Pentru a avea o afacere de succes, trebuie să te asiguri că în restaurantul tău există un proces de cumpărare foarte bine pus la punct. Astfel, este necesar să te asiguri că vei alege produsele și ingredientele necesare, în cantități adecvate, la cel mai bun preț și bineînțeles, la momentul potrivit.
În acest capitol vei afla tot ce trebuie să știi despre achiziționarea produselor – de la surse de aprovizionare și criterii de selecție a mărfii, la proceduri de cumpărare, precum și metode de a face economii în procesul de achiziții.
CAPITOL SUSȚINUT DE
Fiecare local, în funcție de mărime și de complexitatea meniului, are proceduri de cumpărare diferite atât pentru bucătărie, cât și pentru bar. Dar există o regulă pe care trebuie să o respecți întotdeauna: să te asiguri că vei cumpăra doar necesarul preconizat până la următoarea livrare.
În acest fel, te asiguri că alimentele și băuturile rămân proaspete și vor putea fi folosite pentru a crea preparate de excepție. Toate alimentele se deteriorează în timp, unele mai repede decât altele. Iar persoana pe care o vei desemna pentru a se ocupa de partea de achiziții trebuie să se asigure că sunt comandate numai acele cantități care vor fi utilizate imediat sau în viitorul apropiat.
Surse de aprovizionare
În funcție de locația afacerii tale, ai la dispoziție diferite surse de aprovizionare. Dacă ești într-un oraș mare, vei avea o varietate mai mare de furnizori decât în orașele mici și comunitățile izolate.
În primă fază este important să stabilești un contact cu furnizorii disponibili în zona ta, cum ar fi producători locali, distribuitori, importatori, mici comercianți și alții. În general, persoana responsabilă de achiziții va contacta cât mai mulți furnizori pentru a obține ingredientele necesare – pe deoparte pentru a se asigura că va achiziționa cele mai bune produse în raport calitate-preț, și pe de alta pentru a nu se regăsi în situația în care vreun ingredient va lipsi din stoc.
După ce ai stabilit partenerii cu care vei lucra, e important să dezvolți o relație cât mai strânsă cu aceștia, pentru a te asigura că întreg procesul de achiziție este fluent și decurge fără probleme. Din acest punct de vedere, trebuie să ai în vedere ce termene de plată vei agrea cu furnizorii, pentru a fi sigur că facturile emise de către aceștia vor fi plătite la timp.
La elaborarea necesarului de achiziții, persoana desemnată trebuie să ia în calcul faptul că există două mari categorii de materii prime/ingrediente în funcție de data expirării: perisabile și neperisabile.
Ingrediente perisabile. În rândul produselor perisabile se înscriu o mulțime de alimente – de la legume și fructe, pește și fructe de mare, până la carne proaspătă și produse lactate. Dacă vrei să te bazezi pe alimente care au o durată mai mare de valabilitate, o soluție este să optezi pentru alimente congelate (produse din carne, legume, pește). În acest fel, procesul de achiziție va fi simplificat, întrucât comenzile plasate vor fi mai rare, iar depozitarea materiei prime se poate face ușor în congelator. De regulă, perisabilele sunt cumpărate frecvent pentru a asigura prospețimea alimentelor.
Ingrediente neperisabile
Articolele neperisabile includ produse uscate, făină, condimente, băuturi. Pentru achiziția acestor tipuri de produse poți lua în calcul comenzi săptămânale sau chiar lunare. Trebuie să iei în considerare și dimensiunea spațiului de depozitare pe care o ai la dispoziție, dar, în același timp, să te asiguri că nu vei comanda prea multe produse greu vandabile. Nu este indicat să rămâi cu banii „blocați” în materie primă care se vinde foarte greu.
Doar pentru că anumite produse nu se strică repede, asta nu înseamnă că e nevoie să le cumperi în cantități mai mari decât ai nevoie. Mai ales că banii cheltuiți astfel ar putea fi foarte bine investiți în alte segmente ale afacerii.
Factori care influențează prețurile
Prețurile materiei prime fluctuează pe parcursul anului din cauza mai multor factori, precum sezonalitate, condiții meteo, costuri de transport, disponibilitate în zona în care îți desfășori activitatea.
Sezonalitate. Din punctul de vedere al sezonalității, atunci când oferta pentru anumite produse este ridicată și costurile tale de achiziție vor fi mai mici. Să luăm, spre exemplu, prețul legumelor. În perioada de vară-toamnă vei găsi legume și fructe de la producători locali, însă în perioada iernii multe dintre acestea, provenind din import, vor avea prețuri mai ridicate.
