Procedura de achiziții este esențială pentru bunul mers al activității, dar și pentru a avea o afacere profitabilă. Orice Chef competent ar trebui să știe cum să facă așa încât să cumpere ingredientele necesare, în cantitățile potrivite, la timpul potrivit și la cel mai bun preț.
În acest capitol vom discuta despre procedurile pe care trebuie să le pui la punct (de la specificații ale produselor, la proceduri de cumpărare și flux de lucru), ce trebuie să includă lista de produse necesare în bucătăria unui restaurant, dar și ce strategii ai la îndemână pentru a eficientiza costurile.
PROCEDURA DE ACHIZIȚII ÎNTR-UN RESTAURANT
Orice bucătărie profesională are propriile proceduri diferite de achiziții. Dar există o regulă universal valabilă: cumpără doar atât cât se preconizează că va fi necesar până la următoarea livrare.
Astfel te asiguri că alimentele rămân proaspete și vor putea fi folosite în bucătărie cât mai eficient, așa încât rulajul inventarului să fie optim.
Toate alimentele se deteriorează în timp, unele mai repede decât altele. Și este sarcina celui care se ocupă de achiziții și inventar să se asigure că se dă comandă doar de acele cantități care vor fi utilizate imediat sau în viitorul apropiat.
Furnizori locali
În funcție de locația afacerii tale, ai la dispoziție diferite surse de aprovizionare. Dacă ești într-un oraș mare, vei avea de unde alege dintre diverse surse și vei avea acces la o varietate mai mare de furnizori decât în orașele mai mici.
În primă fază este important să stabilești un contact cu furnizorii disponibili în zona ta, cum ar fi producători locali, distribuitori, importatori, mici comercianți și chiar și depozite en-gros. În majoritatea cazurilor, persoana responsabilă de achiziții va contacta mai mulți furnizori pentru a obține alimentele necesare.
Produsele alimentare se obțin din diverse surse. De exemplu, un producător local îți poate furniza carne și produse din carne, în timp ce un distribuitor regional îți furnizează făină, zahăr și cereale. După ce începi colaborarea cu un partener, ai grijă să păstrezi toate facturile și notele de comandă bine organizate, astfel încât să le ai mereu la îndemână.
Există două mari categorii de alimente: perisabile și neperisabile.
Alimente perisabile
În rândul produselor perisabile se înscriu o mulțime de alimente – de la legume și fructe, pește și fructe de mare, până la carne proaspătă și produse lactate. Alimentele congelate (produse din carne, legume, pește) au o durată de viață mai lungă, astfel încât pot fi comandate mai rar și depozitate la congelator. De regulă, perisabilele sunt cumpărate frecvent pentru a asigura prospețimea.
Alimente neperisabile
Articolele neperisabile includ produse uscate, făină, condimente. Acestea pot fi comandate săptămânal sau lunar. Doar pentru că anumite produse nu se strică repede, asta nu înseamnă că e nevoie să le cumperi în cantități mai mari decât ai nevoie. Mai ales că banii cheltuiți astfel ar putea fi foarte bine investiți în alte segmente ale afacerii.
În acest subcapitol vom prezenta toate etapele unei comenzi. Ce este important de reținut este că trebuie să evaluezi constant ce se vinde și ce nu, pentru a nu comanda produse care vor rămâne blocate pe rafturi și în inventar.
Factori care influențează prețurile
Prețurile produselor alimentare fluctuează pe parcursul anului, din cauza mai multor factori, precum sezonalitate, condiții meteo, costuri de transport sau costul materiei prime.
Sezonalitate: când alimentele sunt în sezon, există ofertă mai mare pe piață și atunci prețurile scad. În plus, produsele de sezon au o durată de viață la raft mai mare și sunt mai calitative în comparație cu cele extrasezoniere și care trebuie transportate pe distanțe mari.
Condițiile meteo: condițiile nefavorabile de vreme au un impact major asupra costului alimentelor. Secetă, inundații, grindină sau îngheț – toate aceste fenomene au afectat tot mai multe zone agricole importante din lume, provocând o creștere accelerată și generalizată a prețurilor.
