În limba engleză există o zicală care spune ”Cash is king”. În română s-ar traduce puțin diferit și ar fi ceva de genul „Banii gheață fac legea”. O zicală cât se poate de adevărată pentru cei din industria HoReCa. Pentru că fluxul de numerar poate fi un lucru dificil de gestionat, e crucial să înțelegi cum funcționează lucrurile așa încât să-ți administrezi cât mai bine afacerea.

Fluxul de numerar este cantitatea de numerar care intră comparativ cu suma de numerar care iese zilnic, săptămânal și lunar din local. La fel ca și bugetarea, este un concept pe care dacă nu îl vei înțelege și aplica, localul tău nu va avea succes.

Pentru a deține controlul asupra fluxului de numerar, ține cont de ce datorii ai în prezent. Să luam ca exemplu o săptămână. Adună toate facturile care apar pe parcurs – cum ar fi plata chiriei, împrumuturilor bancare, diverse facturi de utilități, precum și sumele pe care ai plănuit să le efectuezi pentru condimente, alimente și salarii.

Apoi compară această sumă cu vânzările estimate pentru săptămâna respectivă. Pentru a putea să estimezi vânzările viitoare, nu uita că este foarte important să actualizezi zilnic fișierele tale financiare.

Pentru a te asigura că afacerea ta este cât mai profitabilă, ține cont de câteva sfaturi de gestionare a fluxului de numerar.

Pune bani deoparte

Putem face o listă pe multe pagini cu toate cheltuielile neașteptate pe care le poți avea într-un restaurant. De la echipamente care nu mai funcționează și trebuie reparate sau înlocuite și până la amenzi și probleme electrice sau sanitare. Este recomandat să ai o sumă de bani bugetată și pusă deoparte pentru astfel de situații neprevăzute, dar cât se poate de obișnuite în activitatea de zi cu zi a unui restaurant.

Nu te baza pe credit

Mulți furnizori oferă clienților fideli un anumit tip de credit – fie sub forma unui discount sau sub a unei perioade de grație la plată, de exemplu. Comanzi produsele luni, le primești marți și achiți factura peste o săptămână.

Această modalitate este foarte utilă dacă business-ul tău este de tip catering pentru evenimente, pentru că tu nu vei primi banii decât după finalizarea evenimentului.

Dacă ești un restaurant sau un bar, e mai bine să nu apelezi însă la astfel de achiziții pe credit. Dimpotrivă – poți verifica să vezi dacă furnizorii tăi îți vor oferi o reducere pentru plata la livrare. Nu uita că și ei au probleme legate de fluxul de numerar, așa că mulți preferă să ofere o reducere dacă plătești imediat.

Fă previziuni în privința fluxul de numerar

Așa cum am discutat și în capitolul de bugetare și previziune financiară, este foarte important să ai un plan. O bună prognozare a fluxului de numerar îți poate semnaliza situațiile în care ai rămâne fără bani, astfel încât să poți gestiona mai bine fluxul de numerar. Cu ajutorul unei astfel de prognoze vei ști când intră și când iese numerarul, vei ști când poți cheltui mai mult și când nu.

Prognozarea fluxului de numerar îți va permite să faci bugetele sezoniere, ceea ce este foarte important pentru restaurante care iau planificarea și profitabilitatea în serios.

Percepe un avansul pentru comenzi

Dacă restaurantul tău face orice fel de catering, îți sugerăm să percepi un avans pentru a salva data. În funcție de politica pe care vrei să o aplici, un avans între 10% și 50% este acceptabil.

Pune deoparte acești bani, chiar dacă evenimentul este la câteva luni distanță. Dacă clientul anulează cu mult timp în avans, trebuie să returnezi cel puțin o parte din avans. Și dacă evenimentul se desfășoară conform planificării, nu vrei să realizezi prea târziu că ai cheltuit acești bani.

