Proceduri de lucru

Deschiderea zilei

La deschidere, casierul are obligația de a se asigura că are la dispoziție bani în numerar pentru a putea oferi rest clienților. Pentru înregistrarea acestor sume, acesta va emite o dispoziție de încasare către casierie, egală cu suma primită, sau va înregistra în softul de marcaj.

Pentru deschiderea zilei, casierul ar trebui să facă următoarele verificări:

• Deschiderea calculatorului;
• Aprinderea casei de marcat fiscale;
• Să se asigure că există role de hârtie pentru casa de marcat și POS-uri;
• Să se asigure că biroul este curat și igienizat.

Registrul de casă

Operaţiunile cu numerar trebuie să fie evidențiate în registrul de casă. Acest document este reglementat de Legea contabilităţii 82/1991 şi de Ordinul Ministrului Economiei şi Finanţelor nr.3512/2008, care aprobă normele specifice de întocmire şi utilizare a documentelor financiar-contabile.

Registrul de casă este un document de înregistrare operativă a încasărilor și plăților în numerar efectuate prin casieria unității, pe baza documentelor justificative, care ajută la stabilirea soldului de casă de la finalul fiecărei zile.

Registrul de casă se întocmește zilnic, în două exemplare, de către persoanele care au calitatea de casier, pe baza actelor justificative de încasări și plăți. Un exemplar este arhivat la casierie, iar al doilea exemplar la compartimentul financiar-contabil, pentru o perioadă de 10 ani.

Documente justificative

• Bonul fiscal reprezintă documentul justificativ pentru încasarea unei sume în numerar la casierie, precum și baza înregistrărilor în registrul zilnic de casă al societății.
• Dispoziţia de plată/încasare se utilizează pentru achitarea unor sume, respectiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, procurare de materiale etc., a diferenței de încasat de către titularul de avans, în cazul justificării unor sume mai mari decât avansul primit, încasarea unor sume ce nu reprezintă venituri din activitatea de exploatare sau a plăţilor în numerar fără document justificativ prin care se dispune plata (ştat salarii).
• Factura fiscală reprezintă documentul justificativ pentru achiziționarea unor produse în vederea înregistrării în contabilitate. Aceasta trebuie să fie însoțită de bonul de la casa de marcat cu excepția situației în care plata a fost efectuată prin ordin de plată bancar. Factura fiscală se emite doar la cererea expresă a clientului, nefiind obligatorie pentru fiecare încasare primită.
• Registrul de casă reprezintă condica ce se ține obligatoriu de către fiecare casierie și în care se înscriu zilnic, în ordine cronologică, încasările și plățile făcute de aceasta. În lipsa unui sistem informatic ce poate genera acest registru, poți opta pentru completarea unui tipizat care poate fi achiziționat de la orice furnizor de tipizate.

Cum se calculează soldul final al zilei

Registrul de casă se completează cu toate operațiunile efectuate în ziua la care se face referire. Acesta trebuie completat începând cu soldul de deschidere de zi al casei și, în funcție de încasările și plățile efectuate într-o zi, se calculează soldul final.

În registrul de casă se trec doar bonurile fiscale, întrucât acestea reprezintă dovada contabilă a stingerii creanțelor. Facturile emise nu se evidențiază în registrul de casă, pentru că acestea reprezintă crearea, instituirea unor creanțe, datorii care se sting în momentul plății şi se justifică cu un bon fiscal.

Paginile registrului de casă se îndosariază în ordine cronologică, iar în spatele fiecăreia se atașează documentele justificative.

Soldul casei reprezintă suma de bani încasată într-o zi, iar acesta, conform legislației, nu poate fi negativ. În eventualitatea în care sunt cheltuieli mai mari decât veniturile, există obligativitatea creditării firmei de către administrator/asociați.

Pentru redactarea registrului de casă, e indicat să folosești un program de contabilitate.

Prin întocmirea manuală a registrului de casă, în practică, se pot întâlni situații în care nu i se acordă atenția cuvenită, pe motivul că oricum se înregistrează în contabilitate electronică şi, dacă este cazul, se corectează. Însă se fac frecvent greșeli la totalizarea sumelor sau la stabilirea soldului, la sfârșitul zilei. Din acest motiv, recomandăm verificarea operațiunilor matematice de totalizare a sumelor şi stabilire a soldului de casă, la sfârșitul zilei.