Costuri de transport: dacă prețul carburantului crește, automat crește și prețul produselor care trebuie transportate la piață.
Costul materiei prime: anumite tipuri de alimente sunt comercializate ca materie primă – precum cerealele, carnea, peștele sau condimentele. Astfel, pe baza cererii și a ofertei, prețurile acestor bunuri fluctuează și ele – în măsura în care cei care tranzacționează aceste produse în cantități mari vând și cumpără produse. Cam ca la bursă.
Întrebări utile pe care să ți le pui înainte de a cumpăra produse:
- Când vom folosi produsul?
- Care dintre furnizori are cel mai bun preț și cea mai bună calitate? Cere oferte de preț de la cel puțin trei distribuitori, apoi cumpără de la cel care are cel mai bun raport calitate / preț.
- Cât timp durează livrarea? Unele produse îți pot fi livrate în câteva ore, altele în câteva zile. De aceea trebuie să îți planifici foarte bine meniul și să monitorizezi inventarul – sunt două dintre cele mai importante aspecte în procesul de achiziții.
Specificațiile produselor
Toate produsele pe care le vei comanda trebuie și pot fi comandate în funcție de anumite specificații. Spre exemplu:
- Carnea poate fi comandată în funcție de gradul de calitate, porționare (tăietură), greutate/grosime, conținutul de grăsime, vârsta animalului, proaspătă sau congelată și în funcție de tipul de ambalaj.
- Fructele de mare pot fi comandate după tip (de exemplu, pește / crustacee), specie, stare, calitate, loc de proveniență, proaspete sau congelate, cantitate, dimensiune și ambalaj.
- Carnea de pasăre poate fi comandată în funcție de tip, calitate, clasă (de exemplu, pui de carne), porționare (piept, aripi etc.), mărime, proaspătă sau congelată.
- Fructele și legumele. Cele procesate pot fi comandate în funcție de gradul de calitate, varietate, tipul și dimensiunea ambalajului, număr de produse la baz, mediu de ambalare, la conservă sau congelate. Fructele și legumele proaspete pot fi comandate în funcție de calitate, varietate, dimensiune, greutate per recipient, loc de proveniență și numărul de produs din pachet.
Proceduri de cumpărare
În majoritatea bucătăriilor, achizițiile și comenzile sunt făcute de bucătarul șef și de sous-chef. Și de obicei fiecare local are o listă agreată de furnizori, contacte, date și program de livrări, precum și fișe de comandă cu niveluri de stocuri, pentru a facilita achiziționarea.
Mai jos ai toate modelele de care ai nevoie pentru a avea o bucătărie perfect organizată la capitolul achiziții. Găsești fiecare formular în cadrul Anexei.
- Formularul de necesar bucătărie pentru magazie.
- Formular de comandă mâncare.
- Formular de comandă legume-fructe.
Flow general de comenzi și responsabilități:
Comanda nr.1 (către furnizori bucătărie/bar)
Se transmite de către gestionar, recomandabil în zilele de Luni și Joi, până maxim la ora 15:00 pentru a te asigura că furnizorii pe care i-ai ales sunt în timpul programului de lucru. În funcție de specificul localului tău, precum și de disponibilitatea produselor din partea furnizorilor, poți alege/seta alte zile în care să plasezi comenzile.
Recepția produselor comandate se face de către gestionar calitativ și cantitativ, iar transportul acestora în magazia gestionarului se face împreună cu manipulantul. Acolo unde nu există manipulant, va fi făcut de către gestionar.
Comanda nr.2 (către gestionar)
Pentru efectuarea acestei comenzi îți punem la dispoziție fișierul „COMANDĂ INTERNĂ BUCĂTĂRIE/BAR – MAGAZIE” se va folosi de către bucătar șef sau șeful de tură împreună cu responsabilul de bar pentru comanda de la gestionar pentru materii prime, materiale de curățenie și auxiliare.
