Leadership eficient

La fel ca în orice alt domeniu, liderul este cel care de care depinde în mare parte bunul mers al afacerii. El este „locomotiva” care pune lucrurile în mișcare, care trebuie să aibă o viziune de ansamblu și să știe cum să-i facă și pe ceilalți să urmărească același obiectiv.

Dan Cantaragiu, Managing Partner Scotwork, un om cu o bogată experiență managerială și background antreprenorial, trainer pasionat de leadership și expert în negociere, ne vorbește în acest capitol despre rolul unui lider și ce presupune un management bun, despre cum poți crește angajamentul echipei și motiva personalul, despre cum poți deveni un lider mai bun, dar și poți comunica mai bine cu angajații tăi.

CAPITOL SUSȚINUT DE

Leadership și management

Una dintre temele nemuritoare ale discuțiilor despre conducerea organizației este diferența (sau asemănarea!) între leadership și management. În ce măsură cel care răspunde de binele companiei trebuie sa joace fiecare dintre cele două roluri?

Specialiști de talie mondială și-au enunțat punctul de vedere de-a lungul anilor – iată câteva exemple, mai jos.

Peter Drucker, părintele managementului modern, spunea încă din 1946 că: „Managerul face cum trebuie; Liderul face ce trebuie”. Tot Drucker adaugă că: „Lider înseamnă cineva care are adepți”, insistând pe abilitatea de a-i inspira pe ceilalți. Pe de altă parte „Calitatea managementului rezidă în a transforma viziunea în realitate, delegând sarcini și atribuind roluri specifice membrilor echipei”. (Drucker, Peter F. (1974) Management. New York: Harper & Row, 1974)

Stephen Covey, autorul a celei mai bune cărți de dezvoltare personală scrisă probabil vreodată („Cele 7 deprinderi ale persoanelor eficace”, ed. ALLFA 2016) descrie foarte plastic legătura dintre cele două concepte: „Managementul reprezintă eficiența de a urca pe scara succesului, leadership-ul determină dacă scara se sprijină de zidul potrivit”.

Iată și o perspectivă mai detaliată asupra celor două seturi de roluri, enunțată de Paul J. Meyer, un specialist american recunoscut în domeniu:

Leadership înseamnă „arta atingerii obiectivelor organizației prin împuternicirea membrilor echipei să își dezvolte potențialul și să își atingă obiectivele personale”. Liderul are drept principale sarcini:

  • Stabilirea și diseminarea viziunii organizației;
  • Elaborarea strategiei și stabilirea obiectivelor;
  • Motivarea oamenilor să lucreze în sensul atingerii obiectivelor de grup și, ca rezultat, să își atingă obiectivele personale;

Management, pe de altă parte, înseamnă „știința oferirii de training, motivare și suport pentru realizarea sistematică și progresivă a obiectivelor companiei”. Managerul îndeplinește următoarele activități:

  • Planificarea atingerii obiectivelor prin gestionarea oamenilor și a altor resurse;
  • Obținerea resursele necesare atingerii obiectivelor;
  • Instruirea oamenilor pentru a putea atinge obiectivele;
  • Urmărirea progresului în atingerea obiectivelor;
  • Evaluarea rezultatelor și luarea de măsuri corective.

Cele două concepte reprezintă de fapt dualismul prezent în conducerea organizațiilor. Pentru a avea succes susținut pe termen lung, cei aflați la comandă ar trebui să îndeplinească la fel de bine ambele roluri. Dar care ar fi provocările cele mai des întâlnite, care îți vor solicita aceste competențe?

 

Principala provocare a unui lider – angajamentul echipei

Un studiu al Taleo Research din 2016 arată principalele trei provocări ale liderilor la nivel mondial în creșterea performanței organizațiilor pe care le conduc (procente din total respondenți):

  1. Nivelul scăzut de angajament al oamenilor 34%
  2. Pierderea oamenilor valoroși 26%
  3. Lipsa competențelor de leadership 18%

În plus, un alt raport, generat de Tower Perrin în 2018 pe un număr de 86.000 respondenți la nivel mondial, arată că maxim 14% dintre angajații din întreaga lume sunt complet dedicați muncii lor. Cu alte cuvinte, aproximativ 85% dintre oameni nu își folosesc tot potențialul. Iată o sursă enormă de productivitate neexploatată – există șansa de a crește performanța pentru 6 angajați din 7!