Soluțiile software de contabilitate pentru redactarea registrului de casă pot corecta orice greșeală fără probleme. În acest fel vei avea control asupra a ceea ce se raportează prin intermediul registrului, asigurându-te că toate datele sunt corecte. Mai mult decât atât, aspectul documentelor va fi unul profesionist, care va impresiona în eventualitatea unui control.

Emiterea și încasarea notelor de plată

Așa cum spuneam, activitatea principală a casierului este de a încasa contravaloarea notelor de plată ale clienților. În funcție de softul de marcaj utilizat, la solicitarea clienților sau a ospătarului (după caz), casierul va emite o notă de plată proformă pentru ca aceștia să știe ce au de achitat.

În momentul în care se primesc banii în numerar sau se achită consumația prin card bancar, acesta are responsabilitatea de a fiscaliza sumele pe casa de marcat, conform metodei de plată folosite.

Așa cum am menționat deja, bonul fiscal reprezintă documentul emis de aparatul de marcat electronic fiscal la efectuarea unei tranzacții și include toate datele referitoare la tranzacția efectuată. Ai obligația de a elibera clienților bonuri fiscale pentru toate produsele achiziționate, iar la solicitarea acestora vei elibera și factură.

Bonul fiscal este reglementat prin H.G. 479/2003 și trebuie să conțină, în primul rând, un antet cu datele de identificare ale comerciantului (denumire comercială, denumire punct de lucru, adresă, cod unic de identificare fiscală).

Conținutul bonului fiscal, conform Normelor metodologice pentru aplicarea O.U.G. nr.28/1999 este următorul:

• data, ora și minutul în care a fost emis bonul fiscal;
• numărul de ordine al bonului fiscal, la nivelul zilei de lucru;
• numele sau codul operatorului care a emis bonul fiscal, dacă este cazul;
• denumirea fiecărui produs sau pachet de produse;
• prețul;
• cantitatea;
• valoarea pe fiecare operațiune, inclusiv a TVA-ului aferent, cu indicarea cotei aplicabile;
• valoarea totală a bonului;
• valoarea totală a TVA defalcată pe cote (există posibilitatea ca pe același bon fiscal emis să ai cote de TVA diferite – 19%, 9% sau 5%), precum și a celor care sunt scutite de taxă.

Din 1 ianuarie 2018, HG 804/2017 a intrat în vigoare, completând informațiile ce trebuie înscrise pe bonurile fiscale și care trebuie să includă și:

• CUI-ul beneficiarului;
• Unitatea de măsură;
• Modalitatea de plată (numerar, card bancar, bonuri de masă, etc.).

Atenție! Recomandăm să nu se efectueze fiscalizarea notei până la finalizarea plății întrucât există posibilitatea ca tranzacția cu cardul să afișeze erori, sau clientul se poate răzgândi cu privire la metoda de plată, lucru care va duce la discrepanțe în situația de închidere de zi.

Cadrul legal care reglementează bonurile fiscale este O.U.G. 28/1999, republicată, privind obligația operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale. Totodată, HG Nr. 804/2017 privind modificarea si completarea Normelor metodologice pentru aplicarea OUG nr. 28/1999, aprobate prin HG nr. 479/2003.

Amenzi pentru nerespectarea legislației

Potrivit reglementarilor OUG 28/1999 republicată, operatorii economici pot fi sancționați cu amenzi cuprinse între 8.000 și 10.000 lei pentru:

• neutilizarea aparatelor de marcat electronice fiscale, omologate și fiscalizate în prezența personalului Ministerului Finanțelor Publice;
• neemiterea de bonuri fiscale pentru toate produsele sau serviciile livrate;
• emiterea de bonuri fiscale care au o valoare mai mică decât suma încasată.

Dacă emiți bonuri fiscale cu informații greșite sau incomplete, potrivit legislației, poți fi sancționat cu amenzi de la 2.000 lei la 4.000 lei.

Registrul Național al Caselor de marcat

Registrul Național al Caselor de marcat este o bază de date creată pentru a monitoriza toate casele de marcat folosite de operatorii economici din România. Acesta include informații despre producătorii, importatorii și distribuitorii echipamentelor, precum și despre utilizatorii caselor de marcat cu jurnal electronic ce vor fi conectate direct la ANAF.

