Deschiderea unui restaurant este un pas mare, care necesită o investiție considerabilă (atât de timp, cât și de bani). Și sunt mulțime de lucruri de care trebuie să te ocupi. De la proceduri clare pe care echipa va trebui să le urmeze și până la gestiune, bugetare, finanțe și contabilitate.
Deja am discutat de forecast și de buget. Pentru ca toate acestea să fie cât se poate de exacte, următorul punct pe listă este controlul costurilor în restaurant. În sine, acest capitol reprezintă una dintre cele mai mari provocări.
Trebuie să gestionezi multiple costuri precum forța de muncă, materii prime, echipamente pentru restaurant, furnizori, asigurări, autorizații și utilități. Și toate aceste costuri suferă modificări în anumite perioade, din cauza creșterii prețurilor, cauzate de inflație sau de chiar de taxe și impozite noi. Și atunci, o întrebare importantă este cum poți controla costurile așa încât afacerea să rămână profitabilă?
Costurile, bugetul și previziunile sunt trei instrumente care împreună te pot ajuta să ai un business de succes. Bugetul îți prezintă o imagine a capacităților financiare, iar previziunile te ajută să calculezi ce poți face în limitele acestor capacități. Costurile sunt baza de la care pornești atunci când construiești bugetul și previziunile, cu toate că vor apărea și costuri care nu au fost bugetate sau previzionate.
Costuri inițiale și costuri de funcționare
Se discută mult despre diferența dintre costurile și cheltuielile unui local. În HoReCa vei întâlni destul de des acești termeni, așa că e bine să îi explicăm.
- Costurile reprezintă cheltuielile cu materia primă folosită în local – și în această categorie intră atât ingredientele și condimentele, spre exemplu, dar și echipamentele sau mobilierul folosit.
- Cheltuielile sunt reprezentate de plățile care se repetă și generează venituri. Aici ai chiria, salariile, utilitățile, publicitatea pe care ți-o faci pentru a atrage oaspeți, sau combustibilul.
Costurile inițiale
Acestea sunt primele de care te lovești și sunt foarte importante pentru bugetul tău operațional. Sunt costurile de deschidere a unui local și variază destul de mult în funcție de dimensiunea și locația restaurantului pe care vrei să îl deschizi.
Costul total al deschiderii unui restaurant diferă de la un caz la altul în funcție de anumiți factori precum dimensiune, locație și concept. De reținut este că unele dintre aceste costuri se aplică doar pentru o parte dintre business-uri, iar unele costuri vor apărea atât ca și costuri inițiale, cât și de funcționare.
Pentru a te ajuta să păstrezi toate costurile sub control, în Anexă vei găsi un template de „Business Plan” pe care îl poți folosi și adapta în funcție de nevoile tale.
Ce intră în categoria costurilor inițiale
- Licențe, abonamente și servicii
Aceasta este o categorie destul de importantă, pentru că include:
- licențe pentru softurile pe care le folosești ;
- licențe pentru muzică (3 licențe distincte);
- abonament de telefon/telefoane;
- abonament pentru internet și cablu/TV;
- costuri lunare pentru servicii de contabilitate;
- costuri pentru consultanță în deschiderea unui restaurant (aici intervine Consultantul Virtual Restograf, care îți oferă gratuit toate informațiile de care ai nevoie);
- servicii de medicina muncii, SSM și PSI;
- costuri cu autorizațiile necesare pentru funcționare.
- Sistem POS
Costul cu sistemul POS este bazat pe mai multe criterii, în funcție de ce sistem alegi, și diferă în funcție de furnizor, număr de terminale și caracteristici (componentă de gestiune, componentă de contabilitate etc.).
- Inventar inițial
Un alt cost important este cel legat de inventarul de început. Gândește-te că pentru a putea să vinzi preparate și băuturi este necesar să comanzi un stoc inițial de marfă. Ingrediente, alimente, condimente, apă, băuturi răcoritoare, bere, vin, spirtoase etc. – toate acestea trebuie comandate în avans. Chiar și produsele de curățenie. În plus, ia în calcul consumul de alimente în bucătărie pe perioada de testare a preparatelor.
- Chiria și salariile
Chiar dacă ai toate calculele făcute, nu poți ști ce se întâmplă în prima lună de la lansare și ce încasări vei avea. Așa că este important să pui deoparte bani pentru chirie și salarii pentru această primă lună de funcționare.
- Echipamente
Aici va merge cea mai mare parte a bugetului tău de început. Vorbim de echipamente pentru bucătărie, mobilier… practic tot ce înseamnă echiparea unui restaurant – de la bucătărie la sală. Costurile pentru echipamente pot varia destul de mult în funcție de tipul de echipament, starea sa (nou sau folosit) și tipul achiziției (închiriat sau cumpărat).
- Garanții pentru spațiile închiriate
Acest cost poate fi evitat în cazul în care spațiul restaurantului este al tău sau ai reușit să negociezi un contract de chirie fără garanție.
- Dobânzi bancare
Dobânda variază de la bancă la bancă, dar un lucru este sigur: dacă nu ai suficienți bani pentru a începe acest proiect și apelezi la o bancă, vei plăti dobândă la banii împrumutați.
- Marketing
Costurile de marketing necesare înainte de lansare trebuie asumate prin prisma faptului că, la fel cum spune zicala românească, „reclama este sufletul comerțului”. Și dacă vrei să atragi oaspeți, e nevoie să promovezi noul tău local către piața țintă. La asta se mai adaugă partea de semnalistică (bannere, casete luminoase, colantarea mașinilor etc.).
