Este o muncă grea și nimeni nu îți va spune altceva. Gestionarea unui P&L (Profit & Loss) pentru un local, un business care activează într-o industrie cu unele dintre cele mai mici marje de profit, este destul de complicată, dar de mare ajutor. Hai să vedem ce înseamnă, mai exact P&L, care sunt cele patru categorii principale pe care le include și cât de des ar trebui să analizezi acest raport.
Mulți își imaginează că restaurantele operează cu marje de profit fenomenale, că proprietarii se îmbogățesc rapid și că afacerile sunt înfloritoare. Iar atunci când află că marja de profit medie pentru un restaurant à la carte este de 5-10%, nu le vine a crede!
Hai să vorbim despre P&L. Ce reprezintă și „cu ce se mănâncă”? P&L (Profit & Loss statement) vine din engleză și este termenul folosit pentru a descrie un document care reunește veniturile, costurile și cheltuielile suportate într-o anumită perioadă de timp. Acest instrument te ajută să înțelegi profitul sau pierderea netă, rapid și simplu.
Cifrele care se regăsesc în P&L îți arată plusurile sau minusurile localului tău, ceea ce te ajută să iei decizii bazate pe date privind reducerea costurilor cu produsele alimentare sau modificarea prețurilor din meniu. Deoarece un P&L conține cifre despre costurile totale și vânzările totale, oferă informații utile asupra punctelor tari și punctelor slabe ale afacerii tale.
În principal, un P&L este un instrument de management pentru afacerea ta. Poate fi folosit pentru a-ți analiza operațiunile, bugetul și creșterea. P&L-ul se uită în trecut pentru cifre și te ajută să-ți optimizezi afacerea pentru viitor.
Când cunoști valoarea totală a vânzărilor, cheltuielile controlabile și cheltuielile de funcționare ale restaurantului tău, poți îmbunătăți profitabilitatea. Dacă profitul tău net este pe plus, te poți dezvolta pentru a deveni și mai profitabil. Dacă profitul tău net este pe minus, vei putea face modificări fie pentru a crește veniturile, fie pentru a reduce costurile de operare.
Mai jos îți vom prezenta principalele secțiuni ale unui P&L, precum și termenii specifici utilizați.
Aceste cifre sunt luate din datele de vânzare ale produselor din meniul restaurantelor. În cazul în care ai un sistem POS, compilarea datelor se poate face automat și poți extrage informațiile chiar și pe categorii din meniu, sau defalcat pe Bucătărie și Bar.
Dacă ești în căutare de modalități de a reduce costurile și de a crește profitul net, costurile primare sunt punctul tău de plecare. Acestea reprezintă suma formată din food cost și costurile cu salarizarea. Costul primar reprezintă aproape două treimi din cheltuielile unui restaurant și din acest motiv reprezintă partea de costuri la care poți lucra pentru a maximiza profitul.
În P&L costurile primare sunt prezentate în două secțiuni:
De menționat este că poate fi de ajutor să vezi costul forței de muncă ca și cheltuială separată între food cost și cheltuielile de funcționare. Astfel obții mai multe detalii și împarți veniturile și costurile în secțiuni mai mici și mai specifice.
De asemenea, fiecare afacere este diferită, astfel încât poți personaliza P&L-ul în funcție de nevoile tale, nu este necesar să iei unul generic și să-l folosești doar pe acela. Poți face P&L-ul pe cât de simplu sau complex îți dorești, atâta timp cât adaugi toate informațiile necesare.
Aceste cheltuieli sunt în general fixe și de multe ori rămân aceleași, independente de numărul de vânzări. În această categorie sunt incluse cheltuieli precum chiria, abonamentele la telefon și cablu TV, asigurări și taxe specifice etc..
Unele cheltuieli de funcționare pot fi ajustabile iar altele sunt complet fixe și nu pot fi ajustate.
Amortizarea se referă la scăderea valorii unui activ în timp. Amortizarea este inevitabilă, orice afacere trebuie să o contabilizeze pentru a calcula cu exactitate profitul sau pierderea netă.
Această secțiune calculează cifrele din primele trei secțiuni și îți oferă indicatori cheie despre performanța afacerii tale într-o anumită perioadă.
Venitul net este ceea ce rămâne după ce scazi food cost-ul și cheltuielile de funcționare din venituri / vânzări. Acesta este o cifră finală și poate fi pe plus sau minus, în funcție cum merge business-ul.
Scopul și impactul datelor din P&L depind de cât de des faci raportul. Ține cont că anumite programe software, cum ar fi cele de contabilitate, îți pot automatiza raportul P&L și astfel nici tu nici echipa ta nu veți mai petrece mult timp adăugând manual aceste informații.
Dacă îți propui să monitorizezi declarația de profit și pierdere doar o dată pe lună, de exemplu, aceasta va oferi o imagine de ansamblu asupra afacerii tale, ce va conține mai puține informații despre modul în care deciziile de zi cu zi afectează vânzările și cheltuielile din restaurant sau bar.
Ce trebuie reținut este că dacă rulezi un raport P&L la finalul unei luni, este posibil ca tu să fi cheltuit excesiv în primele două săptămâni din lună, ori cu achizițiile de ingrediente ori cu personalul, și va fi prea târziu să poți corecta ceva sau să recuperezi anumite cheltuieli.
Dacă îți propui să monitorizezi P&L zilnic te vei asigura că poți lua măsuri corective de îndată ce se produc modificări neplanificate. Astfel vei putea evita costurile și problemele ulterioare.
P&L-ul pentru restaurant îți arată costurile și veniturile afaceri tale – profit sau pierdere – într-o perioadă de timp specificată.
O declarație P&L pentru restaurant este o metodă de raportare financiară care te ajută să determini rentabilitatea restaurantului tău. Statisticile arată că 50% din restaurantele noi renunță la afacere până în anul 5, deoarece nu reușesc să obțină profit.
În Anexă găsești un exemplu de P&L pe care-l poți folosi și adapta pentru afacerea ta.
Copyright © 2021 Restograf