Trebuie să știi că ai obligația conectării aparatelor la sistemul ANAF. Astfel, odată cu oficializarea ordinului amintit, vei putea fi amendat pentru nerespectarea termenelor stabilite de autorități. În acest moment, termenul pentru conectarea aparaturii de emitere de bonuri fiscale la sistemul ANAF este 1 Ianuarie 2021. După această dată ești pasibil de o amendă de la 8.000 la 10.000 de lei.

Anularea bonurilor fiscale

Bonul fiscal emis se poate anula în următoarele cazuri:

• Suma sau produsul trecute pe bon au fost introduse greșit
• Suma trecută pe bon nu a ajuns să mai fie achitată de către client, din diverse motive (de exemplu, fonduri insuficiente).

Este posibil uneori să apară erori de înregistrare a metodei de plată alese de client. Spre exemplu, dacă a fost emis un bon fiscal de plată cu cardul, însă din diverse motive tranzacția nu a fost finalizată (fonduri insuficiente, probleme POS bancar), iar clientul a achitat ulterior cu numerar. În acest caz se va întocmi un proces verbal în care se va detalia această situație și va fi semnat de către casier, client, precum și de o persoană din partea conducerii.

Emiterea facturilor fiscale la cererea clientului

Conform legislației în vigoare, clienții au dreptul de a solicita facturi fiscale pentru sumele achitate. Acestea pot fi emise atât în aceeași dată, cât și ulterior. În cazul persoanelor înregistrate în scopuri de TVA, emiterea facturilor fiscale trebuie realizată până cel târziu la cea de-a 15-a zi a lunii următoare celei în care a fost emis bonul fiscal.

Facturile sunt acele documente și chiar acele mesaje tipărite sau electronice care, în sensul legii fiscale, îndeplinesc anumite condiții speciale. Facturile se emit, de principiu, pentru livrările de bunuri și prestările de servicii, iar ele stau la baza înregistrării în contabilitate a operațiunilor economice

Conform Codului fiscal, sunt considerate facturi documentele sau mesajele tipărite sau electronice care îndeplinesc anumite condiții. În plus, orice document sau mesaj care modifică și se referă la factura inițială are exact același regim juridic ca o factură.

În esență, facturarea se face în conformitate cu regulile din Codul fiscal, atunci când este vorba de livrări de bunuri și prestări de servicii pentru care locul livrării sau al prestării se consideră a fi România. Dacă locul se consideră a fi altul, atunci facturarea se face conform regulilor statelor membre ale Uniunii Europene în care are loc livrarea sau prestarea.

Plata facturilor către furnizori

O altă responsabilitate a casierului este legată de plata facturilor venite din partea furnizorilor, în eventualitatea în care aceștia solicită plata în numerar. În acest caz, casierul are obligația de a atașa la situația zilnică documentele ce atestă ieșirea banilor din casă (chitanță, bon fiscal).

Închiderea zilei

La închiderea de tură, casierul are următoarele atribuții:

• Scoate de pe casa de marcat raportul Z care evidențiază lista de tranzacții;
• Efectuează settlement pe POS-ul bancar pentru închiderea zilei;
• Verifică numerarul din casă comparând-ul cu sumele trecute în rapoartele de mai sus. Este obligatoriu ca suma totală a tranzacțiilor să reiasă în numerar și card. Presupunând că din cauza unei erori au fost înregistrate sume în numerar în loc de card (sau invers), există posibilitatea completării unei dispoziții de plată/încasare cu detalierea acestui fapt pentru a corecta casa.

În concluzie…

Pentru un bun demers al lucrurilor îți recomandăm:

• Suma de bani înscrisă în raportul casei de marcat ca fiind încasați în numerar trebuie să existe fizic și în casă, altfel, în cazul unui control vei fi tras la răspundere de către organele legii.
• Verificarea numerarului versus soldul de pe casa de marcat va fi făcută minim la fiecare trei ore pe parcursul unei zile.
• În eventualitatea fiscalizării notei de plată eronat, se va completa imediat declarația de fiscalizare eronată, care va fi semnată atât de casier cât și de o persoană din conducere sau din departamentul financiar-contabil.

În Anexă îți punem la dispoziție o serie de fișe care îți vor fi utile în desfășurarea activității.