- Renovare / construcție
Aceasta este o categorie de costuri pe care nu o poți omite din vedere, pentru că indiferent de calitatea finisajelor spațiului pe care îl închiriezi, vei avea ajustări de făcut – mai mici sau mai mari. De la adăugarea de prize sau coloane de apă în bucătărie și până la renovarea sau adăugarea de toalete. Ori poate remodelarea terasei restaurantului. Toate aceste costuri intră în această categorie (inclusiv contractorii care se vor ocupa de amenajarea spațiului).
Costuri de funcționare
Parte din costurile de mai sus se vor regăsi în cheltuielile tale lunare, pe întreaga perioadă de funcționare. Ele vor forma o parte importantă a cheltuielilor de operare a businessului.
Costurile de funcționare pe care le ai sau le vei avea în fiecare lună pot fi împărțite în două categorii: costuri de funcționare fixe și costuri de funcționare variabile.
Costuri de funcționare fixe
Aceste costuri sunt destul de ușor de bugetat, deoarece în cazul în care nu sunt fixe, au variații mici de la lună la lună. Un exemplu ar fi chiria care poate fi stabilită în euro, astfel încât vei plăti lunar în funcție de paritatea lei-euro, cu diferențe destul de mici de la lună la lună. Sau împrumuturile bancare, unde poți avea diferențe în funcție de indicele ROBOR.
Ce intră în categoria costurilor fixe:
- Chiria este un cost important pe care îl ai de achitat în fiecare lună. În funcție de cum ai negociat valoarea chiriei lunare, suma pe care o achiți poate varia puțin dacă se raportează la euro, sau poate fi fixă – dacă ai negociat chiria în lei.
- Rate și dobânzi la împrumuturi bancare – acestea sunt destul de clare și nu fluctuează de la o lună la alta.
- Salariile angajaților (inclusiv taxele). Aceste cheltuieli rămân constante în fiecare lună. Desigur, pot apărea modificări in cazul in care businessul se dezvoltă și ești nevoit să angajezi oameni noi. Sau din contră, dacă businessul nu funcționează așa cum ai previzionat și ești nevoit să renunți la o parte dintre angajați.
- Licențe pentru difuzare muzicii. Există trei licențe distincte care trebuie achitate anual și despre care poți afla mai multe informații în cadrul capitolului „Legislație, norme și reglementări în vigoare”.
- Abonamente telefoane/ internet / cablu TV. Un alt cost fix care se modifică destul de rar este reprezentat de abonamentele pentru serviciile de cablu, TV, internet și telefonie mobilă sau fixă.
- Primele de asigurare. Acestea se plătesc de obicei trimestrial, dar există și companii care oferă discount-uri în cazul în care plătești în avans pentru un an întreg.
- Licențe software marcaj și gestiune. Acestea pot uneori fi negociate și se plătesc ori anual ori lunar.
- Plata ratelor de leasing – se aplică doar dacă ai făcut achiziții de echipamente în leasing. Acestea sunt lunare, fixe și de obicei valoarea finală depinde de paritatea leu/euro, cu fluctuații foarte mici de la lună la lună.
- Impozit specific. Este o sumă fixă care se calculează în funcție de suprafața de servire și de zona în care se află restaurantul. Nu se plătește lunar ci se achită de doua ori pe an, dar trebuie luată în considerare.
Costuri de funcționare variabile
Spre deosebire de costurile de funcționare fixe, costurile variabile sunt mai greu de cuprins într-o previziune la momentul în care deschizi localul. Aste pentru că variază în funcție de productivitate. Spre exemplu, cu cât vinzi mai mult, cu atât vei folosi mai multă apă, electricitate, gaz, vei plăti ore suplimentare pentru angajați și bineînțeles, mai multă materie primă pentru preparate.
După câteva luni vei putea să estimezi cu o oarecare marjă și aceste costuri. Astfel, vei ști la ce să te aștepți în fiecare lună și vei putea bugeta și previziona mai bine.
Ce intră în categoria costurilor variabile:
- Utilități – apă, curent electric, gaz și, în funcție localizare, și agent termic.
- Costul alimentelor. Despre costul alimentelor vom discuta pe larg puțin mai jos în acest capitol.
- Publicitatea este importantă nu doar atunci când de abia îți deschizi localul, ci este un segment în care va trebui să investești mereu. Și nu este vorba doar promovarea business-ului, pentru că strategia de marketing cuprinde mult mai multe spețe, după cum poți afla din capitolul „Strategii de marketing și PR”.
- Costul angajaților cu plata la oră. Cu cât ai mai mulți oaspeți, cu atât ai și nevoie de mai mulți angajați. În plus, în anumite perioade mai aglomerate, poate e nevoie ca echipa să lucreze ore suplimentare, pe care le vei bugeta aici.
- Materiale de curățenie. Toate articole pe care le vei folosi pentru igienizare, curățare și spălare intră în această categorie. Legislația este destul de specifică atunci când vine vorba de produsele de curățenie. De la tipuri de biocide și până la numărul de verificări pe zi.
- Servicii auxiliare. Un exemplu de astfel de serviciu auxiliar este medicina muncii, care depinde de numărul de angajați și trebuie repetată periodic, conform legii.
- Materiale auxiliare. În funcție de numărul de clienți din restaurant vei avea nevoie de tot felul de materiale auxiliare, mai mult sau mai puțin (ca de exemplu, precum șervețele).
- Transportul angajaților. Unele localuri asigură transportul angajaților atunci când programul acestora se încheie la ore târzii din noapte.
Costul primar
Este suma costurilor directe cu forța de muncă și costul bunurilor vândute. Acesta nu include echipamente, consumabile, utilități sau orice alte costuri care nu au legătură cu producția produselor tale. Este un reper important, în funcție de care ar trebui să-ți desfășori activitatea zilnică așa încât să ai o marjă bună de profit, fără ca asta să afecteze calitatea preparatelor pe care le oferi oaspeților tăi.
