vei avea nevoie pentru a opera localul tău. Le regăsești în Anexă.

 

MANUALELE DE LUCRU

Atunci când aduci în echipă un angajat nou este important să-i oferi cât mai multe informații posibil pentru ca el să-și facă treaba corespunzător. Și aici intervine rolul manualelor de lucru.

Ritmul alert de lucru într-un restaurant / bar / cafenea poate fi copleșitor pentru un angajat nou, mai ales atunci când primește mai multe informații și indicații deodată. Așa că este esențial să-i poți pune la dispoziție un manual de lucru pe care să-l citească înainte de a începe să lucreze efectiv în local. Poate ți se pare inutil, sau că necesită prea mult timp și atenție. Dar e suficient să le elaborezi o dată pentru a le putea apoi folosi în fiecare caz.

În plus, noi îți furnizăm o listă de manuale pentru fiecare poziție din restaurant, pe care o regăsești în Anexă.

 

Ce este și cum faci manualul de lucru

Pe scurt, este un document în care explici mai multe despre companie, despre misiune și valori, despre cum funcționează lucrurile și ce așteptări ai din partea angajaților. Este ca o primă introducere despre local pe care i-o faci noului angajat. Este o componentă foarte importantă de comunicare prin care te asiguri că activitatea zilnică va decurge bine.

Înainte de a face manualele, trebuie mai întâi să stabilești ce este important pentru tine, ca proprietar: Ce părere ai despre folosirea telefoanelor în timpul programului? Ești de acord cu schimburile de tură? Definește clar ce așteptări ai, așa încât să le poți comunica.

În plus…

  • Fii clar și concis. Poți pica ușor în capcana de a face un manual prea stufos, plin de termeni legali, note și observații. Dar așa riști să creezi confuzie, care dă naștere la tot felul de neînțelegeri. Folosește un limbaj simplu, propoziții scurte și un ton convențional. Scrie-l ca și cum ai sta de vorbă cu cineva.
  • Fii pozitiv. Deși e important să menționezi sancțiunile și repercusiunile care se pot aplica în situații neplăcute, e mai important să pui accentul pe părțile pozitive și să păstrezi acest ton pe parcursul comunicării. Pentru asta, folosește un limbaj convențional și renunță la formalități (spre exemplu, în loc de „Restaurantul nostru” folosește „noi”) și adoptă un stil prietenos (în loc să ai stilul unui profesor, mai bine „vorbește” ca unui prieten).
  • Oferă exemple. E cea mai simplă metodă pentru a ilustra diverse situații care ar putea crea ambiguități. Descrie scenariul apoi definește abordarea potrivită.
  • Cunoaște legea. Este important să cunoști aspectele legale, să știi ce ai dreptul sau nu să-i ceri unui angajat. Și cum nimeni nu le știe pe toate, poți cere părerea unui avocat.

 

Ce trebuie să includă manualul de lucru

Nu e suficient să faci o listă cu tot felul de reguli și procedure. În schimb, asigură-te că oferi cât mai multe informații, precum:

  • Misiunea și valorile companiei;
  • Rolul și responsabilitățile angajatului;
  • Sarcinile de lucru, descrise cât mai în detaliu;
  • Specifică politica de personal a companiei – oferă detalii legate de atitudine (vizavi de oaspeți și față de colegi), ținută, comportament, consum de alcool, folosirea telefonului în timpul programului și orice altceva ți se pare important;
  • Dă exemplu al unei zile /săptămâni de lucru și subliniază cerințele job-ului, politica de organizare a turelor, politica de acordare a zilelor libere, standarde de igienă și siguranță etc.;
  • Explică care este politica de salarizare și de acordare a bonusurilor, precum și informații despre pauzele din timpul programului, mese acordate personalului, beneficii etc.;
  • Oferă răspunsuri la unele dintre cele mai frecvente întrebări pe care angajații le-au avut de-a lungul timpului;
  • Definește acțiunile disciplinare. Chiar dacă „a greși e omenește”, dacă se întâmplă în mod repetat ar trebui să existe consecințe. Și angajatul trebuie să le cunoască încă de la început.

Nu uita că în Anexă îți punem la dispoziție toate manualele de care ai nevoie.

 

CUM INSTRUIEȘTI ȘI INTEGREZI ÎN ECHIPĂ NOII ANGAJAȚI

Procesul de instruire este esențial în industria restaurantelor, dar nu sunt mulți cei care ar putea spune că au găsit metoda ideală de a învăța angajații noi ce au de făcut. Cum e mai bine – să-i pui direct în mijlocul acțiunii, încă din prima lor zi de lucru, sau să-i înveți mai întâi anumite lucruri?

Una din cele mai mari rate de fluctuație a personalului se înregistrează în industria HoReCA. Iar angajarea unei persoane noi implică de fiecare dată timp și bani. Dar un proces bine pus la punct de training poate diminua această rată. De aceea e important să acorzi atenția cuvenită și acestui aspect.

Un angajat care nu a fost instruit bine va fi un angajat problemă. Încurcă comenzile, se mișcă prea încet sau nu respectă procedurile și, în general, nu se ridică la standardele setate. Cu toate acestea, asta nu înseamnă neapărat că nu este calificat să-și facă treaba, ci nu a fost instruit corect.

Iată top 3 strategii pe care să le îmbini și să le folosești în localul tău.

 

Strategii de training

#1: Educație

Nu trece cu vederea beneficiile imediate pe care un program de instruire formală le poate avea. Educația personalului este o formă de training esențială prin care angajatul află cum operează localul, detalii despre meniu, cum ar arăta clientul ideal, care sunt procedurile și cum te aștepți să fie comportamentul său.

