Gestiune

Gestionare stocurilor disponibile la un anumit moment dat, poate fi ceva la fel de simplu ca verificarea sumelor de bani aflate în contul tău bancar. Important este ca atât tu, cât și personalul implicat în procesul de gestiune, să știți tot timpul valoarea livrărilor din depozit, bucătărie sau bar.

Gestiunea conține toată materia primă care se regăsește în localul tău la un moment dat și nu numai. Echipamentele de bucătărie, ustensilele folosite pentru prepararea mâncărurilor și a băuturilor, uniformele angajaților, băuturile sau orice alt produs pe care l-ai achiziționat pentru funcționarea localului, trebuie să fie luate în considerare ca parte a gestiunii. Stocul faptic trebuie să fie egal cu stocul scriptic pe fiecare departament în parte, prin urmare, la efectuarea inventarului, acesta trebuie să fie făcut pe fiecare secție în parte (dar despre acest aspect vom discuta în subcapitolul următor, „Inventar”).

Indiferent de cât de mare sau de mic este localul tău, important este să înțelegi că acțiunea de a controla periodic stocurile este absolut necesară! Dacă ai un restaurant mare, spre exemplu, atunci n-ar strica să iei în calcul angajarea mai multor oameni care să se ocupe de aceste aspecte, sau chiar să creezi un departament special. În cazul unui local mai mic, cu rulaje de stocuri reduse, te poți ocupa chiar tu de gestiune, sau să desemnezi un șef de sală/bar, sau manager.

Ce presupune controlul gestiunii

Controlul eficient al procesului de gestiune trebuie gândit în așa fel încât să te asiguri că sunt întrunite următoarele condiții:

• Gestionarul (sau personalul alocat) va trebui să aibă un set de reguli și proceduri clare de lucru pe care să le urmeze atunci când plasează comenzi și cumpără marfă, iar instrumentele necesare le poți regăsi în acest ghid;
• Trebuie păstrate anumite standarde și create proceduri de respectat odată cu primirea materiei prime de la furnizori;
• În funcție de volumul de preparate vândute în localul tău, trebuie să cunoască procedura care să detalieze frecvența efectuării comenzilor și procesele pentru reconcilierea gestiunii;
• Datele obținute în urma controlului făcut asupra respectării circuitului mărfurilor te vor ajuta ulterior să îmbunătățești toate procesele în vederea unei rentabilități optime a afacerii tale.

Îți recomandăm să apelezi la sisteme informatice care să te ajute să urmărești și să înregistrezi mai ușor gestiunea (mai multe detalii poți găsi în cadrul capitolului „Software și hardware necesare pentru operarea unui local”).

Cum să creezi un sistem eficient pentru urmărirea și înregistrarea gestiunii

Motivul principal pentru care personalul desemnat trebuie să verifice gestiunea este pentru a determina costurile alimentelor și, de aici, să poți deduce marja de profit a localului. Mărfurile depozitate au o valoare contabilă și există tehnici care să te ajute să le valorifici corespunzător. Acest lucru este posibil odată ce te asiguri că gestionarul tău are o evidență clară a materiei prime, precum și a sumelor achitate pentru achiziționarea acestora.

Dacă localul pe care îl conduci este unul cu rulaj mic, ai putea avea tendința de a lăsa la o parte controlul gestiunii. Trebuie să te asiguri că persoana sau persoanele care se ocupă de partea de aprovizionare urmăresc achizițiile în raport cu vânzările pentru a vedea dacă costurile sunt gestionate optim.

În general, controlul gestiunii este un procedeu care consumă destul de mult timp. Mai mult, astfel de înregistrări trebuie să fie actualizate și efectuate cu precizie. Gândește-te că încercând să limitezi timpul sau personalul alocat pentru aceste procese, este posibil să nu ajungi la aceeași rată a profitabilității.

Un mod simplu de urmărire a gestiunii este utilizarea unui tabel de calcul. Acesta trebuie completat cu toate produsele achiziționate în mod frecvent, cu prețurile curente, coroborate cu cantitățile pe care le ai disponibile la ultimul inventar. Așa cum știi foarte bine, costurile materiei prime se modifică în funcție de piață. Iar dacă gestionarul le va actualiza în mod regulat, pe măsură ce va introduce în sistemul ales facturile de achiziție, va putea optimiza gestiunea stocurilor.