 

De ce este atât de important nivel de angajament?

De-a lungul timpului, diverse studii demonstrează legătura între acest nivel și creșterea productivității, rate de profit mai mari, satisfacția clienților sau reducerea fluctuației.

 

Productivitate

Specialiștii numărul unu la nivel mondial la capitolul angajament, Gallup, măsoară acest indicator de peste 20 de ani, pretutindeni pe glob. Una dintre cercetările lor demonstrează că organizațiile cu nivel sporit de angajament au o productivitate cu 17% mai mare (calculată în venit mediu per angajat) și generează profituri cu 21% mai mari.

 

Creșterea satisfacției clienților

Oamenii tăi pasionați de ceea ce fac sunt, de obicei, cei mai buni ambasadori pe care îi ai. De ce? Pentru că pasiunea este contagioasă iar clienții simt acest lucru. Tot Gallup arată o creștere cu 10% a indicatorilor de Customer Care la companiile cu angajament mărit.

 

Reducerea fluctuației de personal

Din alt punct de vedere, există o mare probabilitate ca mai mult de un sfert dintre angajați să își schimbe locul de muncă, arată Willis Tower Watson. Mai grav este că peste o treime dintre aceștia sunt oameni talentați, care depășesc așteptările managementului în performanța de zi cu zi. Altfel spus, aproape 10% din angajați, dintre cei esențiali pentru business-ul tău, și-ar putea părăsi job-ul mâine dimineață. În plus, nu le va fi deloc greu să găsească condiții de muncă cel puțin egale. Din această perspectivă, un studiu Glassdoor din 2016 arată că 53% dintre angajați sunt încrezători că își vor găsi un job la fel sau mai bun în maxim șase luni.

În industria HoReCa din România, unde există o criză serioasă de specialiști, probabil că toate aceste cifre sunt mai defavorabile angajatorului. De aceea, dacă nu vei da oamenilor motive serioase de a rămâne, vor pleca și vor găsi ușor alternative cel puțin la fel de bune.

 

Cum poți crește engagementul angajaților?

Din fericire, tot studiile în domeniu ne arată care sunt mecanismele de creșterea a acestui nivel de implicare a oamenilor. Ele pot fi grupate în două mari categorii: prima ține de bunăstarea angajaților, atât din punct de vedere material cât și, mai ales, din punct de vedere al echilibrului între muncă și viața personală, iar a doua categorie are strictă legătură cu competențele de leadership și management ale celor ce conduc echipele. Hai să le luăm pe rând!

 

Bunăstarea angajaților

Bineînțeles că oamenii se vor gândi, în primul rând, la veniturile personale. Dar acest venit nu este un factor motivant în sine – creșterea salariului o dată la trei luni nu va genera un nivel de angajament sau de productivitate mai mari din trei în trei luni! Deoarece venitul lunar este mai degrabă un factor de „igienă” (adică lipsa acestuia produce de-motivare). De aceea, la acest capitol, este important să te asiguri că oamenii câștigă un venit aflat în media industriei, dublat de un sistem de bonus care să le sporească venitul pe măsură ce performanța lor și/sau a organizației crește.

Totuși, la fel de importanți sunt și ceilalți factori, non-financiari – precum sănătatea, calitatea vieții sociale sau de familie, competența personală (adică educația într-un anumit domeniu) sau elementele spirituale. Cei mai mulți oameni cred că atunci când vor avea succes, vor fi fericiți.

În cartea sa „Avantajul fericirii” (Ed. Business Tech, 2014), Shawn Achor prezintă o perspectivă total diferită – cele mai noi studii în domeniu demonstrează că, de fapt, lucrurile stau exact invers și fericirea este cea care alimentează succesul. Pe măsură ce devenim mai pozitivi, creierul nostru devine mai creativ, mai motivat, mai productiv, mai sănătos.