- Costul bunurilor vândute este costul materiei prime, al băuturilor și al produselor alimentare.
- Costul forței de muncă include forța de muncă reală, beneficiile angajaților, impozitele pe salariu, asistența medicală și bonusurile.
Mulți proprietari de localuri se axează pe creșterea vânzărilor ca o metodă de a îmbunătăți marja de profit. Însă reducerea costurilor cu materia primă și forța de muncă poate avea un impact similar, dacă nu chiar mai mare.
Vestea bună este că acest tip de cheltuieli sunt cele mai ușor de controlat.
Spre deosebire de costurile fixe (precum chiria lunară), costurile primare (adică costurile cu materia primă și cu forța de muncă) sunt dinamice. Drept urmare, dacă nu urmărești cu atenție cheltuielile pe care le implică aprovizionarea și personalul, lucrurile ar putea scăpa de sub control.
Spre exemplu, de la o lună la alta poți înregistra o creștere la nivelul cheltuielilor cu materia primă ca urmare a măririi prețului la anumite ingrediente, din cauza unei comenzi prea mari (și implicit a risipei care apare) sau a unor noi preparate din meniu. Similar, costurile cu forța de muncă pot crește dacă managerul restaurantului le-a permis angajaților să lucreze mai multe ore peste program, spre exemplu.
Din fericire, poți ține aceste costuri sub control – dar numai dacă le urmărești periodic și iei anumite măsuri pentru a le diminua.
Ce procent din vânzări ar trebui să reprezinte costul primar?
Atât cheltuielile cu materia primă, cât și cele cu forța de muncă, variază de la un tip de restaurant la altul. În cazul restaurantelor full-service (clasice), procentul din vânzări al costului primar va fi mai mare decât în cazul restaurantelor cu servire rapidă. La fel, un restaurant de fine dining va avea un cost mai mare cu forța de muncă, pentru că sunt mai multe preparate care se gătesc chiar în bucătăria localului. Calitatea mâncării și a serviciului oferit, prețurile preparatelor și orele de funcționare – toate au un impact asupra costului primar, ca procent din vânzări.
Teoretic, costul primar al unui restaurant de succes ar trebui să reprezinte aproximativ 60% din valoarea vânzărilor de mâncare și băutură. Într-un restaurant full-service, costul primar va reprezenta un procent ceva mai ridicat (60-65%), decât în cazul unui restaurant cu servire rapidă (55-60%).
Dacă te situezi în limita procentelor de mai sus, presupunând că îți gestionezi eficient restul afacerii, ar trebui să înregistrezi profit.
Cum calculezi costul primar?
Costurile primare reprezintă cea mai mare parte din cheltuieli. De aceea, este important să știi cum să le controlezi.
Formula este următoarea:
Food Cost + Costul cu Forța de Muncă = Costul primar
Costul alimentelor (despre care am vorbit pe larg în capitolul „Meniul de restaurant de la A la Z”) reprezintă costul ingredientelor folosite la preparatele din meniu. Adică, cât te costă ingredientele folosite la prepararea mâncării și a băuturii, într-o perioadă specifică de timp.
Pasul 1: Determină costul materiei prime
Primul lucru pe care trebuie să-l faci este să stabilești o perioadă anume de timp pentru care vrei să faci acest calcul. Spre exemplu, o anumită săptămână, de referință.
Apoi, pentru a calcula costul total, adună costul materiei prime existente în inventar la început, cu valoarea achizițiilor făcute pe parcursul săptămânii și scade produsele rămase în inventar la finalul perioadei respective. Adică:
Costul materiei prime existente în inventar: este costul alimentelor și al băuturii pe care le ai deja în inventar la începutul săptămânii aleasă de tine pentru a face calculul.
Produse nou achiziționate: costul alimentelor și al băuturii pe care le-ai cumpărat în săptămâna de referință.
Costul inventarului la final: costul alimentelor și al băuturii care ți-au rămas în inventar la finalul săptămânii.
Formula de calcul este:
Costul materiei prime existente + cost achiziții noi – cost inventar la final = Costul alimentelor
Spre exemplu, după ce ai făcut un inventar riguros în camera de depozitare, camera frigorifică și bar, stabilești că valoarea produselor aflate deja în inventar este de 10.000 lei (sumele sunt strict orientative!).
În acea săptămână, mai achiziționezi produse de 4.500 de lei, iar la finalul săptămânii (după ce faci din nou inventarul), constați că mai ai marfă în valoare de 8.000 de lei.
Pentru a calcula costul bunurilor vândute, folosește formula de mai sus. Ar trebui să arate așa:
10.000 lei (la începutul perioadei) + 4.500 lei achiziții noi – 8.000 lei în inventarul final = 6.500 lei (costul alimentelor).
Pasul 2: Calculează costul cu forța de muncă
Pur și simplu trebuie să stabilești suma pe care o plătești fiecărui angajat, într-o anumită perioadă de timp. Aceste cifre ar trebui să fie ușor de calculat dacă te folosești de tehnologia modernă pentru a programa turele angajaților. Dacă nu, pur și simplu roagă contabilul să îți furnizeze aceste date – nu uita să îi specifici și perioada pe care trebuie s-o ia în calcul.
De dragul exemplului, vom merge pe un cost cu forța de muncă de 7.000 lei pe o săptămână.
PS: nu uita că pentru a calcula corect costul cu forța de muncă trebuie să iei în calcul taxele, eventuale bonusuri, abonamente medicale și orice alt beneficiu care implică un cost.