Condițiile meteo: condițiile nefavorabile de vreme au un impact major asupra costului alimentelor. Secetă, inundații, grindină sau îngheț – toate aceste fenomene au afectat tot mai multe zone agricole importante din lume, provocând o creștere accelerată și generalizată a prețurilor.
Costuri de transport: dacă prețul carburantului crește, automat crește și prețul produselor care trebuie transportate la piață. Majorarea prețului combustibililor se reflectă destul de rapid în prețul produselor pe care le achiziționezi. În astfel de situații, îți recomandăm să optezi pentru furnizorii care se află în vecinătate pentru a te asigura atât de rapiditate în livrarea materiei prime, cât și de costuri mai scăzute.
Costul materiei prime: anumite tipuri de alimente sunt comercializate ca materie primă – precum cerealele, carnea, peștele sau condimentele. Astfel, pe baza cererii și a ofertei, prețurile acestor bunuri fluctuează și ele – în măsura în care cei care tranzacționează aceste produse în cantități mari vând și cumpără produse. Cam ca la bursă.
Aspecte de care să ții cont când cumperi marfă
Înainte de a achiziționa produsele destinate vânzării sau ingredientele necesare pentru preparatele din meniul tău trebuie să iei în calcul câteva aspecte:
Când vei folosi produsul
În funcție de perisabilitatea produsului, trebuie să te gândești foarte bine ce cantități vei achiziționa. În special când vorbim de produse, trebuie să te iei în calcul că, din cauza termenului de valabilitate foarte scurt, produsele pot expira în caz că nu se vând, iar sumele respective vor constitui pierderi.
Pentru produsele neperisabile, chiar dacă termenul de valabilitate este mai mare, trebuie să te asiguri că nu îți vei constitui stocuri mult prea consistente, întrucât sumele alocate nu vor aduce profit.
Care furnizori oferă cel mai bun raport calitate/preț
Așa cum spuneam, pentru fiecare dintre materiile prime pe care le utilizezi trebuie să colaborezi cu cel care îți oferă cel mai bun raport preț/calitate. Acest lucru este posibil doar dacă ajungi să cunoști foarte bine piața, oferta tuturor furnizorilor din zona în care îți desfășori activitatea.
Timpul de livrare
Un alt aspect foarte important este cel legat de termenul de livrare, mai ales în cazul produselor cu termen de valabilitate scăzut, pentru care ești nevoit să faci comenzi frecvente. Pentru a te asigura de un timp de livrare optim, trebuie să optezi, pe cât posibil, pentru furnizorii sau producătorii locali, din apropierea restaurantului tău.
Toate produsele pe care le vei comanda trebuie și pot fi comandate în funcție de anumite specificații. Spre exemplu, carnea poate fi achiziționată în funcție de tăietură, grăsime, calitate, vârstă. Fructele prelucrate și legumele pot fi comandate după grad, dimensiune, țara de proveniență și chiar modul de ambalare.
Alegerea materiei prime în funcție de specificații trebuie să o faci împreună cu bucătarul șef întrucât, conform rețetarului pentru fiecare produs în parte din meniu, trebuie alese anumite ingrediente.
Același lucru este recomandat și pentru produsele din bar. Spre exemplu, în cazul în care optezi pentru cafea proaspăt măcinată va trebui să gândești foarte bine cantitățile pe care le comanzi.
În cele ce urmează o să îți prezentăm un model optim de efectuare a comenzilor, care poate suferi modificări în funcție de specificul localului tău, precum și de fluctuațiile în numărul de oaspeți. Anumite restaurante sunt bazate pe servirea clienților în special în cursul săptămânii pentru micul dejun și prânz, în schimb altele se bazează pe un număr mare de clienți în week-end-uri și seara.
Pentru bucătărie, decizia de achiziție trebuie făcută de către bucătarul șef. Acesta va trimite comanda către gestionar care deține lista de furnizori, contacte, termenele de livrare. Bucătarul șef va completa o fișă de comandă cu toate produsele care îi sunt necesare, iar gestionarul, în funcție de produsele existente pe stoc în acel moment, va plasa comenzile către furnizori.
Același lucru se întâmplă și în bar, unde persoana desemnată pentru elaborarea fișelor de comenzi, de regulă șeful de bar, va transmite necesarul către gestionar ori de câte ori este nevoie, preferabil în fiecare seară, după închiderea localului.
În Anexă vei regăsi câteva fișiere care să te ajute în fluidizarea proceselor de achiziții din localul tău.
În continuare vom trece prin flow-ul general de comenzi și responsabilități. Așa cum îți spuneam, zilele și orele de plasare a comenzilor trebuie actualizate în concordanță cu orarul de deschidere a restaurantului, precum și în funcție de termenele de livrare agreate cu furnizorii.
