Odată ce ai echipamentele la locul lor și ești aproape gata de deschiderea barului, poți începe să lucrezi cu furnizorii pentru a obține inventarul de pornire. Pentru a gestiona o afacere de succes, trebuie să te bazezi pe proces de achiziții foarte bine pus la punct. Pentru asta este necesar ca un managerul de bar să aibă experiență în gestionarea stocurilor, dar și în cumpărarea ingredientelor necesare, în cantități adecvate, la cel mai bun preț și bineînțeles, la momentul potrivit.
CAPITOL SUSȚINUT DE
Fiecare bar are proceduri de cumpărare diferite. Dar există o regulă care trebuie respectată întotdeauna: cumpără doar atât cât se preconizează că va fi necesar până la următoarea livrare.
În funcție de locația afacerii tale, ai la dispoziție diferite surse de aprovizionare. Dacă ești într-un oraș mare, vei avea de unde alege dintre diverse surse și vei avea acces la o varietate mai mare de furnizori decât în orașele mai mici.
În primă fază este important să stabilești un contact cu furnizorii disponibili în zona ta, cum ar fi producători locali, distribuitori, importatori, mici comercianți și chiar și depozite en-gros. În majoritatea cazurilor, persoana responsabilă de achiziții va contacta mai mulți furnizori pentru a obține produsele necesare.
Există două mari categorii de alimente:
- Perisabile. În această categorie intră fructele și alimente din bar, în cazul în care vei servi și astfel de produse clienților tăi. De regulă, perisabilele sunt cumpărate frecvent, așa încât totul să fie cât mai proaspăt.
- Neperisabile. În această categorie intră majoritatea tipurilor de băuturi pe care le vei comercializa. Pentru această categorie în special, trebuie să urmărești cu atenție inventarul. Nu vrei să cumperi prea mult, sau îți vei irosi banii. Dar nici nu trebuie să cumperi prea puțin, deoarece atunci este posibil ca oaspeții tăi să nu primească ceea ce comandă.
Achizițiile și inventarul într-un bar se aseamănă cu mersul pe cărbuni încinși. Gestiunea incorectă a inventarului poate duce la pierderi importante, chiar dacă celelalte operațiuni se desfășoară așa cum ar trebui.
Tipuri de produse achiziționate în bar
Dacă e să ne referim la băuturi, le-am putea clasifica în trei mari categorii:
- Băuturi răcoritoare. Pe lângă faptul că vei folosi băuturile răcoritoare pentru a servi clienții, trebuie să te asiguri că ai toate tipurile de băuturi răcoritoare pe care să le folosești la prepararea cocktailurilor. De exemplu: clienții vor comanda o Cola și o poți servi simplă, în pahar cu gheață și lămâie (la cerere) sau vor comanda un cocktail Cuba Libre (rom și Coca-Cola) care se servește într-un pahar highball și conține Coca-Cola, rom, uneori și suc proaspăt de lămâie, toate turnate peste gheață. Pentru acest cocktail, în mod tradițional băutura răcoritoare care este folosită este Coca-Cola. Aceeași situație o vei întâlni și la Gin Tonic, unde vei folosi Schweppes, băutură răcoritoare carbogazoasă pe care de multe ori clienții o comandă și separat.
- Cafea. În acest caz, cel mai bine este să lucrezi cu un distribuitor mare, recunoscut pe piață. Dacă alegi în schimb să oferi în meniu cafea de specialitate, ai oricând posibilitatea de a opta pentru furnizori specializați care își procură marfa direct de la crescătorii de cafea, așa încât calitatea să fie de excepție. Gama de produse include, de obicei, cafea boabe, cafea măcinată, cafea capsule, dar și echipamentele necesare (pe care le poți folosi în comodat) – de la espressoare, la râșnițe, căni etc. În plus, astfel de distribuitori îți oferă acces și la tot felul de accesorii – de la pliculețe de zahăr branduite, la cești sau chiar pahare de unică folosință, pentru comenzile take-away.
- Băuturi alcoolice. Dacă vorbim de bere, ai mai multe variante. În primul rând, să mergi direct la unul din cei mai mari producători și distribuitori de pe piață, care produce bere la nivel industrial. Pe de altă parte, în funcție de tipul localului și specific, poți alege să lucrezi cu mici producători specializați în bere artizanală. Cea mai bună variantă însă pentru a-ți face clienții fericiți, este să combini ambele variante.