Pasul 3: Calculează costul primar și ce procent reprezintă din vânzări
Folosindu-ne de cifrele date drept exemplu mai sus în cazul costului bunurilor vândute și al celui cu forța de muncă, costul primar ar fi următorul:
6.500 lei (costul bunurilor vândute) + 7.000 lei (costul cu forța de muncă) = 13.500 lei cost primar
Mai departe, te poți folosi de următoarea formulă pentru a determina costul primar ca procent din vânzări:
Formula de calcul este:
Cost primar ÷ vânzări totale x 100 = Cost primar ca procent din vânzări
Să presupunem că ai un venit de 22.000 lei într-o săptămână (din nou, sumele sunt orientative). Folosindu-ne de calculele date drept exemplu mai sus, formula ar arăta astfel:
13.500 lei cost primar ÷ 22.000 lei vânzări totale x 100 = 61,4% (cost primar calculat ca procent din vânzări).
Cu cât mai des monitorizezi situația costului primar, cu atât mai repede vei putea interveni în cazul în care lucrurile scapă de sub control.
Cât de des ar trebui să calculezi costul primar?
În lumea restaurantelor, nicio zi nu este identică cu alta. Iar atunci când înregistrezi pierderi, nu e cazul să stai s-aștepți sfârșitul săptămânii sau al lunii pentru a identifica ce anume te face să pierzi bani.
Dacă îți calculezi costul primar zilnic, săptămânal și anual, vei avea o privire de ansamblu, dar și o analiză la zi, așa încât să poți rezolva o problemă de îndată ce apare, înainte ca lucrurile să scape de sub control.
Poate părea complicat, consumator de timp, dar este o componentă necesară dacă vrei să ai un restaurant de succes.
Cum să menții costul primar la un nivel scăzut
Dacă vezi că procentul din vânzări reprezentat de costul primar a crescut prea mult, stabilește o limită de timp și urmează următorii pași:
- Setează un obiectiv. Spre exemplu, definește care este procentul costului primar pe care vrei să-l atingi până la finalul anului și fă-te direct răspunzător pentru asta. În loc să fii evaziv, determină clar un procent. Spre exemplu: „Vreau ca procentul costului primar să scadă de la 72% la 62% în următoarele 7 luni”.
- Monitorizează costurile. Adică monitorizează food costul și costul cu forța de muncă cel puțin o dată pe săptămână. Astfel nu e nevoie să aștepți un an ca să-ți dai seama că ar trebui să modifici meniul.
- Schimbă meniul. Atunci când pui la punct un meniu nou, încearcă să incluzi produse care să fie de impact, dar care să implice și un cost mic (ne referim aici la costul materiei prime). Dacă observi că vânzările scad, poate e timpul să ajustezi porțiile sau să schimbi ingredientele.
Food cost-ul
Unul dintre conceptele cheie pe care trebuie să le ai în vedere pentru a stabili prețuri adecvate pentru articolele din meniu este procentul costului alimentelor, sau food cost. Această valoare importantă îți arată cât din totalul vânzărilor tale sunt cheltuite pe ingrediente, materii prime și marfă. Menținerea food costului într-un procent optim te va ajuta să stabilești prețurile preparatelor din meniu și să maximizezi profiturile.
Ce este food-costul?
Prețul de cost pe produs, sau costul alimentelor este important de știut, deoarece influențează direct profitul. Este, de fapt, costul ingredientelor și nu include alte costuri (cum ar fi forța de muncă sau cheltuielile generale).
Food cost-ul este raportul dintre costul ingredientelor folosite în restaurant și veniturile pe care acestea le generează atunci când preparatele din meniu sunt vândute. Reprezintă costul tuturor alimentelor servite sau vândute clienților și mai este cunoscut și sub forma de cost direct. Food cost-ul este aproape întotdeauna exprimat ca procent cunoscut sub numele de procentul food cost-ului.
În timp ce unele localuri utilizează food cost-ul pentru a determina prețul pe care îl implică prepararea unui fel de mâncare, altele preferă să utilizeze costul mărfurilor vândute (COGS), care măsoară valoarea totală a inventarului utilizat pentru a face un fel de mâncare (până la scobitori și șervețele).
Food cost per porție
Înainte de a stabili prețul preparatelor din meniul restaurantului, trebuie să știi cât te costă să le prepari pe fiecare. Mai exact, trebuie să înțelegi cât te costă să faci o porție din fiecare preparat din meniu. Mai jos vezi cum să calculezi food cost-ul pe porție.
Cum se calculează?
Pentru a calcula food cost-ul per porție (sau food cost-ul pe element de meniu), calculează suma costului ingredientelor pe porție.
Pentru asta, listează toate ingredientele folosite la un anumit preparat (inclusiv ulei, condimente etc.). În funcție de cât plătești pentru fiecare ingredient, calculează costul fiecăruia pentru o porție. De exemplu, dacă o ceapă costă 2 lei și din ea obții 8 felii, costul pentru un preparat la care folosești două felii va fi de 0,50 lei (2 lei / 8 felii x 2). Adună costurile ingredientelor și obții food cost-ul pe porție.
Iată un alt exemplu:
Restaurantul X dorește să calculeze costul preparatului său cel mai comandat, „Chifteluțe cu sos ca la mama acasă”, pentru fiecare porție. Porția este formată din 250 g de carne tocată de porc, o chiflă pave, o lingură de semințe de susan, o lingură de sos, o felie de roșie și doi cartofi medii.
Restaurantul cumpără ingredientele vrac și plătește 100 lei pentru 5 kilograme de carne tocată de porc. Dacă folosește 0,25 g de carne tocată de porc la chiftele, asta înseamnă că porția de carne folosită are un cost de 5 lei. Similar, putem face aceleași calcule și pentru celelalte ingrediente care intră în componența preparatului „Chifteluțe cu sos ca la mama acasă”.