Ce poți face din această perspectivă, tu ca manager al unei echipe? În primul rând, să te asiguri că îi cunoști cât mai bine, ca oameni, cu preocupările și cu experiențele lor de viață. Poți să le dai sfaturi sau recomandări despre cum să procedeze în diverse situații, să le recomanzi diverse posibilități sau să funcționezi ca „un frate mai mare” sau ca un mentor, pentru a-i ajuta să le fie mai bine în viață.

Subiectul motivării oamenilor este extrem de vast, dar pentru idei suplimentare îți recomandăm studiul a două teorii foarte cunoscute în domeniu – Piramida lui Maslow, respectiv Teoria factorilor duali a lui Hertzberg.

 

Competența liderilor

Multe studii arată că un factor decisiv în comportamentul angajaților este comportamentul managerilor din organizație. Acestea sunt persoanele care trebuie să ofere o motivare zilnică și o direcție clară angajaților, fiind singurii care pot corecta cultura organizațională.

Iată ce spun Kouzes și Posner în cartea lor „Adevărul despre leadership” (Ed. BMI, 2016): „Factori ca vârsta, sexul, etnia, funcția, poziția, industria și educația reprezintă în total mai puțin de 1% din motivul pentru care oamenii se consideră productivi, motivați, eficienți și dedicați locului lor de muncă. Comportamentul liderilor, pe de altă parte, reprezintă aproape 25%.”

Un studiu Lee Hecht Harrison arăta că două treimi din angajați spun că există o puternică lipsă a leadership-ului în companiile în care lucrează. 61% consideră că leadership-ul nu este bine pregătit pentru recuperarea economică necesară.

Iată de ce este important să devii, simultan, un lider și un manager mai bun. Dar cum o poți face? Pentru acesta, haideți să vedem cum percep oamenii aceste calități necesare unui bun conducător.

 

Rolurile în organizație – cum poți deveni un lider mai bun

„Am descoperit din studiile noastre că există patru domenii ale puterii de a conduce – execuția de zi cu zi, exemplul personal, motivarea și gândirea strategică – iar toate sunt decisive pentru un leadership eficient”, declară Tom Rath și Barry Conchie în cartea lor „Strenghts Based Leadership” (Gallup Press, 2009).

Iată cum putem grupa, în patru mari categorii, competențele necesare pentru a deveni un lider mai bun.

 

Execuția de zi cu zi

Mulți autori prezintă în diverse lucrări care este impactul eficienței managementului în performanța organizației. „Părintele” managementului modern, Peter Drucker, susține că „Nimic nu distinge liderii eficace mai bine decât modul în care prețuiesc timpul”.

Norton și Kaplan, creatorii sistemului celebru de măsurare a performanței numit „Balanced Scorecard”, calculează că, în medie, 50% din timpul angajaților este petrecut în mod neproductiv.

Cum poți îmbunătăți, din perspectiva de manager (de organizație, de echipă sau de schimb), această lipsă de productivitate? Iată un mecanism de organizare managerială care te-ar putea ajuta:

  • Definirea unei viziuni – oferă-le oamenilor un scop comun al organizației; se spune că viziunea este rezultatul dorit privit din elicopter!
  • Stabilirea obiectivelor SMART, scrise – existența unor obiective scrise crește cu 90% șansa atingerii acestora; cu toate acestea, doar 10% dintre oameni își scriu obiectivele! Atenție la structurarea SMART:
  • Specific = clar enunțat, înseamnă același lucru pentru oricine îl citește;
  • Măsurabil = are o scară de valori, un număr care să-ți arate atingerea obiectivului;
  • de Atins = poate fi realizat la modul general, există dovezi sau logică că se poate atinge;
  • Realist = poate fi realizat de către tine, ai cunoștințele și voința necesare atingerii obiectivului;
  • delimitat în Timp = ai definit clar de când, până când, cât timp, de câte ori etc.

