Fie că deja ai un local sau ești pe punctul de a-ți deschide unul, ori doar iei în calcul să începi o afacere în acest domeniu, cu siguranță știi cât de important este să cunoști cât mai multe despre tot ce implică finanțele unui restaurant. Mai exact, cum să le gestionezi. Din păcate, chiar dacă nu este cea mai plăcută sarcină pe care o ai, nu poți sări peste această etapă. Ba mai mult, este obligatorie! A avea un restaurant fără să ai o politică de bugetare și previzionare, e ca și cum ai conduce mașina cu ochii închiși. Și un lucru e sigur în această industrie: trebuie să-ți perfecționezi constant abilitățile de gestionare a banilor.
În acest capitol îți spunem cum să stabilești bugetul în funcție de costurile pe care lei ai, cum să optimizezi gestionarea finanțelor și să maximizezi profitul.
Pe scurt, buget unui restaurant este o limită financiară pe care o consideri sănătoasă și durabilă pentru afacerea ta. Atenție! Bugetul nu este un forecast de vânzări!
Bugetul este un instrument fundamental prin care proprietarii și managerii unei afaceri pot prezice, cu o acuratețe rezonabilă, dacă localul lor va înregistra profit, va obține un echilibru (break-even) sau va pierde bani. Practic, bugetul este un plan organizațional exprimat în termeni monetari și obligă conducerea să ia în considerare schimbarea condițiilor sau să își adapteze operațiunile pentru a menține profitabilitatea și coerența produselor și serviciilor.
Bugetul este situația ipotetică a unui P&L (Profit & Loss), prin urmare ar trebui să aibă același format ca un P&L lunar pentru restaurante. Un plan de buget transformă o echipă de management reactivă într-o echipă de management proactivă.
Prin bugetare te asiguri că știi care sunt obiectivele business-ului și obiectivele tale financiare. Acest lucru îți permite să examinezi cum funcționează afacerea, să determini ce sisteme și proceduri ai dar pe care oamenii nu le folosesc, precum și ce sisteme trebuie să pui în funcțiune pentru a influența rezultatele în bine. Altfel spus, bugetarea este cheia pentru ca un proprietar sau manager de restaurant să obțină profit intenționat, și nu doar bazându-se pe noroc.
Indiferent cât de atent ești la procedurile și planurile de gestionare a numerarului, e posibil să apară și greșeli în bugetare. Și asta pentru că oricât ar fi de organizat și de detaliat este planul tău, este inevitabil să nu apară la un moment dat și costuri neașteptate. Poate că vrei să cumperi echipamente noi, să renovezi sau să modernizezi o linie de producție – toate acestea implică anumite costuri care trebuie incluse în planul tău de bugetare.
Atunci când localul tău se confruntă cu dificultăți financiare, accesul la linii de creditare este foarte important. Ca și sfat, dacă nu ai făcut-o deja, vorbește cu banca ta despre deschiderea unei linii de credit, la care să poți avea acces în caz de nevoie.
De ce e nevoie să stabilești un buget?
Foarte simplu: ai nevoie de un buget pentru a fi sigur că nu cheltui mai mult decât poți duce. Trebuie să te asigură că afacerea ta este capabilă să mențină veniturile peste cheltuieli și chiar să fie în creștere. Dacă nu ai un buget stabilit, nu te poți aștepta ca afacerea ta să fie de succes și să producă bani pe o perioadă îndelungată.
Mai jos regăsești pașii principali de la care să începi atunci când faci planul de bugetare pentru localul tău. De asemenea, regăsești în Anexă un model de „Business Plan” pentru restaurante, care te poate ajuta.
Mai exact, gândește-te pe ce vei cheltui banii. Este primul pas pe care trebuie să-l faci în gestionarea finanțelor. Care sunt cheltuielile tale? În această industrie, cheltuielile pot varia foarte mult. Iată care sunt cele mai comune dintre acestea:
Tu alegi cum – fie că ții evidența pe caiet sau digital, pe calculator, urmărirea costurilor restaurantului este un pas important pentru o bună gestionare a banilor.
Aici vei ține seama de toate cheltuielile, cât ai plătit și ce forme de plată ai utilizat. Cu cât lucrurile sunt mai clare și precise, cu atât vei putea determina mai bine ce modificări ar trebui să faci atunci când calculezi totalul la sfârșitul fiecărei luni.
Calcularea cheltuielilor la sfârșitul fiecărei luni este la fel de importantă ca și previzionarea vânzărilor. Motivul pentru care trebuie să ai forecastul vânzărilor la zi este destul de simplu: dacă nu ai un capital de lucru permanent, adică dacă nu îți poți acoperi cheltuielile de bază, afacerea ta nu are sorți de izbândă.
