Echipa de lucru și atribuțiile personalului

Atunci când ne referim la activitatea din casierie, cel mai important aspect de care trebuie să ții cont este reprezentat de partea financiară a funcționării – cele mai numeroase tranzacții în activitatea de zi cu zi a unui local fiind reprezentate de încasarea notelor de plată ale oaspeților. În funcție de mărimea localului, precum și de complexitatea operațiunilor financiare care țin de casierie, angajații de la casierie pot îndeplini diverse roluri și avea responsabilități diferite.

Având în vedere numărul mare de tranzacții, un casier bun trebuie să aibă anumite abilități așa încât să îndeplinească sarcinile trecute în fișa postului. Operarea și manevrarea banilor atrage o responsabilitate foarte mare, întrucât orice eroare poate costa destul de mult atât persoana care a făcut greșeala, cât și localul. Prin urmare, echipa de lucru care se va ocupa de aceste operațiuni trebuie să aibă experiența și abilitățile necesare pentru a face față cerințelor.

Reglementările privind casieria sunt specificate în Legea nr. 70/2015 pentru întărirea disciplinei financiare privind operațiunile de încasări și plăți în numerar și pentru modificarea și completarea Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 193/2002 privind introducerea sistemelor moderne de plată.

Ca și cod COR (clasificarea ocupațiilor din România), postul de casier se încadrează la numărul 523003.

Grupa majoră 5 – Lucrători în domeniul serviciilor

Subgrupa majoră 52 – Lucrători în domeniul vânzărilor

Grupa minoră 523 – Casieri și vânzători de bilete

Grupa de bază 5230 – Casieri și vânzători de bilete.

 

Criterii de selecție a personalului

Casierii utilizează casele de marcat, calculatoare, tablete sau alte echipamente pentru a înregistra și accepta plata pentru achiziționarea de bunuri în localuri. Și chiar dacă activitatea presupune un grad mediu de complexitate, prin specificul muncii casierul acționează ca o „interfaţă” pentru oaspeții localului. Tocmai de aceea trebuie să aibă abilități excelente de comunicare şi relaționare, să dea dovadă de solicitudine, să fie proactiv, eficient și foarte atent în relația cu oaspeții.

Responsabilitățile casieriei includ încasarea plăților și emiterea notelor de plată, precum și urmărirea tuturor tranzacțiilor (fie că sunt făcute prin numerar și/sau carte de credit). Un casier bun ar trebui să aibă experiență anterioară într-o poziție de serviciu pentru clienți și să știe foarte bine care este modul de funcționare al caselor de marcat. Pentru că el trebuie să se asigure că toate tranzacțiile se desfășoară fără probleme, iar clienții sunt satisfăcuți de serviciul oferit.

Disciplina, corectitudinea și seriozitatea reprezintă calitățile de bază pe care un casier trebuie să le aibă. Deseori pot apărea diverse probleme atunci când oferi restul sau încasezi banii clientului. De aceea, o organizare bună este esențială pentru ca niciun detaliu să nu fie omis, iar toate documentele care țin de aspecte financiare să fie întocmite corect și complet.

Rapiditatea este o altă caracteristică pe care ar trebui să o cauți atunci când angajezi pe cineva pentru postul de casier. Eficiența și atenția distributivă sunt abilități importante, care te asigură că persoana respectivă își va face treaba mai bine și fără stres.  

Chiar dacă activitatea casierului ține de încasări și plăți, acesta va lucra în permanență atât cu colegii săi, cât și cu oaspeții. Și este inevitabil ca, din când în când, să apară și clienți nemulțumiți. În raport cu aceștia, e important să știe cum să gestioneze situația, cum să pună problema și să rezolve conflictul păstrând totodată în permanență o atitudine civilizată față de ei.

În funcție de mărimea localului, responsabilitățile casieriei pot fi preluate de către alți angajați, cum ar fi barmanii sau ospătarii. Important este  ca, indiferent de titulatura postului unui angajat, procedurile descrise în acest capitol să fie respectate.

 

Responsabilitățile echipei

În funcție de categoria localului, responsabilitățile casierului pot diferi de la un caz la altul. Noi îți prezentăm responsabilitățile fiecăruia, „ca la carte”. Dar rămâne la latitudinea ta să alegi și să desemnezi responsabilitățile fiecăruia în funcție de specificul localului, de nevoile pe care le ai, precum și de personalul pe care îl are la dispoziție.

Printre responsabilitățile generale ale echipei enumerăm:

  • Salutarea și întâmpinarea clienților în momentul în care sosesc în local.