În cazul în care vorbim de o locație mare, sistemul de gestiune trebuie să fie cât mai complex, întrucât mai mulți oameni sunt implicați în această activitate. Așa cum spuneam, e posibil chiar ca pentru partea de aprovizionare să creezi un departament dedicat. Totodată, înregistrările de inventar, dacă sunt făcute de alte persoane decât tine, sunt foarte greu sau chiar imposibil de urmărit fără să folosești un sistem informatic.

Indiferent de profunzimea detaliilor utilizate, urmărirea gestiunii îți oferă o viziune bună despre consumabilele disponibile și un bun instrument de utilizat pentru optimizarea costurilor localului tău.

Contabilitatea de gestiune

Contabilitatea de gestiune este utilă atât gestionarului, precum și ție, oferind informații referitoare la eficienţa activităţii pe care o conduci şi la factorii de influenţă a acesteia.

Specificul contabilității de gestiune este identificarea, colectarea, măsurarea, clasificarea şi raportarea informaţiilor folosite de către personalul localului în îndeplinirea funcţiilor de bază ale conducerii eficiente prin planificare, organizare și control.

Potrivit prevederilor din legea contabilităţii nr.82/1991 (http://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/94309), cu modificările ulterioare, ai obligaţia să organizezi şi să conduci contabilitatea proprie, inclusiv contabilitatea de gestiune, adaptată la specificul activităţii. Răspunderea îți revine în primul rând ție, dar și gestionarului. Noi recomandăm utilizarea informatizată a gestiunii prin utilizarea unui software de gestiune.

Contabilitatea de gestiune are la bază un sistem flexibil bazat pe trei obiective manageriale majore:

• să îți ofere informații despre costurile produselor şi alte informații utile;
• să îți ofere informațiile necesare pentru planificare, control şi evaluare;
• să îți ofere informațiile relevante pentru luarea deciziilor cu privire la stocuri.

Astfel de informații din contabilitatea de gestiune vor ajuta gestionarul în identificarea și rezolvarea eventualelor problemelor, iar tu vei putea evalua performanțele obținute de acesta.

Contabilitatea de gestiune este importantă pentru:

• Previzionare, planificare şi control. Având la bază un sistem predeterminat, se pot identifica şi analiza cauzele abaterilor (în special cele negative) care apar ca urmare a decalajelor înregistrate între activitatea efectivă şi cea planificată.
• Comunicare. Informațiile furnizate de către gestionar trebuie să fie clare, concise, utilizând tabele, rapoarte și grafice (după caz), astfel încât să poată fi înțelese cu ușurință şi utiliza de către personalul localului.
• Informare. Gestionarul trebuie să transmită într-un timp cât mai scurt informațiile relevante către managerul superior pentru a lua deciziile care se impun. În acest fel, problemele sau situațiile neprevăzute întâlnite pe parcurs se vor rezolva cât se poate de rapid, iar eventualele pierderi vor fi minimizate.
• Optimizarea costurilor. Costurile cu materia primă îți influențează direct prețurile produselor pe care le comercializezi, iar împreună cu o gestiune corectă te poți aștepta la o rentabilitate bună a afacerii pe care o conduci.
• Măsurarea consumurilor privind producția. Eficiența economică are un principiu fundamental: efort minim, randament maxim! Măsurarea consumurilor cu materia primă necesară în prepararea produselor din meniu reprezintă un aspect relevant, de care trebuie întotdeauna să ții cont.

Organizarea gestiunii…

… presupune mai mulți pași:

• identificarea purtătorilor de costuri şi a unităţilor de măsură;
• stabilirea cheltuielilor cu materia primă;
• crearea de documente şi formulare de evidenţă, necesare pentru identificarea, colectarea şi prelucrarea datelor privind cheltuielile şi producţia obţinută;
• raportarea abaterilor.

Contabilitate de gestiune îți va permite, în primul rând, să controlezi factorii de producţie așa încât să obții produsele finite cu costuri optime. Totodată, se pot urmări mai multe obiective:

• organizarea costurilor de producţie pentru preparatele din meniu;
• organizarea rezultatelor şi rentabilităţii;
• organizarea controlului de gestiune.

În Anexă regăsești câteva proceduri interne privind organizarea gestiunii și fișe pe care le poți adapta în funcție de necesitățile specifice localului tău, care să te în managementul eficient al localului tău:

• Manualul de lucru al gestionarului
• Fișa zilnică de verificare la deschiderea localului
• Fișa zilnică de verificare la închiderea localului
• Fișa de verificare a curățeniei
• Fișa cu produsele perisabile din gestiune
• Formulare de comandă
• Lista de inventariere a stocurilor
• Circuitul mărfurilor

Rolul gestionarului

Rolul gestionarului este de a efectua comenzile de materie primă către furnizorii agreați, de a recepționa marfa conform facturii, verificând cantitativ și calitativ materia primă, și de a înregistra facturile în sistem.