Comanda nr.1 (către furnizori bucătărie/bar)
Se transmite de către gestionar, recomandabil în zilele de Luni și Joi, până maxim la ora 15:00 pentru a te asigura că furnizorii pe care i-ai ales sunt în timpul programului de lucru. În funcție de specificul localului tău, precum și de disponibilitatea produselor din partea furnizorilor, poți alege/seta alte zile în care să plasezi comenzile.
Recepția produselor comandate se face de către gestionar calitativ și cantitativ, iar transportul acestora în magazia gestionarului se face împreună cu manipulantul. Acolo unde nu există manipulant, va fi făcut de către gestionar.
Comanda nr.2 (către gestionar)
Pentru efectuarea acestei comenzi îți punem la dispoziție, în Anexă, fișierul „Comandă internă bucătărie/bar – magazie” care se va folosi de către bucătar șef sau șeful de tură împreună cu responsabilul de bar pentru a comanda de la gestionar materii prime, materiale de curățenie și auxiliare.
Recomandăm completarea acestui formular la închiderea restaurantului, în fiecare seară.
Produsele comandate vor fi predate de către gestionar în dimineața următoare, cu cel puțin o oră înainte de deschiderea localului, împreună cu fișa de transfer.
Pentru zilele vineri, sâmbătă și duminică comanda va fi transmisă la sfârșitul zilei de joi, după închiderea locației.
Comanda nr.3 (către furnizori BAR)
Se transmite de către gestionar, recomandabil în zilele de luni și joi, până maxim la ora 15:00 pentru a te asigura că furnizorii cu care lucrezi sunt în timpul programului de lucru. În funcție de specificul localului tău, precum și de disponibilitatea produselor la furnizorilor, poți alege/seta alte zile în care să plasezi comenzile.
Recepția produselor comandate se face de către gestionar calitativ și cantitativ, iar transportul acestora în magazia barului se face împreună cu manipulantul. Acolo unde nu există manipulant, va fi făcut de către gestionar.
Comanda nr.4 (către șofer pentru produse care nu vin de la furnizori)
Această comandă se transmite către șofer, în fiecare dimineață, până maxim la ora 10:00 (sau la altă oră în funcție de programul localului).
Șoferul va preda produsele comandate către gestionar, acesta le va verifica calitativ și cantitativ, și le va depozita în magazie.
Comanda nr.5 (pentru materiale de curățenie și auxiliare)
Pentru această comandă îți punem la dispoziție, în Anexă, fișa „Necesar sală“, care trebuie completată de către supervizori împreună cu personalul care se ocupă de curățenie.
Acest formular se va completa zilnic la închiderea localului și va fi transmis către gestionar. Produsele vor fi predate în dimineața următoare, cu cel puțin o ora înainte de deschidere.
Pentru zilele vineri, sâmbătă și duminică comanda va fi transmisă la sfârșitul zilei de joi, după închiderea locației.
Dacă am stabilit care este fluxul de comandă, hai să vedem și care sunt angajații implicați în acest proces și ce responsabilități revine fiecăruia, așa încât lucrurile să fie cât mai bine organizate.
Bineînțeles că acest lucru nu înseamnă că trebuie neapărat să angajezi o persoană pentru fiecare funcție în parte. În funcție și de mărimea localului, dacă nu ai toate aceste posturi ocupate, sarcinile respective se vor împărți personalului existent.
Gestionar
Bucătarul șef
Șeful de bar
Personalul de curățenie
Șoferul
Putem fi cu toții de acord: procesul de achiziții poate da oricui bătăi de cap dacă nu e bine pus la punct. Probabil dai comenzi o dată sau de două ori pe săptămână, ori poate chiar de mai multe ori pe zi. Indiferent de frecvență, achizițiile reprezintă o mare parte din activitate. Și dacă lucrurile nu sunt bine organizate, se creează un talmeș-balmeș.
Când vine vorba de achiziții, trebuie să fii atent chiar și la cele mai mici detalii – altfel riști să cheltui bani în plus, mai mult decât ar fi necesar. Ori asta înseamnă pierderi în profit sau, mai rău, faliment.
De aceea, ar fi bine să ții cont de cinci aspecte care te pot ajuta să plasezi mai eficient comenzi. Și să rămâi și cu mai mulți bani în buzunar.
Managementul unui local e mai mult decât consumator de timp. Și trebuie să-ți împarți constant atenția în o mie și una de direcții. Așa că e de înțeles de ce ți-ar fi mai simplu ca în fiecare săptămână, când trebuie să plasezi comanda de carne de vită tocată, spre exemplu, pur și simplu să comanzi aceeași cantitate ca în săptămâna precedentă. Faci economie de timp și nu mai ai bătăi de cap… Ei bine, nu!