- 250 g de carne tocată de porc: 5 lei
- chiflă pave: 0,80 lei
- lingură de semințe de susan: 0,50 lei
- lingură de sos: 1,70 lei
- felie de roșie: 0,35 lei
- 2 cartofi medii: 1,30 lei
Costul per porție = 5 lei + 0,80 lei + 0,50 lei + 1,70 lei + 0,35 lei + 1,30 lei = 9,65 lei
Ingredientele folosite pentru rețeta de „Chifteluțe cu sos ca la mama acasă” au un cost total de 9,65 lei.
Sunt localuri care se obișnuiesc ca în prețul de cost al produsului să includă și costul cu forța de muncă directă sau, în alte cazuri, întregul cost al forței de muncă, mai puțin partea administrativă. Oricare dintre aceste metode este bună, dar ideal este să folosești metoda descrisă mai sus, adică luând în calcul strict materia primă.
Procentul de food-cost
Menținerea unui procent cât mai scăzut al food cost-ului (fără a sacrifica calitatea preparatelor) te ajută să obții un profit brut mai mare pentru a plăti alte cheltuieli și a rămâne cu profit.
Procentul food cost-ului este diferența dintre prețul de vânzare și costul alimentelor, exprimat ca procent. Acest procent ajută restaurantele să stabilească prețurile produselor din meniu.
Ce înseamnă să ai un procent bun de food cost?
În general, se consideră că un local este profitabil atunci când food cost-ul este până în 35% din venituri (niciodată peste 40%). Cu toate acestea, nu există un procent ideal din costul alimentelor; acest procentaj variază în funcție de tipul de mâncare pe care o servești.
Fiecare restaurant ar trebui să-și calculeze procentul de cost al mâncării și să nu se bazeze pe procentaje și statistici generale. În general, regula nescrisă spune așa: cu cât sunt mai mari cheltuielile totale ale restaurantului (inclusiv costurile cu mâncarea), cu atât prețurile meniului trebuie să fie mai mari.
Cum se calculează procentul food cost-ului
Pentru a calcula procentul costului alimentelor, trebuie să ai următoarele informații:
- Valoarea inițială a inventarului: valoarea în lei a inventarului achiziționat la începutul săptămânii.
- Achiziții: valoarea în lei a inventarului pe care îl achiziționezi pe parcursul săptămânii și nu a făcut parte din inventarul tău inițial.
- Inventar final: valoarea în lei a stocului rămas la sfârșitul săptămânii.
- Vânzări totale de alimente: valoarea în lei a vânzărilor pe săptămână (o poți extrage din rapoartele de vânzări din casa).
Pentru a calcula procentul costului alimentelor, mai întâi adaugi valoarea inventarului inițial și a achizițiilor și scazi valoarea inventarului final din total. În cele din urmă, împarte rezultatul în totalul vânzărilor de alimente.
(Inventar inițial + Achiziții) – Inventar final / Vânzări totale de alimente = Procentul de Food Cost
Procentul food cost-ului explicat
Ne vom folosi iarăși de exemplul unui restaurant pentru care se va calcula procentul food cost-ului folosind următoarele valori:
- Valoarea inițială a inventarului = 10.000 lei
- Achiziții = 4.000 lei
- Valoarea finală a inventarului = 11.000 lei
- Vânzări totale de alimente = 8.500 lei
Procentul costului alimentelor = (10.000 lei + 4.000 lei) – 11.000 lei / 8.500 lei
= 3.000 lei / 8.500 lei
= 0,352
Procentul food cost-ului este 35.2%.
Cu alte cuvinte, 35,2% din venituri merg către plata ingredientelor.
Pentru a ști sigur că acest procent de food cost este în parametrii optimi, restaurantul trebuie să-și calculeze procentul ideal de food cost și să îl compare cu procentul său real de food cost.
Cum se calculează procentul ideal de food cost
Pentru a găsi procentul ideal de cost al alimentelor, trebuie mai întâi să ai două valori:
- Costurile totale ale alimentelor
- Vânzări totale de alimente
Să presupunem că în restaurant costurile totale de alimente au fost de 3.000 lei, iar vânzările totale de alimente sunt de 8.500 lei. Pentru a calcula procentul ideal al food cost-ului, împarte costurile totale ale alimentelor la totalul vânzărilor de alimente.
Formula procentului ideal a costului alimentelor:
Costurile totale de alimente / Vânzările totale de alimente = procentul ideal al food cost-ului
Dacă ne luăm după cifrele din exemplu, procentul ideal al costului alimentelor va fi:
3.000 lei / 8.500 lei = 0.352 = 35.2%
În acest caz, costul ideal al mâncării din restaurant este de 35.2%. Știind că procentul lor actual de food cost este același, proprietarul restaurantului știe că afacerea sa funcționează în parametri.
Dacă procentul ideal ar fi fost mai mic, restaurantul ar fi trebuit să caute diferite moduri prin care să își reducă procentul de food cost, cum ar fi: furnizori mai ieftini, reducerea dimensiunile porțiilor, modificarea prețurilor.
Cum se stabilesc prețurile?
Revenim la exemplul aceluiași restaurant. Am stabilit că are un food cost de 9,65 lei pentru preparatul „Chifteluțe cu sos ca la mama acasă”, iar procentul lor ideal de food cost este de 37,5%.
Dacă procentul lor ideal de food cost este de 37,5% și să zicem că nu ar fi egal cu cel actual, cum ar putea face restaurantul să-și aducă procentul de food cost curent la procentul ideal? Cu cât ar trebui să vândă produsul finit?
Pentru a determina acest lucru, vom folosi următoarea formulă.