Recomandăm completarea acestui formular la închiderea restaurantului în fiecare seară.
Produsele comandate vor fi predate de către gestionar în dimineața următoare cu cel puțin o oră înainte de deschiderea localului, împreună cu fișa de transfer.
Pentru zilele Vineri, Sâmbătă, Duminică comanda va fi transmisă la sfârșitul zilei de JOI, după închiderea locației.
Comanda nr.3 (către furnizori bar)
Se transmite de către gestionar, recomandabil în zilele de Luni și Joi, până maxim la ora 15:00 pentru a te asigura că furnizorii pe care i-ai ales sunt în timpul programului de lucru. În funcție de specificul localului tău, precum și de disponibilitatea produselor din partea furnizorilor, poți alege/seta alte zile în care să plasezi comenzile.
Recepția produselor comandate se face de către gestionar calitativ și cantitativ, iar transportul acestora în magazia barului se face împreună cu manipulantul. Acolo unde nu există manipulant, va fi făcut de către gestionar.
Comanda nr.4 (către șofer pentru produse care nu vin de la furnizori)
Această comandă se transmite către șofer, în fiecare dimineață, până maxim la ora 10:00 (sau la altă oră în funcție de programul localului).
Șoferul va preda produsele comandate către gestionar, acesta le va verifica calitativ și cantitativ, și le va depozita în magazie.
Comanda nr.5 (pentru materiale de curățenie și auxiliare)
Pentru această comandă îți punem la dispoziție fișierul „NECESAR SALĂ” care trebuie completat de către supervizori împreună cu personalul care se ocupă de curățenie.
Acest formular se va completa zilnic la închiderea localului și va fi transmis către gestionar. Produsele vor fi predate în dimineața următoare, cu cel puțin o ora înainte de deschidere.
Pentru zilele Vineri, Sâmbătă, Duminică comanda va fi transmisă la sfârșitul zilei de JOI, după închiderea locației.
CATEGORII DE PRODUSE ALIMENTARE PE CARE TREBUIE SĂ LE ACHIZIȚIONEZI
Dacă atunci când faci cumpărături acasă e destul de simplu să-ți faci o listă cu ce ai de luat, pentru ca apoi să cumperi totul dintr-un singur magazin, în bucătăria unui restaurant lucrurile sunt mult mai complicate. Va trebui probabil să lucrezi cu mai mulți furnizori, așa încât să acoperi fiecare segment din meniu. Și nu oricum… ci cu cele mai bune produse și ingrediente, eventual la cel mai bun preț de pe piața. Iată care sunt principalele categorii de produse care nu trebuie să-ți lipsească.
Spre deosebire de echipamente, alimentele trebuie achiziționate în mod regulat – lunar, săptămânal sau chiar zilnic. Iar la acest capitol nu există loc de negociere – mâncarea trebuie să fie excelentă. Dacă vrei ca localul tău să aibă succes, trebuie să te asiguri că preparatele și băutura servite oaspeților sunt de cea mai bună calitate. Ține cont că ei pot oricând să-și gătească singuri mâncare acasă, și încă la jumate din prețul pe care l-ar plăti în restaurant. Așa că dacă își cheltuie banii pentru care au muncit din greu în localul tău, atunci trebuie să merite! Sau nu-i vei mai vedea a doua oară.
Nu poți face compromisuri în privința calității preparatelor și să te aștepți ca oaspeții să revină. Tocmai de aceea, calitatea ingredientelor ar trebui să fie unul din principalii factori atunci când alcătuiești meniul. De asemenea, ideal e să găsești o metodă prin care inventarul să nu fie prea stufos și să folosești componente de bază similare pentru mai multe tipuri de preparate – așa reduci risipa și costurile.
Lista de produse care trebuie să existe în inventar așa încât bucătăria se funcționeze cum trebuie depinde, în primul rând, de conceptul localului. Dacă ai un steakhouse, spre exemplu, evident că vita va fi produsul vedetă și probabil nu vei băga în meniu tocănițe, spre exemplu. La fel, dacă ai un restaurant italian, probabil că nu vei face neapărat și sushi… Cât despre meniul unui restaurant fine dining, probabil că acolo sunt lucrurile cel mai clar definite – mai ales dacă meniul numără doar câteva preparate.
