Inventarul este probabil una dintre cele mai plictisitoare sarcini din industria ospitalității. Este un proces lung, dar deosebit de important pentru baruri deoarece profitul poate fi afectat atât de cantitatea de băuturile vărsate frecvent, cât și de băuturile oferite gratuit
În cel mai bun caz vei folosi un software de gestiune, care va face munca ceva mai ușoară pentru tine și pentru echipă. Cu toate acestea, e bine să ai noțiuni de bază despre cum se făcea inventarul înainte, pe hârtie. Iată cum poți face inventarul de băuturi pentru restaurantul, pub-ul sau barul tău.
CAPITOL SUSȚINUT DE
Elemente de bază ale inventarului
Un inventar corect te ajută cel puțin cu următoarele:
- Calculezi performanța financiară a barului
- Variațiile de stoc
- Stocuri minime în funcție de produs
- Produse în vogă și cum să stabilești prețuri
- Costurile de producție și modalități de a le scădea
Calculul stocului utilizat
Pentru a ști consumul într-o anumită perioadă de timp, trebuie să cunoști inventarul de început și inventarul de final. Mai jos ai formula pentru a calcula consumul:
Consum = Inventar inițial + Marfă achiziționată – Inventar final
Consum = 5 sticle + 2 sticle – 4 sticle
Consum = 3 sticle
Această informație te ajută pentru a aduna și alte date utile, care te vor ajuta în gestiunea barului. Pe baza acestei formule poți estima, de exemplu, stocul necesar pentru diferite perioade și regularitatea cu care va trebui să faci comenzi noi. Sau să calculezi costul per băutură servită (care este într-un fel echivalentul food cost-ului) – ce vei face este să împarți rezultatul formulei de mai sus la vânzările totale, astfel:
Costul per băutură servită (%) = Consum (lei) / Vânzări totale (lei)
Să zicem că ai vândut 3 sticle, fiecare sticlă costă 30 lei și ai avut vânzări totale de 345 lei.
Costul per băutură servită (%) = 90 lei / 345 lei
Costul per băutură servită = 26%
26% e un cost destul de mare. Obiectivul e să obții undeva la 20% (ba chiar mai puțin la lichior și spirtoase).
Încetul cu încetul vei înțelege rata de consum pentru fiecare produs pe care îl vinzi. Apoi, poți începe să tragi concluzii pe baza ratelor de utilizare. Și astfel vei economisi mulți bani
Cum faci inventarul
O modalitate de simplă de gestionare a inventarului este folosirea unei foi de calcul pentru inventar, ce ar trebui să cuprindă: stoc inițial, stoc nou, stoc final, tipuri de alcool, dimensiuni de sticlă.
Când notezi produsele în foaia de calcul, introdu-le în ordinea în care le ai aranjate în bar. În acest fel, de fiecare dată când faci inventarul, le vei putea număra pe poziție.
După ce ai configurat foaia de calcul, determină perioadele de inventar (zilnic, săptămânal, lunar, trimestrial). Asigură-te că ești consecvent și că nu ratezi perioadele de inventar prestabilite. Ar trebui să îl faci în aceeași zi, fie zilnic, săptămânal sau lunar.
Este de preferat ca inventarul să fie făcut în același mod de fiecare dată:
- din același loc
- în aceeași direcție (ex: din bar/salon spre depozit)
- pe măsură ce inventariezi, notează informațiile pe foaia de lucru
- utilizează zecimi pentru sticlele care nu sunt complet pline (ex: o sticlă pe jumătate plină va fi de 0,5).
Consum = Inventar inițial + Marfă achiziționată – Inventar final
Consum = 5 sticle + 2 sticle – 4 sticle
Consum = 3 sticle
Transformat în lei, dacă o sticlă de spirtoase te costă 30 de lei, consumul în lei este calculat în felul următor:
Consum (lei) = 3 sticle x 35 lei
Consum (lei) = 105 lei
Cu ajutorul acestei formule poți calcula modul de stabilire a prețurilor de bază, pentru a stabili marja de profit.
O sticlă, precum cea din exemplu, este consumată la 100 ml, deci poți servi de 10 ori prin ea. La un consum de 3 sticle, costul mediu pe băutură este următorul:
Cost mediu: 105 lei / 30 băuturi
Cost mediu = 3,5 lei
Poți folosi acest cost mediu de 3,5 lei pentru a determina ce prețuri vrei să practici și care să fie adaosul tău. Spre exemplu, dacă dorești să ai un adaos de 100% la acest produs, vei vinde produsul la 7 lei
Echipa
Echipa ta joacă un rol important atunci când vorbim despre cât de bine este făcut inventarul, pentru că de asta depinde raportul obținut între profit și pierderi. Învață personalul cu privire la regula zecimilor, modul de identificare a pierderilor și procesele de gestionare a inventarului la băuturi.
În primul rând, instruiește personalul ca la începutul și la finalul turei să vizualizeze fiecare sticlă ca fiind împărțită în 10 unități. Apoi, pune-i să estimeze câte zecimi din fiecare sticlă mai sunt și să le înregistreze. În cazul în care sticla este pe jumătate plină, vor înregistra 0,5. Dacă sticla este plină (de exemplu 9/10), vor înregistra 0,9.
Astfel vei avea un punct de referință de început și de sfârșit, pentru a calcula consumul.
În continuare, învață-i pe colegi să identifice pierderile. De obicei, aceasta înseamnă multă repetiție. Toți membrii echipei de bar trebuie să înregistreze spargerea, vărsarea și chiar și băuturile făcute incorect.