Formula ideală pentru prețul preparatului de meniu:
Cost pe porție / Procentul ideal de food cost = preț din meniu
În exemplul de față, prețul preparatului în meniu ar trebui să fie de
9,65 lei / 0,375 lei = 25,73 lei
Pe baza procentului ideal al food cost-ului (37,5%), prețul produsului trebuie să fie de 25,73 lei.
Să spunem că în urma acestui calcul îți dai seama că vindeai un produs prea ieftin.
Gândește-te că și în cazul în care crești prețul cu 3 lei pe porție, dacă vinzi 40 de porții pe zi ai un venit suplimentar anual de 3.650 lei. Raportează asta la totalul preparatelor pe care le ai în meniu.
Cum urmărești efectul prețurilor preparatelor asupra vânzărilor
La fel ca orice restaurant de succes care urmărește în mod constant prețurile produselor și vânzările pentru a face ajustările necesare, și tu trebuie să fii atent la relația dintre costuri și vânzări.
Odată cu modificarea prețurilor, există două scenarii posibile:
Scenariul 1: vânzările scad
Acest lucru ar putea însemna că prețul este prea mare pentru clienți. În acest moment, dacă restaurantul vrea să reducă prețul acum pentru a crește vânzările, e nevoie să aplice o strategie. Ori caută furnizori mai ieftini, ori reduce dimensiunea porțiilor, ori folosește ingrediente mai simple.
Scenariul 2: vânzările cresc
În acest caz, este posibil ca prețul pe care îl are produsul să permită o nouă creștere a prețurilor. Pentru a crește prețul fără a deranja clienții, restaurantul poate decide să scadă food costul la 30%, ceea ce ar păstra prețul la fel, dar ar scădea costurile.
Orice ai alege, trebuie să fii atent și ții sub control modul în care ajustările de preț afectează vânzările.
Sfaturi și idei generale în gestionarea procentului de costuri alimentare
Deși ar putea părea o corvoadă, prin controlul atent al procentelor de food cost te asiguri că vei putea plăti facturile și că vei obține profit la fiecare vânzare. Într-o industrie în care este de notorietate marja mică de profit, fiecare bănuț contează.
Iată, pe scurt, cum stabilești prețurile pentru preparatele din meniu:
- Stabilești food cost-ul pe porție pentru fiecare produs din meniu.
- Calculezi procentul real al food cost-ului.
- Calculezi procentul ideal de food cost.
- Ajustezi preparatele din meniu pentru a se potrivi cu procentul ideal de food cost.
- Monitorizezi cum reacționează vânzările la aceste ajustări.
- Explorezi alternative la scăderea costurilor cu ingredientele.
Alte costuri pe care să le ai în vedere
Costul utilităților
Tehnic vorbind, și acestea reprezintă o cheltuială și includ utilități precum apă, curent electric, gaze naturale, internet, cablu și costurile telefoanelor mobile. Costul utilităților este influențat de orașul în care te afli, dimensiune localului și distribuitor.
Este destul de dificil să anticipezi și să poți controla costul utilităților. Ce poți face este să iei acțiuni punctuale și să pui la punct proceduri pentru a reduce facturile de utilități.
Spre exemplu, poți lua măsuri pe partea de gestionare a consumului. Instalezi senzori în camerele frigorifice sau instalezi senzori și becuri LED care scad drastic consumul.
De asemenea, poți negocia ofertele primite de la operatorul de curent electric sau gaz, aceste tarife putând fi negociate de fiecare client persoană fizică sau juridică. De ce nu, poți negocia și abonamentele pentru internet, telefonie și cablu/TV. Poți chiar să contactezi un operator care îți poate face o ofertă personalizată atunci când cumperi întreg pachetul de la el.
Costuri cauzate de deteriorări / spargeri
Deși poate nu te-ai gândi că un pahar spart trebuie adăugat la costuri, ia în calcul situația în care ai 20 de mese cu câte 4 scaune și în fiecare zi sunt pline de oaspeți, de trei ori pe zi. Asta înseamnă 20 mese x 4 scaune x 3 persoane, adică 240 de clienți. Fiecare dintre acești oameni va servi o băutură sau ceva de mâncare. Ceea ce înseamnă că în jur de 700 de obiecte de veselă (pahare sau farfurii) sunt în mișcare în localul tău și că inevitabil unele se vor sparge. După câteva luni de experiență, vei ști ce sumă să bugetezi pentru obiectele care se sparg sau se deteriorează.
Poți reduce la minimum daunele prin instruirea personalului cu privire la manipularea corectă a veselei. Unele restaurante au inclus în proceduri și o politică de plată pentru a se asigura că personalul este atent cu paharele și ceramica.
Costuri pentru echipamentele din bucătărie
Costurile echipamentelor de bucătărie includ totul, de la instrumente mici și mobilier, la echipamente costisitoare. Pe lângă faptul că ai avut un cost de achiziție inițial, vei mai avea cel puțin un cost anual pentru de mentenanță.
De asemenea, dacă ai echipamente achiziționate în leasing, vei mai avea plăți lunare. De obicei firmele de leasing oferă opțiunea de cumpărare la sfârșitul perioadei.
Dacă vrei să achiziționezi la început echipamentele și ai o sumă limitată de bani disponibilă, poți cumpăra echipamente folosite, second hand. Aici trebuie mare atenție, pentru că un aparat uzat te poate costa mai mult în mentenanță și piese decât dacă ai achiziționa unul nou.