Pe de altă parte, mai ales în cazul restaurantelor clasice, meniurile sunt destul de stufoase, indiferent de specificul asumat. Și până la urmă e normal să te asiguri că există câte ceva pe gustul fiecăruia. Drept urmare și ingredientele folosite vor fi dintre cele mai variate.
Iată care ar fi principalele tipuri de produse din meniul unui restaurant:
- Carne și mezeluri
- Pește și fructe de mare
- Condimente, ierburi, mirodenii și uleiuri
- Făinoase și paste
- Fructe și legume
- Brânzeturi și lactate
- Ouă
- Cereale
- Zahăr și alte tipuri de îndulcitori
- Ciocolată, înghețată și alte tipuri de siropuri
- Cafea, ceai, băuturi alcoolice și răcoritoare
Carne
Carnea este probabil cel mai important aliment pe care-l utilizezi. De obicei, aproximativ o treime (dacă nu chiar jumătate) din buget este cheltuit pe carne pentru că este cel mai scump ingredient și cel mai folosit. Carnea roșie este mai scumpă (asta și pentru o vită face doar un vițel pe an, pe când puii de găină sau de porc sunt în număr mult mai mare). O altă diferență vine din timpul cât îi ia unui pui să ajungă la maturitate (18 luni în cazul vitei, comparativ cu doar 12 săptămâni în cazul puilor de găină). De asemenea contează și cantitatea de mâncare pe care animalele o consumă.
În alegerea furnizorului de carne va trebui să ții cont de preț, calitate, prospețime, respectarea reglementărilor și disponibilitate. Factori esențiali sunt și: tăietura (care este partea de animal folosită), conținutul de grăsime, frăgezime și stil (carcasă, animalul întreg sau porție gata tăiată). Sunt factori esențiali pentru a te asigura că le oferi clienților preparate de cea mai bună calitate și, mai important, nu le pui sănătatea în pericol.
Odată cu aplicarea sistemului de calitate SEUROP (S – carne superioară, E – carne excelentă, U – foarte bună, R – bună, O – suficient de bună, P – bună), crescătorii de animale primesc bani în funcție de calitatea produsului pe care îl furnizează.
După starea termică, carnea poate fi clasificat ca: zvântată (în rețeaua comercială se păstrează maxim 12 ore), refrigerată (în rețeaua comercială se păstrează maxim 72 de ore) sau congelată (în rețeaua comercială se păstrează maxim 10 zile la -12 grade). De asemenea, în funcție de tranșare, carnea poate fi încadrată ca „specialități”, calitate superioară, calitatea I, II și III.
Toți producătorii și distribuitorii de carne sunt obligați să respecte anumite norme sanitar-veterinare – asigură-te că au toate licențele și certificările necesare! Vită, porc, vițel, miel, pui, curcan, rață… indiferent de ce tip de carne vorbim, calitatea preparatului pe care-l servești depinde foarte mult în acest caz de reputația și brandul furnizorului. Folosind un brand premium precum vită Angus certificată, spre exemplu, oferi oaspeților garanția că utilizezi numai materie primă de cea mai bună calitate.
În timp ce unele restaurante lucrează cu ferme locale de la care cumpără carne de pui, vită, porc etc., altele preferă să lucreze cu mari distribuitori naționali. Astfel de companii au pusă la punct propria rețea de producători și furnizori (ferme și măcelării) de la care cumpără marfă și au și resursele financiare pentru a investi în tehnologia necesară care să asigure siguranța alimentară adecvată a produselor. Tocmai de aceea, pentru restaurante este mai sigur să aleagă această variantă. Asta nu înseamnă că nu sunt avantaje și în aprovizionarea cu carne direct de la fermieri sau furnizori mai mici – te poți împrieteni cu ei așa încât să obții cele mai proaspete produse, la o calitate bună, dar și sprijini afacerile locale în același timp. În plus, astfel de ferme pot practica deseori un tip de agricultură / creștere sustenabilă a animalelor – ceea ce e mai bine atât pentru animale, cât și pentru mediu.
