Inventar

Cu siguranță ai observat că unii comercianți, în special magazinele mari sau care vând multe produse cu amănuntul, ori inventariază produsele după închiderea programului de lucru, ori închid temporar locația. Pentru restaurante însă, aceasta nu reprezintă o soluție – pe deoparte pentru că personalul, la finalul turei, este obosit de regulă și nu poate acorda atenția necesară numărării stocurilor, iar pe de altă parte, închiderea localului o singură zi pe lună îți diminuează încasările.

În cele ce urmează îți vom prezenta ce reprezintă efectuarea inventarului fizic. În primul rând, gestionarul îți va oferi o listă cu toate produsele stocabile pentru fiecare departament în parte. Inventarul fizic se face pe fiecare gestiune în parte, prin urmare vei avea mai multe tipuri de inventariere:

• Inventarierea produselor aflate în stocul magaziei;
• Inventarierea materiei prime aflate în bucătărie;
• Inventarierea produselor aflate în bar.

Ce înseamnă inventarierea fizică a stocurilor?

Inventarierea stocurilor reprezintă acțiunea prin care personalul responsabil (gestionar, șef de departament, supervizor etc.) va număra fizic toate produsele din departamentul în care lucrează. Numărarea produselor din stoc poate fi făcută ori de către o singură persoană (dacă este un local mai mic sau care are la vânzare puține produse), sau chiar de o întreagă echipă în cazul localurilor mari.

Pentru a efectua numărătoarea, noi îți punem la dispoziție fișierele de inventar pe care le găsești în Anexă și care trebuie completate de către cel/cei care numără produsele, apoi trebuie verificate de către tine sau o persoană desemnată și comparate cu datele înscrise în softul de gestiune pe care îl utilizezi. 

• Inventar vesela bucătărie
• Inventar lunar bucătărie
• Inventar zilnic bucătărie
• Inventar pahare bar
• Inventar lunar bar
• Inventar zilnic bar

Inventariere totală sau parțială

În funcție de produsele sau materiile prime pe care le ai în stoc, recomandăm ca gestionarul să efectueze inventarului parțial – altfel spus, inventarierea celor mai vandabile produse sau cu rulaj foarte mare. Inventarierea parțială permite implicare unui număr mai mic de angajați pentru această sarcină, precum și alocarea unui timp mai mic necesar. Anumite materii prime trebuie inventariate zilnic, însă alte categorii pot fi verificate și mai rar, chiar o dată pe lună.

Să zicem că ai o berărie unde, cu precădere, se vând câteva sortimente de bere, precum și cafele. În acest caz, e recomandat ca numărarea stocurilor de bere și cafea să fie făcută zilnic, iar pentru băuturile spirtoase, spre exemplu, o dată la săptămână sau chiar bilunar. Totodată, inventarierea paharelor, a ceștilor sau a veselei din bucătărie, poate fi făcută chiar și o dată pe lună.

Dacă, în schimb, localul tău are o paletă foarte largă de produse care se vând, poți defalca inventarierea pe tipuri de produse. Poți ca într-o zi să programezi inventarierea produselor alcoolice, iar în alta, a ingredientelor din bucătărie.

Oricare dintre opțiunile de mai sus ai alege, nu uita că efectuarea inventarului fizic prin numărarea produselor existente în stoc este un lucru foarte important, cu impact direct în rata profitabilității localului tău!

Verificarea inventarului

După ce gestionarul a terminat de numărat obiectele din inventar, rămâne încă un pas important de făcut pentru a asigura acuratețea acestuia. Așa cum spuneam la început, numărarea produselor existente fizic în stoc, denumite stocuri faptice, este doar primul pas pentru a te asigura de o gestiune corectă. În pasul următor trebuie comparate cifrele înregistrate de către personalul care a efectuat numărarea, cu cele înregistrate în sistemul informatic de gestiune. De obicei, aceste valori sunt verificate ori de către gestionar, ori de către supervizori ori șefii de departament. Stocul existent în sistemul de gestiune se numește stoc scriptic.

O gestiune corectă este cea în care stocul scriptic este egal cu stocul faptic. Diferențele dintre acestea trebuie reglate, iar în acest sens îți vom prezenta care sunt situațiile care ar putea să apară și ce trebuie să faci pentru a le rezolva.

Când stocul scriptic este diferit de cel faptic înseamnă că:

• au fost vândute produse care nu au fost marcate în softul de marcaj și, prin urmare nu au fost încasate – caz care trebuie investigat și, după caz, trebuie ca personalul din tura respectivă să suporte costurile;
• au fost însușite acele produse de către unii dintre angajați, caz în care trebuie să investighezi cine ar fi putut face acel lucru;
• au fost marcate în sistem produse, au fost încasate, însă produsele nu au mai ajuns la oaspete;
• au fost inversate produse în sensul că a fost trecut pe nota de plată unul și a fost oferit altul clientului. Acest lucru se întâmplă destul de des când produsele vândute sunt similare sau au același preț. Dacă produsele au același preț, stocurile se pot corecta de către gestionar. Dacă, în schimb, există diferențe ale prețului de vânzare, atunci suma aferentă trebuie recuperată.

Evidențierea tuturor acestor discrepanțe de mai sus, precum și corectarea stocurilor revine în sarcina gestionarului. În acest sens, un prim pas ar fi renumărarea stocului pentru produsele respective, pentru a verifica dacă nu cumva s-a produs o greșeală în momentul în care acestea au fost numărate. 

Dacă nu, atunci trebuie întocmit un raport de Diferențe la inventar.

Gestionarea diferențelor apărute la inventar

Există posibilitatea ca în urma inventarierilor efectuate să observi că aceeași greșeală se repetă după un anumit tipar. Poți corecta aceste situații prin modificarea articolelor de marcat pentru produsele similare și cu același preț de vânzare. Spre exemplu, dacă localul tău comercializează produse din tutun de diverse sortimente, iar tu ai 4 tipuri de țigări de un anume brand la același tarif, poți crea un singur produs denumit generic, iar stocul va fi numărat per total.

Sistemul de gestiune și marcaj folosit ar trebui să îți permită o înregistrare corectă și completă a tuturor ingredientelor pe care le folosești. Să luăm, spre exemplu o cafea: vânzarea unei cești va trebui să scadă din stoc atât gramajul de cafea utilizat, pliculețul de zahăr oferit, spatula pentru amestec, laptele, precum și naproanele, după caz.

În practică mai există și situații în care anumite produse sunt greu de urmărit, caz în care scăderea faptică a stocului trebuie efectuată de către gestionar periodic. Anumite localuri nu folosesc zahăr la plic, sau miere pentru ceaiul oferit, ci oferă un dispenser pe masa oaspetelui, neputând ști cât de mult sau dacă a folosit acel ingredient. La fel se întâmplă și în cazul olivierelor dispuse pe mese. 

Oricare ar fi situația, analizarea rezultatelor inventarierii este singura modalitate de a descoperi problemele de stoc și de a găsi soluții pentru rezolvarea acestora.