Costuri cu sistemul POS
Gândește-te la marcarea produselor, aprovizionarea, rezervările venite din partea clienților, gestiunea, stocurile, posibilitatea introducerii rețetarului pentru fiecare produs în parte, comunicarea directă între departamente. Sistemele POS din zilele noastre sunt mult mai avansate. În acest moment pot face munca pentru care înainte aveai nevoie de un departament întreg. Și în plus sunt mai accesibile deoarece totul se întâmplă în cloud. De asemenea, modelul de distribuție software as a service (SaaS) face ca și costurile de început să fie mai mici și să plătești un abonament lunar. Cu toate acestea, calcularea unui buget pentru sistemul POS poate fi dificilă.
Furnizorii se luptă pentru a câștiga fiecare local și oferă soluții din ce în ce mai complete și mai complexe. Pentru a putea să estimezi un buget pentru sistemul POS, gândește-te la nevoile tale și bazează-ți alegerea pe aceste necesități.
Nu numai că există mulți furnizori care oferă prețuri diferite, dar aceiași furnizori au și pachete diferite – de exemplu pachet premium sau de bază.
Pe partea de terminal, un sistem POS va avea un PC, monitoare POS, tablete individuale pentru ospătari, imprimante de bonuri fiscale, imprimante termice în bucătărie / Kitchen Display System (KDS), cititoare de carduri de credit, cititoare de carduri de fidelitate, sertar pentru numerar, sistem WiFi cu routere și cabluri de rețea.
Pe lângă acestea va trebui să achiți companiei care furnizează software-ul POS o taxă lunară tip abonament, plus taxe suplimentare în funcție de pachetul de mentenanță pe care l-ai ales.
Nu uita că pe lângă toate acestea, la început vei avea și o taxă de instalare, iar după ce ai pornit afacerea vei mai achita suplimentar comisioane către banca cu care lucrezi pentru utilizarea sistemului de plata cu card bancar.
Comisionul de administrare lunară variază în funcție de bancă, dar și de valoarea plăților.
Comisionul de procesare a plăților variază de la procesator la procesator și este de obicei între 0,6% și 2% din valoarea fiecărei plăți făcute și poate fi negociat în funcție de numărul lunar de tranzacții și de valoarea acestora.
Metode de reducere a costurilor
Costurile directe într-un restaurant reprezintă cea mai mare cheltuială. Și cum pentru a avea succes vei fi nevoit să faci tot felul de investiții, n-ar strica să afli despre câteva metode de a reduce costurile cu materia primă și cu forța de muncă.
În viață nu există garanții, iar în domeniul afacerilor cu restaurante, cu atât mai puțin. Ca proprietar de local, sunt lucruri pe care le vei putea controla și altele în privința cărora nu vei avea de ales. Și trebuie să te întrebi: în momentul în care vei da de greu, vei dispune de suficiente fonduri încât să ții lumina aprinsă? Aici intervine importanța costurilor primare (sau directe).
Ce sunt costurile directe
Costurile directe (sau primare) reprezintă unul din cei mai importanți metrici de performanță ai unui restaurant. Ca valoare, înseamnă suma dintre costul bunurilor vândute (a materiei prime) și a costului cu forța de muncă. Practic, te bazezi pe costurile directe pentru a servi oaspeții cu preparatele și băuturile din meniu. Ca regulă, aceste costuri ar trebui să dicteze felul în care îți gestionezi veniturile zilnice, așa încât să-ți asiguri o margine bună de profit. Analizându-le, îți vei putea da seama cât ar trebui să coste un preparat așa încât să fie profitabil și cât poți cheltui fără ca asta să-ți afecteze negativ afacerea.
Costurile directe (sau primare) includ alimentele și băutura din inventar și costurile cu forța de muncă (inclusiv taxe și beneficii). Costurile primare NU includ echipamentele din bucătărie, produsele sanitare, de birotică, costul reparațiilor, mobilier, designul meniului, utilități, signalistică și decor, costurile de întreținere etc.
Partea bună a acestor costuri este că, dacă le monitorizezi, le poți controla. Un furnizor a crescut prețul? Schimbă-l! În serile de luni nu ai așa de mulți oaspeți? Programează turele așa încât să ai mai puțin personal în restaurant.
Spre deosebire de costurile fixe (precum chiria lunară), costurile primare, directe (adică cele cu materia primă și cu forța de muncă) sunt dinamice și pot fi ajustate.
7 metode eficiente de a reduce costurile directe
- Cumpără numai ceea ce-ți folosește
Atunci când achiziționezi produse (ingrediente, alimente, băutură etc.) mai mult decât ai nevoie, automat asta duce la risipă, produse stricate sau porții mai mari decât ar trebui. Ține o evidență clară la tot ceea ce comanzi de la furnizori, cantitatea achiziționată și preț. În momentul în care primești comanda, verifică dacă ți s-a livrat exact ceea ce ai comandat. Deși este o sarcină consumatoare de timp, programe avansate de software te pot ajuta să ai o evidență clară.
- Concentrează-te pe vânzarea preparatelor care îți aduc cel mai mare profit, în ciuda costurilor cu materia primă
Chiar dacă anumite preparate implică un cost de producție mai mare, ele îți pot aduce deseori mai mult profit. Spre exemplu, chiar dacă te costă mai mult să incluzi în meniu steak-uri sau fructe de mare proaspete, prețul lor este mai ridicat și, de multe ori, îți aduc profit mai mare exprimat în valoare absolută. Pe de altă parte, dacă vei servi mai mult paste sau pui, vei cheltui mai puțini bani pe ingrediente, însă nici nu le vei putea vinde pentru un profit notabil.
Lucrurile acestea par evidente, însă mulți manageri nu țin cont de marjele de profit ale preparatelor din meniu. Și dacă nu stai să-l iei pe fiecare în parte, calculând cât te costă, individual, fiecare ingredient folosit (pentru a determina cât cheltui de fapt pe gătirea mâncării respective), atunci vei rata oportunitatea de a vinde oaspeților cele mai profitabile farfurii din meniu. Și poate ți-ai da seama că dacă adaugi creveți în paste, ai putea câștiga mai mult.