Dar hai să vedem și care sunt cele mai folosite porțiuni de carne:
Carne de vită:
- Antricot (sau ribeye) – provine din regiunea intercostală, din mușchiul aflat de-o parte și de alta a coloanei vertebrale. Are o frăgezime și un gust aparte, fiind ideală pentru grătar. Dacă are și os, se numește Rib Steak.
- Mușchi de vită (tenderloin) – provine de sub vertebrele lombare, spre interiorul carcasei. Are o textura fină, este suculent și fraged. Datorită grăsimii intramusculare, gătit bine acest mușchi „se topește în gură”.
- Vrăbioară (striploin) – este un mușchi plat, de forma unei panglici. Nu are grăsime intramusculară pronunțată. Vrăbioara este prezentă alături de mușchiul de vită în celebrele tipuri de friptură cu os – T-Bone și Porterhouse.
- T-bone întreg (short loin) – pentru a obține tipurile de friptură T-Bone și Porterhouse se tranșează din carcasă o bucată de șiră de la ultima coasta (a 13-a) spre spatele carcasei, păstrând împreuna cu osul aferent atât mușchiul (Tenderloin) cât și vrăbioara (Striploin).
- T-Bone și Porterhouser – în general, termenul T-Bone se referă la o friptură porționată, cu os în forma literei T. De o parte și alta a osului secționat se afla două tipuri de mușchi – vrăbioara și mușchiul. T-Bone este denumirea pentru porția rezultată din tranșarea în secțiune a părții în care mușchiul este mai subțire și mai fraged (partea filet mignon), iar Porterhouse este denumirea porțiilor mai mari rezultate din partea în care mușchiul este mai gros.
- Tomahawk – este genul de friptură mare, uriașă, potrivită pentru ocazii speciale, dar nu tocmai ușor de preparat și cu un preț mai mare. De regulă, include osul costal dezosat (french rack) și mușchiul atașat.
- Ceafă de vită – o bucată masivă de carne fără os, provenind din partea anterioară a carcasei (ceafă și umăr).
Carne de porc:
- Mușchiuleț – carne fină, cu puțină grăsime, perfectă pentru grătar sau la tigaie.
- Cotlet (cu/fără os) – denumire aproape echivalentă – carne de culoare deschisă, fără grăsime. Cotletul fără os este un mușchi file, iar în varianta cu os are și grăsime pe partea cu coasta.
- Ceafă – carne cu inserții de grăsime, nu foarte fragedă.
- Pulpă – carne de bună calitate, cu puțină grăsime. Poate fi folosită pentru fripturi la cuptor, șnițele, tocături, la grătar, mâncăruri cu legume.
- Fleică – carne cu multă grăsime alternând în straturi cu carnea.
- Coastă – carne grasă, destul de tare.
- Piept – se poate folosi la mâncăruri, tocături, ciorbe, dar și la grătar, dacă e marinată înainte
- Spată – carne asemănătoare cu pulpa dar cu ceva mai multe țesuturi conjunctive.
- Ciolan – carne tare, cu multe tendoane.
- Picior – se folosește la piftii, tobă, caltaboși etc.
- Limbă – înăbușită, în diverse preparare.
- Coadă – ciorbe și mâncăruri cu legume.
Pește și fructe de mare
De cele mai multe ori, când vine vorba de această categorie de produse, probabil vei fi nevoit să lucrezi cu mai mulți furnizori, căci majoritatea oferă un anumit tip de produse.
Unii furnizori vând doar pește și fructe de mare proaspete, provenite din surse local sau ca parte a unei rețele internaționale; alți furnizori sunt specializați în preparatele congelate. Iar majoritatea vând produse de acvacultură (mai puțin de captură).