Instrucțiunile scrie pot fi de mare ajutor în acest sens. Dar pentru asta trebuie să pornești de la un plan, să ai un sistem prestabilit și să știi exact care sunt acele detalii importante pe care noii angajați trebuie să le cunoască.

 

Iată ce ai putea include aici:

  • Date despre local: tipul de gastronomie, clientul ideal, numărul mediu de oaspeți, care sunt cele mai aglomerate ore și zile, cele mai vândute preparate din meniu, informații despre Executive Chef și despre proprietar.
  • Instrucțiuni: rolul și responsabilitățile angajaților, cum să folosească POS-ul, cum interacționează cu ceilalți membrii ai echipei, cum funcționează fluxul dintre Front of House și Back of House.

Foarte utile se pot dovedi tutorialele video. Sunt mult mai ușor de urmărit, captează atenția, sunt mai eficiente și consumă mai puțin timp.

 

#2: Demonstrație

Orice training eficient trebuie să includă și demonstrații (în special în această lume, a restaurantelor). Iar asta implică ca persoana care instruiește noul angajat să-i arate efectiv ce are de făcut și de învățat. Poți face demonstrații despre:

  • Așezarea mesei
  • Abordarea oaspeților
  • Servire
  • Plasarea comenzilor etc.

 

#3. Practică. Alege un membru al echipei experimentat pe care noul angajat să-l urmărească și de la care să învețe. Astfel are ocazia să vadă ce înseamnă efectiv treaba de zi cu zi, cum ar trebui să se comporte, și cum să-și ducă sarcinile la îndeplinire. E ca un frate mai mare de la care trebuie să învețe. În plus, este și o metodă bună de a ajuta noul venit să se integreze în echipă.

 

Etape în programul de integrare

Nu te poți aștepta, desigur, ca un angajat nou să învețe tot ce are de făcut încă din prima zi. De aceea, cel mai bine este să implementezi un program de integrare etapizat. Alocă mai multe zile procesului de training, alocând fiecărei zile un anumit tip training. Spre exemplu, primele patru ture ale unui ospătar nou vor consta în perioada de acomodare, timp în care va învăța cum se desfășoară activitatea în local, ce presupune activitatea pe aceasta poziție și va învăța meniul.

Spre exemplu:

 

Ziua 1

Directorul de restaurant îi explică angajatului modul în care se va desfășura programul de integrare, îi prezintă restaurantul, bucătăria, spațiile de lucru/depozitare, echipa de ospătari, bucătari, barmani, gestionar etc.

Supervizorul este cel responsabil de integrarea noului coleg în echipa. El se va ocupa de pregatirea teoretică și practică a acestuia. Îi va povesti mai multe despre companie, care sunt misiunile și valorile adoptate, dar și care este organigrama după care funcționează localul. Îi va vorbi despre atitudinea pe care trebuie să o aibă, despre spiritul de echipă, atenția la detalii. Totodată, îi va explica încă o dată care este programul de lucru, sarcinile postului și îi va prezenta manualul de lucru specific poziției. La final, îi va explica și agenda de lucru pe următoarele zile și cum se va desfășura activitatea sa.

După briefing, noul venit va fi repartizat pentru tot restul zilei unui angajat cu experiență, care va fi responsabil pentru integrarea acestuia. El îi va prezenta zona de lucru (de exemplu planul meselor și fluxul de lucru), îi va prezenta meniul și îi va explica anumite aspecte importante din manualul de lucru, importante pentru activitatea zilnică.

La finalul zilei, supervizorul ar trebui să poate o discuție și să obțină feedback de la noul angajat cu privire la activitățile din ziua respectivă.

 

Ziua 2

O nouă zi va începe tot de la discuții detaliate pornind de la manualul de lucru. Astfel, supervizorul îi va explica exact care este rolul său și importanța pe care acesta o are în restaurant, dar și cât de importantă este implicarea emoțională. Astfel se asigură că noul membru are șansa de a aprofunda informațiile pe care le-a primit în manualul de lucru.

Tot acum va începe trainingul practic sub supravegherea unui mentor, așa încât să experimenteze directe responsabilitățile pe care le are.

 

Ziua 3

Supervizorul va relua din nou discuțiile pe marginea manualului de lucru – care sunt responsabilitățile sale, cum trebuie să îndeplinească sarcinile trasate de către supervizor etc. Supervizorul va urmări în tot acest timp gradul de implicare al noului angajat, proactivitatea sa în învățarea de noi sarcini, suportul oferit colegilor, lucrul în echipă și atitudinea.

De asemenea, va continua procesul de training practic alături de mentor. Acesta va verifica informațiile și cunoștințele acumulate în primele două zile și va decide dacă este pregătit pentru a rămâne singur pe zona sa. Îl va urmări pe tot parcursul zilei, iar la final îi va oferi feedback cu privire la activitatea sa.

 

Ziua 4

La finalul celor trei zile de training, directorul de restaurant va verifica și va testa teoretic și practic noul angajat. Dacă acesta nu este pregătit dar există potențial, acesta vă mai continua câteva zile de training, urmând ca apoi să fie reevaluat.

Odată încheiată această primă etapă, nu uita că este important ca toți angajații tăi să beneficieze de traininguri periodice. Astfel ei își pot îmbunătăți abilitățile, pot corecta anumite aspecte din activitatea lor și, per total, deveni mai buni în meseria lor. De altfel, investind în pregătirea lor, ai să vezi că și rata de fluctuație a personalului va scădea.

Nu uita că poți folosi un calendar de training pentru a te organiza mai bine, pentru care te poți folosi de template-ul din Anexă.

Show