O astfel de abordare te costă mulți bani. Dacă, de fapt, ai nevoie de o cantitate mai mică decât săptămâna trecută? Atunci rămâi cu un surplus de marfă inutil, care se va altera. Deci ai dat banii degeaba.
Sau din contră… dacă urmează un eveniment important și vei avea mai mulți clienți decât de obicei? Dacă ai prea puțină marfă nu vei putea satisface cererile și onora toate comenzile. Iar asta înseamnă oaspeți nemulțumiți.
De aceea e important să fii atent. Urmărește trendurile de consum și vezi dacă un anumit produs se află constant pe o pantă descendentă sau numărul mai mic de comenzi dintr-o săptămână e doar întâmplător. La fel și invers – estimează numărul de clienți pe care urmează să-l ai și în funcție de factori externi (de exemplu sărbători naționale, zile speciale sau chiar evenimente sportive).
Când știi aproximativ cât de mare va fi cererea, vei ști și cantitatea de marfă care trebuie achiziționată și poți ajusta comenzile.
Atunci când comanzi sute de produse săptămânal, e dificil să urmărești exact cât te costă fiecare aliment în parte. Și, ca să fim sinceri, probabil oricum plătești mai mult decât ar trebui, pentru majoritatea produselor.
Poate prețul a crescut ușor, de la o săptămâna la alta, fără ca măcar să-ți dai seama. Sau poate achiziționezi produsele la un preț mai mare decât restaurantul de lângă tine. Ori, dacă ai mai multe locații, poate valoarea facturilor este diferită, deși cumperi aceleași ingrediente. Indiferent de situație, asta te costă bani.
Furnizori diferiți negociază diferit prețurile. Unii le stabilesc punctual, alții la volum. Așa că trebuie să fii foarte bine organizat. Așa e mai simplu să vezi exact cât ai plătit în trecut pentru aceleași produse și să vezi evoluția prețurilor. Ultimul lucru pe care ți-l dorești e ca acestea să crească fără să-ți dai seama. De ajutor e să investești într-o soluție de software care să-ți permită să monitorizezi mai ușor achizițiile.
Pentru a te asigura că ai profit, e musai să stabilești un buget săptămânal. De ce? Pentru că te va ghida în procesul de achiziții. Ai un target în care trebuie să te încadrezi, așa încât poți ajusta comenzile pentru a respecta bugetul alocat. Asta înseamnă să cumperi înțelept, nu nesăbuit. Și vei economisi bani. Pentru că, așa cum am mai spus, surplusul de marfă îți aduce pierderi în profit.
Atunci când plasezi comenzile în funcție de bugetul alocat, pur și simplu iei decizii inteligente. Și nu vei mai sfârși prin a achiziționa bucata aceea de carne premium pe care furnizorul încearcă să te convingă s-o iei, dacă asta înseamnă cheltuieli mai mari, decât dacă știi sigur că îți permiți.
Cum spuneam, nu ar trebui să ai încredere oarbă în furnizorii cu care lucrezi. Desigur, poate ai o relație excelentă cu ei. Dar la fel de bine se prea poate să profite de tine și uneori chiar neintenționat! Dar dacă nu ești atent, de ce ți-ar atrage ei atenția atunci când cheltui prea mult?
Nu merge niciodată la o întâlnire cu furnizorii fără să te pregătești înainte (deși probabil că așa faci de obicei). Fă-ți temele înainte! Pentru asta, pune-ți câteva întrebări:
Dacă cunoști datele despre achizițiile recente și ai tabele detaliate, vei putea purta o negociere mai eficientă cu furnizorii. Și vei culege roadele apoi.
Toate aspectele despre care am vorbit implică un efort și un consum mai mare de timp pe care majoritatea proprietarilor de localuri nu-l au. De aceea e bine să găsești metode pentru a-ți ușura treaba. Suntem în secolul 21! Tehnologia care poate fi folosită într-un local a avansat mult. Ba chiar, un software performant poate prelua mare parte din sarcinile anevoioase. Cu ajutorul unor astfel de soluții poți construi și monitoriza bugetul, în timp ce altele te ajută să compari prețurile ingredientelor. Iar cele mai bune fac totul! Așa că cercetează variantele existente, cântărește opțiunile și alege ce se potrivește cel mai bine pentru localul tău.
În concluzie… pașii pe care îi iei în procesul de achiziții au un impact foarte mare asupra profitului. Iar pentru a te asigura că plasezi comenzile cât mai eficient e important să monitorizezi stocurile, să stabilești un buget, să monitorizezi prețurile și să ai negocieri productive cu furnizorii tăi.
Copyright © 2021 Restograf