Atunci când oaspeții intră în restaurantul, barul sau cafeneaua ta, aceștia trebuie salutați zâmbind, „Bună ziua/seara, bine ați venit!”. La fel, în momentul în care aceștia vor părăsi localul, casierul le va ura: „O zi/seară plăcută! Vă mulțumim și vă mai așteptăm, cu drag, pe la noi.”

De fiecare dată când oaspeții îi spun „Mulțumesc!” le va răspunde doar „Eu vă mulțumesc!”, în felul acesta arătându-le recunoștință pentru că au ales localul tău.

  • Gestionarea tranzacțiilor clienților, folosind casa de marcat

Conform legislației în vigoare, orice încasare trebuie să fie fiscalizată. Prin urmare, ori de câte ori o sumă este primită din partea oaspetelui, aceasta trebuie să fie înregistrată prin emiterea unui bon fiscal.

  • Colectarea plăților (fie cu numerar, fie prin card bancar)

Există mai multe modalități de plată pentru care clientul poate opta, numerar, cu card bancar sau chiar cu ordin de plată în anumite situații. Casierul trebuie să aibă grijă ca metoda de plată aleasă de client să fie înregistrată corect în sistem pentru a se asigura că la finalul zilei soldul registrului de casă este corect și reflectă realitatea.

  • Emiterea de facturi fiscale la solicitarea clientului

Anumiți oaspeți pot solicita emiterea unei facturi fiscale pentru preparatele pe care le-au consumat în local, așa încât să le poată înregistra în contabilitatea proprie. În acest sens, casierul trebuie să solicite datele necesare pentru emiterea facturii și să o înmâneze, capsând la aceasta dovada plății.

  • Adăugarea sconturilor aferente programului de fidelitate în care se încadrează clientul

În eventualitatea în care un anumit client beneficiază de un discount la valoarea consumației, casierul trebuie să ia acordul superiorului direct pentru aplicarea acestuia și să emită bonul fiscal conform scontului respectiv.

  • Verificarea periodică a soldului casei, la cel mult trei ore

Trebuie să se asigure că soldul casei de marcat este conform cu realitatea. Practic, suma de bani existentă în casă la un moment dat trebuie să fie aceeași cu cea fiscalizată prin emiterea de bonuri fiscale. Pentru ca la finalul zilei lucrurile să meargă mai ușor, recomandăm verificarea soldului cel mult o dată la trei ore.

  • Păstrarea zonei de casierie ordonată și curată

Spațiul de lucru trebuie să fie cât se poate de ordonat, mai ales pentru că se lucrează cu numerar și e important să te asiguri de corectitudinea banilor primiți, precum și de restul oferit, dacă este cazul.

Mai mult decât atât, în eventualitatea în care clientul plătește direct la casier, este neplăcut ca zona în care își desfășoară activitatea să fie dezordonată.

  • Raportarea discrepanțelor dintre încasările numerar/card către superiorul direct

În situațiile aglomerate, există posibilitatea să apară greșești în alocarea plăților. Poate un client a solicitat plata cu cardul bancar, iar tranzacția nu a putut fi finalizată. În aceste situații, este important să fie informat superiorul direct și, împreună cu acesta, casierul să completeze o declarație de fiscalizare eronată. În cazul unui control din partea A.N.A.F., astfel poți justifica discrepanțele apărute în registrul de casă. În caz contrar, poți fi pasibil de plata unei amenzi.

  • Plata facturilor către furnizorii care solicită achitarea cu numerar

Există furnizori care solicită plata în numerar a produselor pe care le achiziționezi. De aceea, având în vedere că numerarul societății se află la casier, va trebui să achite facturile respective și să se asigure că primește de la aceștia documentele justificative pentru înregistrarea plății efectuate.

Activitatea de încasare este reglementată conform Legii nr.344/2018, (https://static.anaf.ro/static/10/Anaf/legislatie/L_344_2018.pdf) privind modificarea și completarea Legii nr.70/2015 pentru întărirea disciplinei financiare privind operațiunile de plăți și încasări în numerar și pentru modificarea și completarea O.U.G nr.193/2002 privind introducerea sistemelor moderne de plată.

Acest act normativ restricționează operațiunile de plăți și încasări în numerar de persoanele juridice, fiind permise cu respectarea unor limite, după cum urmează:

  • încasări de la alte persoane juridice, în limita unui plafon zilnic de 5.000 lei de la un comerciant;
  • plăți către alte persoane juridice, în limita unui plafon zilnic de 5.000 lei de furnizor, cu condiția de a nu depăși plafonul de 10.000 de lei/zi;
  • încasări primite de la persoane fizice, reprezentând contravaloarea produselor comandate, în limita unui plafon zilnic de 10.000 de lei de la o persoană.
Show