Unele sisteme POS oferă acest serviciu – de a stabili costul unui preparat și ce profit îți aduce. În lipsa lui, va trebui să te bazezi pe clasicele calcule.
- Monitorizează zilnic raportul privind costul cu materia primă și forța de muncă
Dacă vei analiza frecvent costul bunurilor vândute (food cost-ul), vei putea face rapid schimbări atunci când situația o impune. Și astfel îți poți diminua costurile.
O altă metodă de a economisi este de a face un raport zilnic care să calculeze cât la sută din venit cheltui cu forța de muncă. De ajutor îți va fi și un program precum Restograf Manager, pentru că astfel vei avea acces la statistici privind gradul de ocupare din restaurantul tău. Spre exemplu, dacă în zilele de luni nu ai foarte mulți oaspeți și seara se termină devreme, poate ar fi o idee bună să reduci personalul din restaurant în acea zi. Astfel îți vei putea organiza mai bine turele și personalul, și vei putea face economii cu forța de muncă.
- Determină costul exact al preparatelor
Pentru a înregistra profit, trebuie să îți stabilești un target privind costurile și să îl și poți atinge. Primul pas în proiectarea unui astfel de target este să creezi o listă de inventar în care să treci prețul fiecărui ingredient achiziționat. Pe baza acestei liste poți calcula apoi cât te costă să prepari o anumită rețetă, pentru a-l compara cu prețul de vânzare din meniu.
- Calculează costul teoretic al preparatelor
Înainte de a putea controla și interveni asupra costului preparatelor, mai întâi trebuie să determini cât se presupune că ar trebui să fie, de fapt. Cu alte cuvinte, costul teoretic înseamnă cât ar trebui să te coste pe tine mâncarea servită, într-o lume ideală în care nu există porții prea mari, risipă, produse expirate etc. Pentru a face acest calcul, trebuie să ai câteva informații. Mai întâi trebuie să știi care este costul fiecărui preparat din meniu (socotit cât mai exact, ținând cont de cantitatea și costul fiecărui ingredient din rețetă). Apoi trebuie să știi câte porții ai vândut din fiecare (date pe care ar trebui să le obții ușor cu ajutorul POS-ului). Și, la final, să știi suma încasată din totalul vânzărilor de mâncare (în lei).
Formula de calcul a costului teoretic (stabilit în procente), va fi următoarea:
[(cost preparat A x porții vândute din preparatul A) + (cost preparat B x porții vândute din preparatul B) + …] / Suma obținută din totalul vânzărilor x 100
Următorul pas este să compari costul teoretic cu costul real înregistrat în perioada de referință (din costul real scazi costul teoretic). Deși diferența dintre ele nu va fi niciodată 0, scopul este de a putea identifica schimbările apărute brusc sau un trend ascendent. Astfel de schimbări sunt un semnal de alarmă că ceva nu funcționează cum trebuie și ar trebui să investighezi motivul. Poate fi vorba de porții prea mari, risipă de ingrediente sau chiar furt din inventar.
- Gătește atât cât trebuie
Dacă și localul tău este ca majoritatea restaurantelor, înseamnă că în bucătărie lucrurile se întâmplă pe repede înainte, încercând să servești rapid și eficient cât mai mulți oaspeți. Și, de obicei, anumite ore sunt mai aglomerate decât altele. Pre-porționarea este esențială în acest proces și te ajută să ții sub control costurile.
Pentru a reduce risipa (și a limita cazurile în care ingredientele expiră), trebuie să determini cantitatea optimă de mâncare de preparat în fiecare tură de lucru, în funcție de vânzările anticipate. Bucătarii și managerii care doar fac estimări „la ghici” asupra numărului de oaspeți pe care se așteaptă să-l aibă în restaurant la anumite ore, invariabil vor sub- sau supra- licita. Drept urmare, dacă prepară prea multă mâncare, asta va duce la risipă; dacă gătesc prea puțin, nu vor face față cererii. Cu Restograf Manager ai acces la statistici privind gradul de încărcare din localul tău, dar și posibilitatea de a crea rapoarte și de a compara statisticile pe perioade de timp. Astfel vei putea face estimări mult mai apropiate de realitate.
- Evaluează periodic furnizorii și costurile de aprovizionare
Atunci când observi o creștere în costul materiei prime, unul dintre motive poate fi acela că un furnizor de-al tău a crescut prețul produselor. Iar dacă remarci că un anume ingredient costă mai mult, poți căuta un brand mai ieftin. Dar înainte de a căuta un alt furnizor, încearcă să renegociezi contractul și să obții prețuri mai bune de la cel cu care lucrezi în acest moment. Dacă asta nu funcționează, compară costurile. Un sistem bun de management al inventarului din restaurant poate identifica erori de preț. Bine ar fi să faci și o cercetare de piață pentru a determina care este prețul mediu practicat în cazul unui anumit ingredient. Chiar dacă nu vrei să-ți strici relația cu un anumit furnizor, trebuie totuși să ții seama de marja de profit.
În concluzie…
Dacă nu te-ai speriat după ce ai citit capitolul acesta legat de costuri, cu siguranță ai înțeles că deschiderea și administrarea unui restaurant reprezintă o adevărată provocare. Iar împreună cu îmbunătățirea proceselor, bugete și previziuni financiare, controlul costurilor este una dintre cele mai importante sarcini, deoarece afectează profitul afacerii tale. Și unul dintre motivele pentru care ești în acest joc este profitul.