 

  • Identificarea situației actuale – punctul de plecare, cifrele și elementele care definesc situația de astăzi, în mod obiectiv;
  • Planificarea obiectivelor – procesul de transformare a obiectivelor în plan, prin alegerea celor mai potriviți pași de acțiune pentru realizarea respectivului obiectiv;
  • Prioritizare și programare – stabilește care sunt prioritățile (din păcate apar tot felul de urgențe, chiar dacă nu sunt importante pe termen lung!); este foarte important să notezi toate aceste acțiuni în „agenda zilnică de lucru”, indiferent că acest lucru însemnă o agendă scrisă, o aplicație sau pur și simplu calendarul din Outlook! Acesta reprezintă pasul de programare în timp, adică la ce oră și cât timp mă ocup de această problemă;
  • Execuția – autodisciplina reprezintă procesul de realizare a sarcinilor planificate și programate în avans; un studiu din 2017 (Pulse of Professional Report) arată că numai 60% dintre inițiativele personale la locul de muncă sunt duse la bun sfârșit! Cheia succesului = DISCIPLINA!
  • Comunicarea cu echipă – un subiect amplu, pe care îl vom trata separat;
  • Delegarea sarcinilor – transferul către membrii echipei a unor sarcini pe care până atunci le realizai tu;
  • Dezvoltarea oamenilor – identificarea competențelor de care aceștia au nevoie pentru a duce la bun sfârșit sarcinile (inclusiv cele delegate!) și învățarea acestora;
  • Creșterea productivității – creșterea performanței echipei alocând sarcinile și resursele în moduri mai creative;
  • Îmbunătățirea continuă – mecanismul de învățare continuă prin care devii permanent un lider mai bun, indiferent că asta înseamnă training de produs, experiențe noi în domeniu sau pregătire de management.

 

Exemplul personal

„Leadership-ul personal este cel mai important element  al transformărilor instituționale”, susținea Lou Gerstner, fost CEO al IBM. Un alt om de afaceri vestit, Dee Hock, fondatorul Visa, spune: „Dacă vrei să conduci, investește cel puțin 50% din timpul tău în a te conduce pe tine însuți: propriul tău scop și comportament, propriile valori, principii și motivații”. Cu alte cuvinte, nu poți fi credibil în fața oamenilor dacă tu procedezi altfel decât îi îndemni pe ei. Știm că deseori în industria HoReCa, proprietarul joacă și rolul de manager, ceea ce poate duce la frustrare. Din păcate, în fața oamenilor, va fi necesar să porți pălăria de manager și să dai exemple personale, respectând „ce zice popa” conform unui vechi proverb popular! Te poate ajuta în acest demers un set clar de valori ale organizației, foarte bine explicate tuturor membrilor organizației, pe care toată lumea le va respecta – începând, bineînțeles, cu liderii echipei.

 

Motivarea angajaților

Am scris deja mai sus, când vorbeam despre bunăstarea angajaților, despre unele mecanisme motivaționale. Există riscul de a pune prea mare preț pe motivarea financiară. Bineînțeles că este important pentru oameni să aibă un venit corect, pe măsura muncii lor și, mai ales (că d-aia trăim în capitalism!) corelat cu piața. Nu te poți aștepta să ai cei mai buni oameni, cu un ridicat nivel de angajament, plătindu-i sub media industriei!

Totuși, foarte multe teorii, inclusiv cele menționate deja, ale lui Maslow si Hertberg, arată că motivarea financiară este valabilă doar la nivele inferioare, până când sunt satisfăcute nevoile de bază (siguranța traiului, asigurarea hranei și nevoilor fiziologice).

O teorie mai nouă, Teoria Auto-Determinării, elaborată de-a lungul anilor de Edward Deci și Richard Ryan și publicată în 2008, susține că există două mari tipuri de motivație – extrinsecă și intrinsecă – ambele având un impact major în cine suntem si cum ne comportăm.