Urmând și repetând acești pași, personalul tău ar trebui să se deprindă ușor cu procesul de inventariere constantă. Cu cât echipa înțelege mai bine modul în care sarcinile lor zilnice afectează situația financiară a barului, cu atât vor observa mai repede unde pot fi aduse îmbunătățiri. Și astfel îți vor putea da sugestii despre cum trebuie procedat pentru un inventar mai bun în bar.
Ce înseamnă inventarierea fizică a stocurilor?
Inventarierea stocurilor reprezintă acțiunea prin care personalul alocat acestei acțiuni (acesta poate fi gestionarul, șeful de department, supervizorul etc.) va număra fizic toate produsele din departamentul în care lucrează. Numărarea produselor din stoc poate fi făcută ori de către o singură persoană pentru un local mic sau care are la vânzare puține produse, sau chiar de o întreagă echipă în cazul locațiilor mari.
Pentru a efectua numărătoarea noi îți punem la dispoziție în Anexă fișierele de inventar de mai jos, care trebuie completate de către cel/cei care numără produsele și care trebuie verificate de către supervizori și comparate cu datele înscrise în softul de gestiune pe care îl utilizezi.
- Inventar pahare bar
- Inventar lunar bar
- Inventar zilnic bar
Inventariere totală sau parțială
În funcție de produsele pe care le ai în stoc, recomandăm efectuarea inventarului parțial, altfel spus, inventarierea celor mai vandabile produse sau cu rulaj foarte mare. Inventarierea parțială îți permite alocarea mai puținor oameni, precum și un timp alocat mai scăzut pentru această acțiune. Anumite produse trebuie inventariate zilnic, însă alte categorii pot fi verificate și mai rar, chiar o dată pe lună.
Gândește-te că tu conduci o berărie unde, cu precădere, se vând câteva sortimente de bere precum și cafele. În acest caz, îți recomandăm efectuarea zilnică a numărării stocurilor de bere și cafea, iar pentru băuturile spirtoase, spre exemplu, o dată la săptămână sau chiar bilunar. Totodată, inventarierea paharelor, a ceștilor sau a veselei din bucătărie, poate fi făcută chiar și o dată pe lună.
Verificarea inventarului
După ce ai terminat de numărat inventarul, rămâne încă un lucru important de făcut pentru a asigura acuratețea acestuia. Așa cum spuneam la început, numărarea produselor existente fizic în stoc, denumite stocuri faptice, este doar primul pas pentru a te asigura de o gestiune corectă. În pasul următor trebuie comparate cifrele înregistrate de către personalul care a efectuat numărarea cu cele înregistrate în sistemul informatic de gestiune. De obicei, aceste valori sunt verificate ori de către gestionar, ori de către supervizori ori șefii de departament. Stocul existent în sistemul de gestiune se numește stoc scriptic.
O gestiune corectă este cea în care stocul scriptic este egal cu stocul faptic. Diferențele dintre acestea trebuie reglate, iar în acest sens, îți vom prezenta care sunt situațiile care ar putea să apară și ce trebuie să faci pentru a le rezolva.
Când stocul scriptic este diferit de cel faptic înseamnă că:
- au fost vândute produse care nu au fost marcate în softul de marcaj și, prin urmare, nu au fost încasate, caz care trebuie investigat, și, după caz trebuie ca personalul din tura respectivă să suporte costurile;
- au fost însușite acele produse de către unii dintre angajați, caz în care trebuie să investighezi cine ar fi putut face acel lucru;
- au fost marcate în sistem produse, au fost încasate, însă produsele nu au mai ajuns la client;
- au fost inversate produse în sensul că a fost trecut pe nota de plată unul și a fost oferit altul clientului. Acest lucru se întâmplă destul de des când produsele vândute sunt similare sau au același preț. Dacă produsele au același preț, stocurile se pot corecta de către gestionar. Dacă, în schimb, există diferențe ale prețului de vânzare, atunci suma aferentă trebuie recuperată.
Evidențierea tuturor acestor discrepanțe de mai sus, precum și corectarea stocurilor revine în sarcina gestionarului.
Un prim pas în acest sens, ar trebui să se procedeze la renumărarea stocului pentru produsele respective, pentru a verifica dacă nu cumva s-a produs o greșeală în momentul în care acestea au fost numărate.
Dacă nu, atunci trebuie întocmit un raport de Diferențe la inventar.
Gestionarea diferențelor apărute la inventar
Există posibilitatea ca în urma inventarierilor efectuate să observi că aceeași greșeală se repetă sub un anume tipar. Poți corecta aceste situații prin modificarea articolelor de marcat pentru produsele similare și cu același preț de vânzare. Spre exemplu, dacă localul tău comercializează bere de diverse sortimente, iar tu ai patru tipuri de bere de un anume brand la același tarif, poți crea un singur produs denumit generic, iar stocul va fi numărat per total.
Sistemul de gestiune și marcaj folosite ar trebui să îți permită o înregistrare corectă și completă a tuturor ingredientelor pe care le folosești pentru producerea lui. Să luăm, spre exemplu o cafea: vinderea acesteia va trebui să scadă din stoc atât gramajul de cafea utilizat, pliculețul de zahăr oferit, spatula pentru amestec, laptele, precum și naproanele, după caz.
În practică mai există și situații în care anumite produse sunt greu de urmărit, caz în care scăderea faptică a stocului trebuie efectuată de către gestionar periodic. Anumite localuri nu folosesc zahăr la plic, sau miere pentru ceaiul oferit, ci oferă un dispenser pe masa oaspetelui, neputând ști cât de mult sau dacă a folosit acel ingredient.
Oricare ar fi situația, analizarea rezultatelor inventarierii este singura modalitate de a descoperi problemele de stoc și de a găsi soluții pentru rezolvarea acestora.