Superiorul său direct ești tu, iar gestionarul trebuie să îndeplinească sarcinile trasate de tine și să-ți comunice toate problemele pe care le întâmpină în timpul programului. Iată principalele sale responsabilități:

• Pregătește și predă marfa/materia primă către bar și bucătărie pe baza formularului intern de comandă;
• Înregistrează în sistem transferurile mărfurilor și materiilor prime predate către bar/bucătărie și le dă la semnat responsabililor;
• Îndosariază formularele interne de comandă și transferurile pe secții, în bibliorafturile destinate;
• Întocmește lista de comenzi pentru furnizori și lista zilnică de cumpărături conform stocului optim agreat;
• Trimite comenzile către furnizorii agreați, respectând stocul optim;
• Recepționează materia primă/marfa de la furnizori sau șofer conform facturilor, verificând cantitativ și calitativ fiecare articol în parte;
• Depozitează marfa/materia primă recepționată în spațiile special amenajate/frigidere pentru fiecare categorie de produs, respectând regula FIFO (primul intrat-primul ieșit);
• Înregistrează toate notele de intrare recepție (NIR) pe baza facturilor și a bonurilor fiscale din ziua curentă;
• Te informează cu privire la toate modificare de preț din sistemul de gestiune și orice problemă de aprovizionare / livrare;
• Efectuează copii pentru fiecare factură și le îndosariază în biblioraftul destinat acestora;
• Înregistrează în sistem foile de consum/deprecieri predate de către barman/bucătar șef, după ce au fost aprobate de tine;
• Îți predă zilnic facturile sau le trimite direct către contabil;
• Verifică zilnic termenul de valabilitate al fiecărui produs din gestiune și te anunță dacă sunt produse cu termen de valabilitate mai mic de 48 ore;
• Asigură în permanență cantitatea de marfă din magazie respectând stocul optim agreat;
• Completează dosarul cu termografele frigiderelor și fișa de recepție marfă (unde va trece temperatura mărfurilor recepționate);
• Te informează cu privire la orice defecțiune din aria sa de lucru;
• Efectuează inventarul tuturor produselor din gestiunea sa.

Găsești mai multe informații, în detaliu, în „Manualul gestionarului” pe care îl regăsești în Anexă.

Circuitul mărfurilor

Pentru ca lucrurile să fie cât mai clare și mai simple, îți arătăm în continuare care va trebui să fie fluxul mărfurilor în localul tău. Am structurat pe departamente ce are de făcut fiecare persoană responsabilă, pentru a te asigura că partea de gestiune a afacerii pe care o conduci este realizată corect.

1. BAR/BUCĂTĂRIE

Responsabil emitere comenzi:

Bar manager / Bucătar șef

Responsabil preluare comenzi:

Bar manager + barmani  / Bucătar șef

Comenzile pe care le plasează în activitatea de zi cu zi pot fi de mai multe feluri:

• Zilnice – către șofer (de exemplu, de legume și fructe);
• Săptămânale – către furnizori;
• Ocazionale – către șofer sau furnizori.

Programul de comenzi trebuie organizat în funcție de specificul localului tău, dar și de zona în care se află localizat. Spre exemplu:

• Zilnic până la ora 16:00 → legume, fructe către șofer;
• Săptămânal, în fiecare luni și joi, până la ora 15:00 → către furnizori.

Efectuează comenzile

Îți punem la dispoziție mai multe formulare care îi vor ajuta pe responsabilii cu această activitate.

• Zilnic completează fișierul atașat în Anexă intitulat „Formular comandă bar-magazie / Formular comandă bucătărie-magazie” cu cantitățile necesare pentru a doua zi și predă formularul gestionarului, până în ora 16:00.
• Zilnic completează formularul de comandă legume-fructe și predă formularul gestionarului, până în ora 16:00.
• Săptămânal, în fiecare luni și joi, dă comandă către furnizori, după efectuarea pașilor următori:

                     – verifică stocul actual de marfă din bar și magaziile barului / bucătărie;

                     – completează formularul de comandă respectând stocul minim-maxim agreat;

                     – transmite comenzile către furnizori.