 

Pe de o parte, sursele de motivare externe provin din recompense din exterior. Exemple: sisteme de promovare, premii, evaluări periodice, respectul și admirația celorlalți. Pe de altă parte, motivarea intrinsecă provine din interior: valorile personale, interesele și pasiunile proprii, etica și spiritul personal. Deși par diferite, cele două aspecte, de fapt, contribuie împreună la auto-determinare, țelul suprem al fiecărei persoane. Aceasta auto-determinare este caracterizată de trei nevoi umane de bază:

  • Autonomia – oamenii au nevoie de a fi liberi, de a ști că își pot determina singuri destinul și își pot controla propria viață și, cel mai important, pot decide asupra propriilor comportamente; iată de ce delegarea și împuternicirea oamenilor ar trebui să joace un rol important în orice organizație!
  • Competența – oamenii au nevoie să se simtă buni în ceea ce fac (sau își doresc să facă), să își dezvolte cunoștințele și abilitățile în munca lor de zi cu zi; de aceea, pregătirea sau trainingul de orice fel reprezintă un important element de motivare!
  • Conexiunea – oamenii au nevoie de un sentiment al apartenenței la un grup/echipă/familie, avem nevoie de cei din jurul nostru; construirea unui mediu familiar, eventual a unei viziuni comune asupra lucrurilor, reprezintă de asemenea un element puternic motivațional!

 

Gândirea strategică

Norton și Kaplan, menționați deja mai sus, spun că: „85% dintre echipele executive petrec lunar mai puțin de o oră discutând despre strategia companiei, 50% raportând că nu își petrec deloc timp cu astfel de discuții”. Studiile în domeniu spun că, deși peste 80% dintre firme au ceva ce poate fi considerat drept strategie, doar 12%  dintre companii își urmăresc cu succes strategia. Mai trist, în medie, un manager petrece doar 6 (șase!) minute pe zi pentru dezvoltarea sa profesională!

Toate aceste exemple ne arată de fapt că, deși liderul echipei este în mod natural responsabil pentru succesul organizației pe care o conduce, aceștia sunt prea puțin pregătiți, din perspectivă managerială, pentru a aduce succesul dorit. Iar oamenii pe care îi conduci observă în mod natural acest lucru! Practic, dezvoltarea personală a capacităților de a conduce ar trebui să aibă un rol la fel de central, în propriile preocupări, precum celelalte arii de mai sus.

 

Concluzia vine de la lucrarea amintită mai sus a lui Kouzes și Posner: „într-un studiu de 15 ani, pe sute de mii de respondenți la nivel mondial, despre cele mai admirate calități la un lider, doar patru dintre acestea au depășit 50% din preferințe. Cu alte cuvinte, marea majoritate a oamenilor sunt de acord cu patru competențe majore de leadership:

  • Onest = 88% (ceea ce provine din Exemplul personal);
  • Vizionar = 71% (ceea ce întărește nevoia de Gândire strategică);
  • Competent = 66% (arătând importanța Execuției de zi cu zi);
  • Inspirațional = 65% (ceea ce ne readuce la importanța Motivației).

 

Întreaga teorie este valoroasă și te poate ajuta în a avea succes pe termen lung și a genera plus-valoare reală în organizație, din rolul tău de manager. Totuși, folosind o analogie din domeniul auto, faptul că motorul (liderul echipei) este performant și funcționează foarte bine nu îți garantează că ansamblul (mașina, adică organizația) se deplasează conform planului. Asta deoarece nimic nu va funcționa în lipsa unui lanț de transmisie de calitate. Indiferent că vorbim de ambreiaj, cutie de viteze sau mecanisme planetare, transferul către membrii echipei este esențial și poate fi echivalat cu comunicarea într-o organizație

 

Comunicarea în echipă

Există mii de teorii legate de comunicare. Pornind de la modele academice și terminând cu sfaturi practice de zi cu zi, numeroși autori au scris despre cum poți comunica mai bine. De aceea, nu vom folosi exemple concrete ci îți vom prezenta o posibilă abordare a subiectului din perspectiva competențelor necesare pentru a comunica mai bine cu echipa ta. Astfel, deși multă lume consideră comunicarea ca fiind bazată pe ceea ce transmitem noi (mesajul transferat către ceilalți), de fapt cele mai importante competențe pentru o comunicare de calitate vin din cu totul alt domeniu.