Optimizează-ți cheltuielile generale

Dacă te confrunți cu dificultăți frecvente în fluxul de numerar, poate e timpul să reduci cheltuielile generale. Aceasta include salarizarea, inventarul și utilitățile, printre altele.

Verifică facturile de energie și compară ofertele de pe piață pentru a vedea dacă poți obține o ofertă mai bună în altă parte. Analizează meniul și vezi dacă există preparate care pur și simplu nu se vând. Există ingrediente care ar putea fi utilizate mai bine, mai profitabil în altă parte?

Scăderea numărului de preparate din meniu înseamnă că efectuezi mai puțin inventar, ceea ce înseamnă că verificările stocurilor sunt mai eficiente. Redistribuirea ingredientelor reduce, de asemenea, risipa.

Poți reduce și mai mult cheltuielile generale adoptând o funcționare flexibilă. Acest lucru îți permite să ai mai puțini oameni în perioadele lente, dar să ai mai mulți oameni în perioadele aglomerate pentru a ajuta la maximizarea vânzărilor.

Păstrează stocul la un nivel scăzut

Verifică stocurile și asigură-te că sunt suficiente comenzi de mâncare și băuturi alcoolice. Mai bine faci comenzi mai des decât să blochezi banii în produse care se vor comercializa greu și care riscă să iasă din termenul de valabilitate. Dacă ai făcut inventarul și vezi că ai multe produse blocate pe stoc, poate găsești un mod de a modifica meniul sau poți vorbi cu bucătarul șef astfel încât să vină cu câteva propuneri de preparate pe care să le incluzi în oferte speciale pentru clienți.

Păstrează o contabilitate curată

Se întâmplă de multe ori ca afacerile mici de restaurante sau baruri să neglijeze aspectele contabile. Din lipsă de timp sau de oameni. Doar că neglijența aceasta poate duce la facturi neachitate și la surprize neplăcute pe partea financiară și flux de numerar. Și asta se traduce ușor prin lipsuri și probleme care altminteri nu ar trebui să existe. Nu neglija aspecte contabile și financiare, pentru că altfel pierzi din start.

Găsește alternative

Toți proprietarii, toți managerii și mai mult ca sigur toți cei implicați în procesul de comandă stocuri și inventar știu cât de important este să ai un furnizor serios și de încredere care livrează de fiecare dată comenzile la timp. Asta pentru că o livrare ratată costă bani și, mai mult de atât, poate afecta reputația localului tău.

Din acest motiv este important să ai o listă de furnizori secundari pentru produsele tale și, în cazul în care există o problemă la un furnizori principali, să ai imediat o alternativă. Nu poți închide afacerea din cauza unei comenzi ratate!

Anticipează problemele

Faci bugete, faci prognoze, ești atent la fluxul de numerar și totuși unele evenimente pot da tot ecosistemul pus la cale de tine peste cap. De aceea este important să urmărește și alte lucruri care se întâmplă în jurul tău și care ar putea afecta restaurantul.

Deoarece este destul de predictibil, comportamentul oaspeților este influențat de mulți factori, de la sărbătorile naționale până la vreme, la evenimente sportive sau politice. Monitorizarea condițiilor pieței îți va permite să de poziționezi în față.

 

În concluzie…

Atunci când vorbim de activitatea dintr-un local, trebuie să ai un ochi atent la fiecare detaliu. Iar acest lucru este valabil și în privința bugetului – este foarte important să știi întotdeauna câți bani intră și câți ies! Poate că cel mai important sfat este să nu întorci privirea de la o criză în fluxul de numerar, în speranța că problema va dispărea. Pentru că altfel, situația mai mult se va înrăutăți! Așa că urmărește atent fluxul de numerar, așa încât să poți rezolva rapid orice problemă ar apărea pe parcurs.

Pentru ca totul să-ți fie cât mai ușor, în Anexă regăsești un template pentru fluxul de numerar care îți va fi de ajutor.

Show