În ceea ce privește vinul la fel îl poți procura direct de la o cramă locală, sau să lucrezi cu un furnizor care îți poate oferi acces la mai multe etichete, din mai multe surse (locale și internaționale).
Cât despre băuturile spirtoase, cea mai uzuală metodă este de a lucra cu mari furnizori care îți pot oferi acces la o gamă largă de băuturi și branduri, așa încât să poți selecta produsele care se potrivesc cel mai bine cu oferta pe care o ai.
Mărcile de alcool pe care le vei comercializa în bar variază în funcție de ceea ce consumă clienții tăi în anumite perioade. Cu siguranță vei observa că diferite mărci de alcool sunt uneori „în trend” și atunci cererea crește. De aceea este foarte important să urmărești constant ce se vinde și ce nu. Unele băuturi sun comandate doar în anumite perioade ale anului, sau în funcție de vremea de afară.
În general, vei cumpăra băuturile la cutie (în general 12 sticle de 1 litru / cutie). De obicei, sticlele de această dimensiune sunt cele mai ușor de manipulat de un barman. În cazul în care folosești un sistem automat de distribuire, ia în considerare achiziționarea sticlelor de 1,75 litri. În acest fel economisești bani și timp.
Vei observa repede că vei repeta cel puțin săptămânal comenzile de bere, băuturi populare și vinul. Vinurile de specialitate pot fi achiziționate după caz o dată pe lună, dar se prea poate ca anumite etichete să nu necesite a fi cumpărate mai de două ori pe an. Nu uita că spirtoasele nu au dată de expirare, pe când vinul și berea da!
Odată ce ai inventarul de pornire, vei stabili stocul necesar pentru fiecare tip de băutură pe care o ai la vânzare. Acest stoc va fluctua în funcție de vânzări, atunci când vei ști din experiență și din statisticile softului de marcaj ce, cât și când se vinde. Și ce nu.
Proceduri de cumpărare și stocuri
Poate dura ceva timp până înveți de ce stocuri ai nevoie pentru fiecare categorie de produs. De exemplu, poți decide să utilizezi ca referința de stoc numărul de sticle consumate în cea mai aglomerată noapte a anului. Apoi, ar trebui să setezi o valoare parțială pentru fiecare băutură și să ai întotdeauna cel puțin o sticlă de rezervă pentru fiecare tip de băutură spirtoasă sau vin.
În momentul în care sistemul este bine pus la punct în bar, membrii echipei nu vor mai fi nevoiți să se deplaseze constant în depozit pentru reaprovizionare. În acest ghid ai și procedurile și fișele de deschidere/închidere, în care sunt specificate toate sarcinile pe care aceștia le au pentru a se asigura că barul este pregătit pentru clienți (le regăsești în Anexă).
În unele locații, managementul urmărește atent inventarul, iar echipa trebuie să completeze formulare de control al stocurilor. Când se reaprovizionează barul, barmanul pune toate sticlele goale pe tejghea, notează numărul total de sticle goale pe formular și îl transmite managerului. Managerul verifică sticlele de pe formular și le înlocuiește. Acest proces facilitează urmărirea inventarului și descoperirea sticlelor lipsă.
Înainte de a achiziționa produsele, pune-ți următoarele întrebări:
- Când vom folosi articolul?
- Care dintre furnizori are cel mai bun raport preț/calitate?
- Cât timp durează livrarea?
În majoritatea barurilor, achiziționarea și comanda sunt făcute de managerul de bar și de barman. Majoritatea barurilor au o listă de furnizori, contacte, date și programe de livrare și fișe de comandă cu niveluri de stocuri, pentru a facilita achiziționarea.
În Anexă poți regăsi toate modelele de care ai nevoie pentru a avea un bar perfect organizat la capitolul achiziții:
- Formular necesar bar pentru magazie;
- Formular de comandă;
- Formular de comandă legume-fructe.
Flow general de comenzi și responsabilități.
În continuare vom trece prin flow-ul general de comenzi și responsabilități.
Comanda nr.1 (către furnizori bar)
Se transmite de către gestionar, recomandabil în zilele de Luni și Joi, până maxim la ora 15:00 pentru a te asigura că furnizorii pe care i-ai ales sunt în timpul programului de lucru. În funcție de specificul localului tău, precum și de disponibilitatea produselor din partea furnizorilor, poți alege/seta alte zile în care să plasezi comenzile.