Forecast-ul de vânzări are potențialul de a influența fiecare decizie majoră pe care o iei cu privire la localul tău. O astfel de prognoză îți permite să știi când este cel mai bun moment pentru a deschide o nouă locație, ce inventar să comanzi pentru luna următoare și câți angajați ar trebui să ai în diferite perioade ale săptămânii, în funcție de numărul de oaspeți.
Vei vedea că atunci când vine vorba de a urmări vânzările și cheltuielile pe care le ai, folosirea unei soluții digitale este esențială. Deși există software pe care îl poți utiliza exclusiv pentru urmărirea vânzărilor, este întotdeauna mai bine să utilizezi programe special elaborate pentru HoReCa – cum ar fi sistemele POS pentru restaurante.
Cele mai bune sisteme POS destinate localurilor au rapoarte care oferă înregistrări detaliate ale valorilor – cum ar fi vânzările per preparat, per articol, vânzări pe ora din zi / săptămână / lună / an. Îți pot furniza inclusiv comparații între diferite perioade de timp. Mai multe informații găsești în cadrul capitolului „Software și hardware necesare pentru operarea unui local”.
Ai stabilit care sunt costurile localului, le-ai calculat, ai făcut un forecast de vânzări, ai urmărit vânzările din local iar acum trebuie să evaluezi vânzările în funcție de costurile pe care le-ai avut. Pentru a putea construi strategia de bugetare, e bine să determini ca și prim pas câți bani face afacerea ta. Pentru asta vei folosi formula marjei de profit.
Obiectivul tău final este să obții profit – deci să ai cheltuieli mai mici decât veniturile. Dacă situația este inversă, vei ști că trebuie să iei măsuri imediat. Nu te speria dacă în unele luni cheltuielile depășesc veniturile, este posibil să ai anumite cheltuieli care se vor amortiza pe o perioadă mai lungă de timp.
Indiferent de situația ta financiară din acest moment, dacă înveți cum să gestionezi corect finanțele localului tău afacerea ta va ajunge să se bucure de succes continuu.
În general, trebuie să iei măsurile necesare pentru a-ți menține veniturile la o valoare mai mari decât cea a cheltuielilor.
Cum optimizezi gestionarea finanțelor
Ai la dispoziție câteva alternative. Poți crește veniturile, poți reduce cheltuielile din local sau de ce nu, poți folosi ambele soluții.
Pentru a crește veniturile, poți să mărești prețurile din meniu ori să faci în așa fel încât să crești numărul de comenzi sau de preparate comandate. Dacă cea din urmă ți se pare a fi soluția potrivită, atunci trebuie să te gândești la modul în care poți determina clienții să revină în local. Sau poți face un training urmat de implementarea unor proceduri clare pentru ca ospătarii tăi să recomande oaspeților produse cu marjă mai mare de profit. De asemenea, ia în calcul să derulezi campanii în Social Media, pentru a-ți populariza localul și a atrage segmentul de piață pe care îl vizezi.
Dacă, în schimb, consideri că prima soluție (cea de creștere a prețurilor) este cea mai potrivită, atunci lucrurile nu mai sunt chiar la fel de simple… Creșterea prețurilor poate fi dificilă și mai ales riscantă dacă nu ești familiarizat cu proiectarea unei strategii de stabilire a prețurilor.
O altă soluție de optimizare a gestionării finanțelor este reducerea cheltuielilor. Pentru a reduce cheltuielile, va trebui să reevaluezi costurile și să stabilești care dintre acestea pot fi reduse sau chiar fi eliminate complet. Poate găsești un furnizor care îți oferă prețuri mai mici, sau poate poți reduce din personal. Atenție mare dacă vrei să aplici această soluție! S-ar putea ca pe termen lung reducerea cheltuielilor să nu fie tocmai de bun augur!
Maximizează profiturile restaurantului tău
Ai calculat costurile, veniturile, ai făcut un forecast de vânzări, ai urmărit, evaluat și optimizat vânzările. Pasul următor este să găsești de noi modalități de a crește profitul.
Dincolo de efectul principal (acela de a aduce mai mulți bani), creșterea profiturilor are și unele beneficii secundare – precum credibilitatea în fața unei bănci sau în fața unor eventuali investitori.
Eforturile tale de gestionare a finanțelor restaurantului trebuie să rămână consecvente dacă vrei să ai o afacere stabilă și profitabilă. O modalitate simplă de a te asigura că respecți planul de bugetare este de a programa periodic revizuiri zilnice/săptămânale/lunare ale bugetului, astfel încât să poți face toate ajustările necesare. Acestea fiind spuse, ar trebui, de asemenea, să ai planificată o evaluare periodică mai aprofundată a bugetului, care să-ți ofere o imagine generală asupra performanței afacerii tale pe tot parcursul anului.
Copyright © 2021 Restograf