 

Empatia

Probabil că este cea mai sub-apreciată abilitate a unui bun comunicator. Empatia reprezintă abilitatea de a-l înțelege pe celălalt punându-te în locul lui, cu experiențele, educația, preocupările și viața lui de zi cu zi. Dacă ai fi ospătarul respectiv, de vârsta lui și crescut în mediul în care el a crescut, oare nu ai lua aceleași decizii? Dacă ai fi un nou angajat în bucătărie, lipsit de experiență și fără încredere în propriile forțe, nu cumva ai reacționa în același fel ca ea sau el, într-o situație critică? Doar înțelegând răspunsul la astfel de întrebări vei fi capabil să îți înțelegi oamenii și, ulterior, să îi poți să ia decizii mai bune sau să capete mai multă încredere în propriul mod de gândire.

Există teorii care spun că empatia vine din naștere, e o calitate pe care o ai sau nu o ai. Există totuși mecanisme care te pot ajuta să îți dezvolți nivelul de empatie. Iată câteva dintre ele:

  • Documentează-te cu atenție despre oamenii cu care comunici. Află-le pasiunile, experiențele din trecut, preocupările extra-profesionale, provocările din viața personală. Social media te poate ajuta mult în această direcție dar nu neglija documentarea directă, observarea respectivei persoane sau discuțiile cu prieteni sau rude.
  • Fă-ți notițe în avans, încercând să îți organizezi ideile înainte de discuția respectivă. Fă-ți un plan și urmărește-l – organizarea ideilor în scris îți va aduce noi idei și alternative creative, întrucât scrisul cristalizează gândirea.
  • Folosește imagini, atât în organizarea ideilor cât și în transmiterea mesajului. Mesajele-imagini te ajută de asemenea să fii mai creativ – propune-le și celor cu care comunici aceeași abordare.
  • Variază modul de comunicare – folosește modul de comunicare familiar fiecărei persoane. Unii oameni se simt mai bine discutând față în față, alții preferă să comunice în scris (de exemplu, pe WhatsApp), alții preferă Facebook sau alte canale media. Adaptează-te și fii flexibil pentru a maximiza impactul.

 

Adresarea de întrebări

În mod firesc, pentru a completa lipsa de detalii despre ceilalți, existentă chiar dacă ești o persoană empatică, va trebui să afli aceste informații. Iar metoda cea mai potrivită este să pui întrebări. Dar și aceste întrebări sunt de mai multe feluri și au mai multe roluri. Pe de o parte, întrebările pot fi clasificate în deschise și închise.

Întrebările deschise se folosesc în special la începutul comunicării, pentru a-l încuraja pe celălalt să comunice liber pe un anume subiect. Acestea au rolul de a deschide frontul de conversație și de a obține astfel detalii necunoscute anterior. O întrebare deschisă nu poate primi răspunsuri de tipul „Da” sau „Nu”. Iată câteva exemple:

  • Ce părere ai despre…?
  • Cum crezi că am putea proceda în continuare și de ce…?
  • Ce ți-ar fi necesar pentru a obține rezultate mai bune…?

 

Întrebările închise sunt utile mai ales în faza finală a discuției, atunci când ai nevoie de o înțelegere comună a subiectului. E nevoie să agreați anumite mecanisme, date sau pași ulteriori, asigurându-te că aveți aceeași interpretare. De data aceasta îți dorești să ți se răspundă cu „Da” sau „Nu”:

  • Mâine la ora 14.00 e ok să ne revedem pe acest subiect?
  • E bine dacă lucrăm la plan zilnic, câte jumătate de oră?
  • Când crezi că vei ști toate detaliile din procedură?

 

Ascultarea activă

Bineînțeles că nu vei pune întrebări doar de dragul de a te auzi vorbind! De aceea, aflarea răspunsurilor dorite poate fi încurajată cu ajutorul unor tehnici de ascultare activă, care să încurajeze oamenii să se simtă în largul lor și să dea răspunsuri cât mai ample.