Recepția produselor comandate se face de către gestionar calitativ și cantitativ, iar transportul acestora în magazia gestionarului se face împreună cu manipulantul. Acolo unde nu există manipulant, va fi făcută de către gestionar.
Comanda nr.2 (către gestionar)
Pentru efectuarea acestei comenzi îți punem la dispoziție fișierul “COMANDĂ INTERNĂ BUCĂTĂRIE/BAR – MAGAZIE” se va folosi de către bucătar șef sau șeful de tură împreună cu responsabilul de bar pentru comanda de la gestionar pentru materii prime, materiale de curățenie și auxiliare.
Recomandăm completarea acestui formular la închiderea restaurantului în fiecare seară.
Produsele comandate vor fi predate de către gestionar în dimineața următoare cu cel puțin o oră înainte de deschiderea localului, împreună cu fișa de transfer.
Pentru zilele Vineri, Sâmbătă, Duminică comanda va fi transmisă la sfârșitul zilei de JOI, după închiderea locației.
Comanda nr.3 (către șofer pentru produse care nu vin de la furnizori)
Această comandă se transmite către șofer, în fiecare dimineață, până maxim la ora 10:00 (sau la altă oră în funcție de programul localului).
Șoferul va preda produsele comandate către gestionar, acesta le va verifica calitativ și cantitativ, și le va depozita în magazie.
Comanda nr.4 (pentru materiale de curățenie și auxiliare)
Pentru această comandă îți punem la dispoziție fișierul “NECESAR SALĂ” care trebuie completat de către supervizori împreună cu personalul care se ocupă de curățenie.
Acest formular se va completa zilnic la închiderea localului și va fi transmis către gestionar. Produsele vor fi predate în dimineața următoare, cu cel puțin o ora înainte de deschidere.
Pentru zilele Vineri, Sâmbătă, Duminică comanda va fi transmisă la sfârșitul zilei de JOI, după închiderea locației.
Cum se împart atribuțiile între angajați
GESTIONAR:
- Transmitere comenzi furnizori agreați
- Respectare stoc optim
- Înregistrare facturi și transferuri mărfuri în sistemul de gestiune
- Recepție marfă
- Verificare cantitativă și calitativă marfă recepționată
- Notifică Directorul de achiziții cu privire la diferențele de prețuri și probleme furnizori
- Marfa aflată în magaziile gestionarului – STOCUL
- Îndosariere copii facturi + NIR și arhivare pentru minim 2 luni.
- Transmitere facturi în original la departamentul contabilitate – financiar.
- Achiziționează marfă doar de la furnizorii agreați.
BAR MANAGER
- Transmitere comenzi furnizori agreați
- Respectarea stocului optim
- Verificare cantitativă și calitativă marfă recepționată
- Marfa aflată în magazia barului – STOCUL
- Verifică și semnează fișa de transfer marfă gestiune – magazie, gestiune – bar.
SUPERVIZOR/PERSONAL CURĂȚENIE
- Transmite zilnic către Gestionar “COMANDA NR. 4”
- Marfa aflată în sală – STOCUL
- Respectarea stocului optim
- Verifică și semnează fișa de transfer marfă gestiune – magazie, gestiune – bucătărie.
DIRECTOR DE ACHIZIȚII
- Transmite în restaurante către director de restaurant, gestionar și bar manager formularul de comandă prime/mărfuri/produse de curățenie/auxiliare care conțin:
- Numele furnizorului
- Produsul care se achiziționează
- Prețul de achiziție fără TVA
- Detalii despre modalitatea de livrare
- Detalii despre modalitatea de comandă
- Date de contact furnizor
MANIPULANT MARFĂ
Transportă marfa recepționată împreună cu gestionarul/bar manager în magaziile specifice.
ȘOFER
- Achiziționarea produselor de la furnizorii agreați în aceeași zi în care a primit “COMANDA NR. 3” de la gestionar.
- Predă gestionarului produsele achiziționate împreună cu documentele de achiziție: factură/aviz
- Marfa achiziționată
- Comunică (de la fața locului) gestionarului lipsa produselor la furnizorii agreați.
Nu achiziționează produse de la alți furnizori sau alte produse (față de cele agreate) fără acordul gestionarului.