Brânzeturi și lactate
Produsele lactate sunt o altă categorie de produse fără de care bucătăria nu poate funcționa și include, pe lângă lapte și brânză, și iaurt, smântână, unt. E important să lucrezi cu un furnizor care să-ți poată oferi o gamă largă de produse lactate, care să se potrivească nevoilor tale. În primul rând, selectează un partener a cărui selecție de brânzeturi acoperă toate preparatele pe care le gătești și care îți poate furniza produse ambalate în cât mai multe variante (de gramaj, ambalaj, prezentare etc.). Dacă ai nevoie de brânzeturi de specialitate, ar trebui să-ți poată oferi atât produse importate, cât și produse locale.
Fructe și legume
Indiferent că ai un local cu meniu vegetarian sau un steakhouse în toată regula, este extrem de important ca în meniu să ai o cât mai mare varietate de fructe și legume. Pentru asta, restaurantele de obicei apelează la mai multe metode de aprovizionare.
Din start trebuie să facem clar o distincție între cele două mari categorii de produse: proaspete și congelate. Dacă vorbim de fructe și legume proaspete, un furnizor bun ar trebui să aibă parteneriate în primul rând cu producători locali, așa încât marfa să fie cât mai proaspătă, la prețuri competitive. În cazul localurilor mari, e mai ușor să se aprovizioneze de la furnizori mari, naționali (inclusiv de la magazine de tip cash&carry). Alte restaurante își pot procura marfa de la magazine mai mici, în timp ce altele (în special cele care promovează un meniu de genul farm-to-table sau bazat pe agricultură sustenabilă) pot lucra direct cu mici producători locali. Fructele și legumele proaspete ar trebui achiziționate zilnic sau o dată la două zile și folosite imediat. Sunt puține legume (ca de exemplu ceapă și cartofi) care pot fi cumpărate în cantitate mare și păstrate corespunzător.
Pe de altă parte, e important să poți achiziționa pe tot parcursul anului anumite fructe și legume, indiferent de sezonalitatea lor. Asta înseamnă că va trebui să folosești și produse congelate / conservate.
Ideal ar fi să găsești un furnizor care îți poate oferi ambele categorii de produse.
Ouă
Ouăle pot fi clasificate ca fiind fie din categoria A, fie din categoria B. Ouăle din categoria A trebuie să prezinte o serie de caracteristici stabilite prin norme de calitate (ca de exemplu, să aibă o coajă de formă normală care este curată și intactă, un gălbenuș fără un contur clar vizibil și care este ușor mobil la rotirea oului, albușul trebuie să fie clar și translucid etc.) Ouăle de categoria A nu trebuie să fie spălate sau curățate înainte sau după sortare și nu trebuie tratate pentru conservare sau răcite sub 5 °C. În funcție de greutate, ouăle din categoria A pot fi XL (mai mult de 72 g), L (63-72 g), M (53-62 g) sau S (mai puțin de 53 g).
Ouăle din categoria B sunt cele care nu respectă pragurile de calitate ale ouălor din categoria A sau sunt ouă de categoria A care au fost declasate.
Numai centrele de ambalare pot clasifica și împacheta ouăle și pot eticheta ambalajele, iar ouăle trebuie să fie clasificate, marcate și ambalate în 10 zile de la data ouării.
Ambalajele pentru transportul ouălor trebuie marcate cu numele și adresa producătorului, codul producătorului, numărul de ouă și/sau greutatea acestora, ziua sau perioada ouatului și data expedierii.
Pachetele care conțin ouă de categoria A trebuie să fie marcate cu metoda de cultivare utilizată și data durabilității minime – nu poate depăși 28 de zile după ziua ouatului.
Pe piață există patru categorii de ouă care, prin codurile afișate, arată cât de stresate sunt găinile, dacă au crescut în aer liber și dacă au primit hrană cu pesticide. Ouăle din categoria 0 sunt ouă ecologice, provenite de la găini crescute în aer liber și hrănite numai cu cereale ecologice. Ouăle din categoria 1 provin de la găini care cresc tot la sol, pot ieși în aer liber, dar mănâncă furaje normale, nu eco. Ouăle din categoria 2 sunt de la găini crescute la sol, dar în hală, iar cele din categoria 3 provin de la găini crescute în baterii.
