Cum și de ce ar trebui să faci un forecast de vânzări

Un forecast de vânzări făcut ca la carte are potențialul de a influența major deciziile pe care le iei pentru localul tău. Previzionarea vânzărilor îți permite să determini cât de bine funcționează afacerea ta, când să comanzi inventarul de luna următoare, să deschizi o nouă locație sau când să recrutezi mai mulți angajați pentru performanțe optime. Pentru a te ajuta să înțelegi mai bine ce presupune prognoza vânzărilor din restaurant, îți spunem cum să faci estimări corecte și de ce este un proces atât de important.

Prognoza vânzărilor ajută proprietarii de afaceri să ia decizii de impact. Restaurantele care pot prezice corect vânzările își pot planifica operațiunile în jurul acestor proiecții. Știind cât de mult te aștepți să vinzi, poți gestiona mai bine inventarul și să te asiguri că ai suficient personal așa încât activitatea să decurgă perfect.

În practică, nu este dificil pentru restaurante să prognozeze cu precizie vânzările. Chiar și localurile noi pot prezice cât vor vinde într-o anumită perioadă. Iar acest lucru te ajută, așa cum spuneam, să controlezi inventarul și să previzionezi profiturile.

Prognoza vânzărilor din restaurant are potențialul de a influența fiecare decizie majoră pe care o iei cu privire la localul tău. Îți permite să determini când este cel mai bun moment pentru a deschide o nouă locație, ce inventar să comanzi pentru luna următoare și câți angajați ar trebui să ai în diferite perioade ale săptămânii.

Cum să faci un forecast (o prognoză) de vânzări pentru localul tău

Calculul valorilor performanței restaurantelor este o parte necesară pentru o afacere profitabilă. Formula de forecast (prognoză) a vânzărilor este destul de simplă, așa că poate fi realizată cu ușurință manual, sau poți utiliza sistemul POS al restaurantului tău pentru a crea prognoza de vânzări.

Calculează capacitatea zilnică a restaurantului

Să presupunem că restaurantul dispune de 20 mese de câte patru persoane.

În mod ideal, într-o seară aglomerată, toate cele 20 de mese sunt pline și pentru fiecare masă ai două rezervări pe seară. Deci poți prognostica în mod clar că bucătăria și ospătarii trebuie să prezinte 160 de feluri principale pentru oaspeți, pe seară (4 feluri principale per masă x 20 mese x 2 rezervări = 160).

Calculul ar urma astfel: un serviciu de cină într-o seară întreagă ar atrage 160 de clienți. Deja ai date despre bonul mediu pe persoană, din sistemul POS. Să presupunem că în medie acesta este de 85 de lei de persoană.

 

Formulă:

Prognoză de vânzări = numărul de mese x numărul de scaune la masă x valoarea medie a bonului de persoană x numărul de rezervări

Calcul:

Prognoza vânzărilor = 20 mese x 4 clienți per masă x 85 lei bon mediu de persoană x 2 rezervări pe seară

Prognoza vânzărilor = 20 x 4 x 85 x 2

Prognoza vânzărilor = 13.600 lei pe seară

Acum că ai făcut acest calcul, știi la ce să te aștepți într-o seară aglomerată.

Pentru a avea însă o imagine de ansamblu, trebuie să faci același calcul luând în considerare și activitatea dintr-o seară mai liniștită. Calculează prognoza de vânzări pentru serile în care restaurantul este pe jumătate plin sau pentru zilele în care activitatea din local nu este nici aglomerată, dar nici prea lentă. Poți utiliza această metodă pentru a prognoza vânzările restaurantului pentru orice perioadă de timp – de la o seară la o lună, la un trimestru sau la un an întreg.

Analizând valorile maxime și minime estimate, vei stabili un „benchmark” sau punct de referință (adică cât sunt încasările pe zi/săptămână/lună) reprezentativ pentru localul tău și astfel vei avea o imagine clară despre scenariile bune sau rele.

Deoarece acestea sunt doar previziuni, un mod bun de a-ți verifica estimările este ca la finalul serii să compari vânzările reale cu vânzările estimate. Uneori, estimarea inițială coincide cu situația reală, este corectă. Alteori însă, lucrurile ar putea merge mult mai bine decât te-ai așteptat și situația reală să fie net superioară celei estimate ori, din contră, să realizezi că este sub nivelul așteptărilor, chiar și cu mult sub forecast-ul estimat.

 

Folosește-te de POS pentru prognozele de vânzări

Dacă vrei să ai calcule cât mai precise, sistemul tău POS înglobează o mulțime de rapoarte care te pot ajuta (mai multe detalii despre sistemele POS și opțiunile lor regăsești în cadrul capitolului „Software și hardware necesare pentru operarea unui local”).

Astfel, folosind datele din POS, poți revizui rapoarte detaliate de vânzări din istoricul restaurantului. Și astfel, vei putea face o prognoză mult mai rapide și chiar mai precis. 

 

De ce ai nevoie de o prognoză de vânzări?

Așa cum spuneam mai sus, analizând datele despre restaurant poți lua decizii corecte și eficiente, bazate pe date concrete, și nu doar pe intuiție. Poți vedea și anticipa fluctuațiile de personal și de oaspeți și poți decide asupra unei eventuale extinderi a business-ului.

 

Forecastul pentru inventar

Cum decizi cât să comanzi din fiecare produs? Dacă e să te iei după agentul de vânzări, este posibil să rămâi cu bani blocați în marfă perisabilă sau neperisabilă. Dar pentru că folosești forecastul de vânzări, poți să prezici vânzările de weekendul viitor sau de luna viitoare, ori (de ce nu?) chiar pentru următoarele 6 sau 12 luni. Asta pentru că forecastul de vânzări se bazează pe cifrele istorice înregistrate din vânzări în perioade de timp similare. Bineînțeles, niciun forecast nu poate fi 100% perfect și există mulți factori care pot influența vânzările diferitelor tipuri de localuri din industria Horeca.

Astfel de factori care pot influența vânzările (plus sau minus) sunt condițiile meteo, perioada din an, sărbătorile, zilele libere sau alte situații excepționale. Dacă lucrurile merg cât de cât uniform și nu sunt schimbări majore în următoarea perioadă, vei ști cu destul de mare acuratețe câtă bere sau câte coaste de porc vei vinde în weekendul care vine și cât trebuie să comanzi.

Astfel, vei putea să faci o prognoză a vânzărilor tale după anumite scenarii – în funcție de anotimp, evenimente care se petrec în fiecare an și chiar sărbători.

De exemplu, dacă ai un restaurant cu terasă mare, vei vedea că vremea caldă sau o zi însorită determină multiplicarea vânzărilor de produse consumate pe terasă. Astfel, dacă știi că în următoarea lună temperaturile vor crește și știi că oamenii preferă să stea pe terasă, vei putea scoate din sistemul tău POS date referitoare la cele mai comandate produse și la numărul mediu de bonuri pe care îl ai în astfel de perioade. În acest fel îți este clar ce produse trebuie să comanzi și de câți oameni ai nevoie în echipa de servire.

Atunci când tragi linie, un restaurant este o afacere care trebuie să aducă profit. Așa că dacă vrei să ai succes, este neapărat necesar să știi pe ce venituri te vei putea baza în anumite perioade de timp.

În acest fel poți stabili prețuri și, de ce nu, chiar și investiții importante în echipamente sau mai mult personal. Fără forecast nu poți gestiona așteptările tale de profit!

Show