Doar 10% din comunicare reiese din cuvinte, 30% din sunete și tonalități și 60% din gesturi și limbajul corporal. Observă și evaluează toate aceste elemente și evită ascultarea pe bucăți, auzind doar ceea ce îți convine sau ce se încadrează în ideile tale preconcepute. Controlează-ți limbajul non-verbal și menține permanent contactul vizual – acest lucru dă încredere celuilalt că este ascultat și îți pasă cu adevărat de problema lui. Iată și câteva metode de eficientizare a ascultării:

  • Evită să îl întrerupi pe celălalt. Pentru aceasta, cea mai bună metodă este să îți iei notițe în timp ce celălalt vorbește. De asemenea, când pare să fi terminat mesajul, pune-i o întrebare de genul „Mai este ceva de adăugat?”
  • Încurajează-l să vorbească cu cuvinte sau expresii specifice. „Înțeleg. Și…?”, „Da?”, „Foarte interesant, te rog continuă”.
  • Folosește răspunsuri ce reflectează spusele celuilalt, fie repetând cuvintele cheie, fie rezumând spusele vorbitorului: „Ai spus că rămânem mereu fără materialele necesare. Care este soluția pe care o vezi?”

 

Mesaje scrise pentru impact maxim

Cu siguranță că, punând întrebări și încurajând ascultarea, ajungem în faza în care ne dorim să transmitem un anumit mesaj către ceilalți. Dacă acest mesaj este redactat în scris, iată câteva indicații utile pentru a produce un impact maxim:

  • Organizează-ți ideile în avans și fă un plan de a transmite ceea ce îți dorești să ajungă cu adevărat la destinație. Ține cont de persoana cu care comunici și folosește exprimările și cuvintele familiare acestuia.
  • Evită mesajele cu conținut negativ. Veștile proaste sau acțiunile disciplinare sunt mai bine de abordat față în față sau telefonic.
  • Nu aglomera mesajele. E de preferat să scrii două mesaje diferite pentru două teme diferite decât să înghesui mai multe teme în aceeași comunicare.
  • Verifică mesajul înainte de trimitere, pentru a evita greșelile gramaticale sau exprimările eronate.

 

Comunicarea verbală, personală sau în grup

Există trei arii de abordat în a eficientiza comunicarea verbală. Acestea sunt următoarele:

  1. Direcționarea

Chiar dacă oamenii vor să fie implicați în luarea de decizii, de multe ori au nevoie de indicații precise. Când acestea sunt făcute în mod corespunzător, îi ajută pe membrii echipei să se concentreze și să se simtă mai în siguranță. Oamenii înțeleg că este datoria ta să conduci echipa, de aceea aceștia acceptă mesajul tău. Totuși, poți crește eficiența mesajului atunci când îl transmiți la momentul potrivit, în mod politicos și cu considerație. Indicațiile și direcționările trebuie făcute pe un ton simplu și clar, evitând criticile și menționând clar rezultatul și termenul dorit.

 

  1. Comunicarea cu un grup, în public

Este unul dintre cele mai eficiente moduri de comunicare – pe de o parte, mai mulți oameni primesc simultan un mesaj direct, într-un timp mai scurt decât în orice altă formă de comunicare; pe de altă parte, astfel vei putea folosi toate competențele tale de lider – o atitudine energică, expresivă și pozitivă te vor ajuta să transferi mesaje eficiente. Chiar dacă folosești notițe scrise pentru a îți organiza mesajul, este bine să comunici liber cu echipa, folosind contactul vizual – astfel vei transmite și un sentiment de încredere în ideile tale.

 

  1. Rezolvarea conflictelor interpersonale

Conflictele sunt inevitabile în orice organizație, deoarece există moduri de gândire diferite dar și resurse limitate, care trebuie eficientizate în interesul general. Admiterea conflictului și transformarea acestuia într-o oportunitate de tip câștig-câștig îți vor da șansa să arăți echipei cele mai importante competențe de lider – hotărâre, încredere în oameni, privirea de ansamblu asupra binelui firmei, idei noi și constructive, abilitățile de comunicare. Rezultatele cele mai bune apar atunci când rezolvi conflictele în mod obiectiv și ținând cont de interesele pe termen lung.

 

În concluzie… la capitolul comunicare există patru elemente fundamentale: ascultarea, citirea, scrierea și vorbirea sunt esențiale pentru succesul tău ca lider. Perfecționează-ți toate aceste laturi ale comunicării și mândrește-te cu ele – sunt componente fundamentale ale succesului tău pe termen lung!

Show