Atunci când alegi ce tip de ouă să folosești, gândește-te în primul rând la ce le vei folosi. Pentru gătit și copt, poți folosi o variantă mai ieftină. Dar pentru omlete și alte preparate pentru mic dejun, folosește ouă de cea mai bună calitate. Ouăle trebuie păstrate la frigider, iar pentru a elimina riscul de salmonella, folosește metode de gătire și păstrare sigure.
Produse uscate
Această categorie de produse este extrem de vastă și poate include produse ambalate la conservă, la cutie, la pungă, la bax etc. din toate categoriile de produse – carne, legume, sosuri, deserturi, cereale, brânzeturi etc. De la nuci și alune la orez, făină sau condimente, majoritatea produselor uscate achiziționate într-un restaurant sunt cumpărate la bax de la furnizori.
Produse de patiserie
Dacă nu prepari această categorie de produse direct în restaurant, cea mai bună opțiune este să te aprovizionezi de la un producător local sau chiar să colaborezi cu o cofetărie/brutărie locală. Desigur, poți cumpăra pâine, prăjituri și alte produse de patiserie și de la furnizori mai mari, dar dacă vrei să ai niște preparate mai speciale, cea mai bună variantă este parteneriatul cu o altă afacere. Calitatea și prospețimea oferită de aceștia este net superioară. În schimb, produsele mai generale (precum chiflele pentru hamburgeri sau pâinea albă) sunt achiziționate, de obicei, de la furnizori mai mari.
CUM POȚI ECONOMISI BANI
Putem fi cu toții de acord: procesul de achiziții poate da oricui bătăi de cap dacă nu e bine pus la punct. Probabil dai comenzi o dată sau de două ori pe săptămână, ori poate chiar de mai multe ori pe zi. Indiferent de frecvență, achizițiile reprezintă o mare parte din activitate. Și dacă lucrurile nu sunt bine organizate, se creează un talmeș-balmeș.
Când vine vorba de achiziții, trebuie să fii atent chiar și la cele mai mici detalii – altfel riști să cheltui bani în plus, mai mult decât ar fi necesar. Ori asta înseamnă pierderi în profit sau, mai rău, faliment.
De aceea, ar fi bine să ții cont de cinci aspecte care te pot ajuta să plasezi mai eficient comenzi. Și să rămâi și cu mai mulți bani în buzunar.
- Nu comanda mai mult sau mai puțin decât trebuie
Managementul unui local e mai mult decât consumator de timp. Și trebuie să-ți împarți constant atenția în o mie și una de direcții. Așa că e de înțeles de ce ți-ar fi mai simplu ca în fiecare săptămână, când trebuie să plasezi comanda de carne de vită tocată, spre exemplu, pur și simplu să comanzi aceeași cantitate ca în săptămâna precedentă. Faci economie de timp și nu mai ai bătăi de cap… Ei bine, nu!
O astfel de abordare te costă mulți bani. Dacă, de fapt, ai nevoie de o cantitate mai mică decât săptămâna trecută? Atunci rămâi cu un surplus de marfă inutil, care se va altera. Deci ai dat banii degeaba.
Sau din contră… dacă urmează un eveniment important și vei avea mai mulți clienți decât de obicei? Dacă ai prea puțină marfă nu vei putea satisface cererile și onora toate comenzile. Iar asta înseamnă oaspeți nemulțumiți.
De aceea e important să fii atent. Urmărește trendurile de consum și vezi dacă un anumit produs se află constant pe o pantă descendentă sau numărul mai mic de comenzi dintr-o săptămână e doar întâmplător. La fel și invers – estimează numărul de clienți pe care urmează să-l ai și în funcție de factori externi (de exemplu sărbători naționale, zile speciale sau chiar evenimente sportive).
Când știi aproximativ cât de mare va fi cererea, vei ști și cantitatea de marfă care trebuie achiziționată și poți ajusta comenzile.
- Asigură-te că prețul este întotdeauna corect
Atunci când comanzi sute de produse săptămânal, e dificil să urmărești exact cât te costă fiecare aliment în parte. Și, ca să fim sinceri, probabil oricum plătești mai mult decât ar trebui, pentru majoritatea produselor.
Poate prețul a crescut ușor, de la o săptămâna la alta, fără ca măcar să-ți dai seama. Sau poate achiziționezi produsele la un preț mai mare decât restaurantul de lângă tine. Ori, dacă ai mai multe locații, poate valoarea facturilor este diferită, deși cumperi aceleași ingrediente. Indiferent de situație, asta te costă bani.
Furnizori diferiți negociază diferit prețurile. Unii le stabilesc punctual, alții la volum. Așa că trebuie să fii foarte bine organizat. Așa e mai simplu să vezi exact cât ai plătit în trecut pentru aceleași produse și să vezi evoluția prețurilor. Ultimul lucru pe care ți-l dorești e ca acestea să crească fără să-ți dai seama. De ajutor e să investești într-o soluție de software care să-ți permită să monitorizezi mai ușor achizițiile.
- Respectă bugetul
Pentru a te asigura că ai profit, e musai să stabilești un buget săptămânal. De ce? Pentru că te va ghida în procesul de achiziții. Ai un target în care trebuie să te încadrezi, așa încât poți ajusta comenzile pentru a respecta bugetul alocat. Asta înseamnă să cumperi înțelept, nu nesăbuit. Și vei economisi bani. Pentru că, așa cum am mai spus, surplusul de marfă îți aduce pierderi în profit.
Atunci când plasezi comenzile în funcție de bugetul alocat, pur și simplu iei decizii inteligente. Și nu vei mai sfârși prin a achiziționa bucata aceea de carne premium pe care furnizorul încearcă să te convingă s-o iei, dacă asta înseamnă cheltuieli mai mari, decât dacă știi sigur că îți permiți.
- Evaluează furnizorii
Cum spuneam, nu ar trebui să ai încredere oarbă în furnizorii cu care lucrezi. Desigur, poate ai o relație excelentă cu ei. Dar la fel de bine se prea poate să profite de tine și uneori chiar neintenționat! Dar dacă nu ești atent, de ce ți-ar atrage ei atenția atunci când cheltui prea mult?
Nu merge niciodată la o întâlnire cu furnizorii fără să te pregătești înainte (deși probabil că așa faci de obicei). Fă-ți temele înainte! Pentru asta, pune-ți câteva întrebări:
- Care este prețul mediu pe piață pentru ingredientele de care ai nevoie?
- Cât ai plătit ultima dată pentru ele?
- Cât îți permite bugetul să plătești acum?
Dacă cunoști datele despre achizițiile recente și ai tabele detaliate, vei putea purta o negociere mai eficientă cu furnizorii. Și vei culege roadele apoi.
- Folosește-te de tehnologia modernă
Toate aspectele despre care am vorbit implică un efort și un consum mai mare de timp pe care majoritatea proprietarilor de localuri nu-l au. De aceea e bine să găsești metode pentru a-ți ușura treaba. Suntem în secolul 21! Tehnologia care poate fi folosită într-un local a avansat mult. Ba chiar, un software performant poate prelua mare parte din sarcinile anevoioase. Cu ajutorul unor astfel de soluții poți construi și monitoriza bugetul, în timp ce altele te ajută să compari prețurile ingredientelor. Iar cele mai bune fac totul! Așa că cercetează variantele existente, cântărește opțiunile și alege ce se potrivește cel mai bine pentru localul tău.
În concluzie…
Pașii pe care îi iei în procesul de achiziții au un impact foarte mare asupra profitului. Iar pentru a te asigura că plasezi comenzile cât mai eficient e important să monitorizezi stocurile, să stabilești un buget, să monitorizezi prețurile și să ai negocieri productive cu furnizorii tăi.