Efectuează recepția mărfurilor

• Înainte să preia marfa de la furnizori o verifică să fie conform facturii și a informațiilor pe care le-a primit de la bar manager / bucătar șef;
• Preia marfa calitativ și cantitativ prin numărare și cântărire;
• Semnează și îți scrie numele în clar pe factură.

Predă facturile pentru a fi înregistrate în contabilitate

• După recepția mărfurilor, predă gestionarului facturile cu numele în clar și semnate pentru a fi înregistrate în gestiune.

ATENȚIE!

Este obligatoriu să predea în cel mai scurt timp facturile către gestionar pentru a fi înregistrate, deoarece orice marfă neînregistrată din gestiune se consideră marfă de contrabandă și ești pasibil de amendă în cazul unui eventual control!

Depozitează marfa

Depozitează marfa în bar și magaziile barului / spațiile de depozitare din bucătărie respectând regula FIFO (first in, first out). Această regulă generală îl ajută să-și gestioneze stocul cel mai bine în ideea de a se asigura că nu va avea pierderi. Fiecare produs sau materie primă are un termen de valabilitate, iar acesta trebuie să se asigure că produsele mai vechi sunt vândute primele.

Preia marfa de la gestionar

În fiecare dimineață, gestionarul predă marfa solicitată cu o zi în urmă, împreună cu formularul de transfer.

Va verifica cantitativ și calitativ marfa conform formularului de transfer și îl va semna.

După ce a predat facturile gestionarului, acesta va aduce produsele aferente transferurilor.

Verifică formularele de transfer, să fie conform facturii, atât ca denumire cât și cantitate.

Semnează transferul după ce l-a verificat foarte atent și îl predă gestionarului. 

2. GESTIONAR

Este responsabil de emiterea comenzilor, preluarea și distribuirea produselor de la furnizori.

Comenzile pe care le plasează în activitatea de zi cu zi pot fi de mai multe feluri:

• Zilnice – către șofer (de exemplu, de legume și fructe);
• Săptămânale – către furnizori;
• Ocazionale – către șofer sau furnizori.

Programul de comenzi trebuie organizat în funcție de specificul localului tău, dar și de zona în care se află localizat. Spre exemplu:

• Zilnic până la ora 17:00 → legume, fructe către șofer;
• Săptămânal, în fiecare luni și joi, până la ora 15:00 → către furnizori;
• De două ori pe lună, în fiecare luni, până în ora 13:00 → către furnizori.

Cum se efectuează comenzile

Comenzile către șofer:

• Preia zilnic necesarul intern bar-magazie și bucătărie-magazie de la bar manager și bucătar șef, până în ora 16:00;
• Verifică stocul actual din magazie conform necesarelor interne bar-magazie și bucătărie-magazie;
• Întocmește lista zilnică de cumpărături pentru șofer, respectând stocul minim/maxim;
• La terminarea programului, îți predă lista zilnică de cumpărături.

Comenzile pentru legume-fructe:

• Preia zilnic formularul de legume-fructe de la bar manager și bucătar șef ,până în ora 16:00;
• Dă comanda către furnizor până în ora 17:00.

Săptămânal, în fiecare luni și joi, dă comanda către furnizori, după efectuarea următorilor pași:

• Verifică stocul actual de marfă din magazii;
• Completează formularul de comandă respectând stocul minim/maxim agreat;
• Contactează furnizorii și le transmite

Recepția mărfurilor:

• Înainte să preia marfa de la furnizori, o verifică să fie conform facturii;
• Preia marfa calitativ și cantitativ prin numărare și cântărire;
• Semnează factur

Depozitarea mărfurilor:

Depozitează marfa în magazii respectând regula FIFO și completează o fișă de evidență a    temperaturii pentru materiile prime recepționate.

Înregistrarea facturilor

• Imediat ce a depozitat marfa în magazii înregistrează în sistemul de gestiune facturile de achiziție;
• Emite NIR (nota de intrare-recepție) în așa fel încât să fie identică cu factura, atât ca produse, cât și cantitativ;
• Semnează NIR (nota de intrare-recepție) și o atașează facturii originale;
• Face copii xerox atât facturii cât și NIR-ului și le arhivează în biblioraftul special destinat;
• Îți predă facturile originale împreună cu NIR-urile la terminarea programului de lucru sau le trimite direct către contabilitate.

ATENȚIE!

Este obligatoriu să înregistreze toate facturile venite în aceeași zi și să nu lase nicio factură neînregistrată pentru următoarea zi, deoarece acest fapt înseamnă evaziune fiscală și poate duce la închiderea localului tău!

Formularele de transfer

De fiecare dată când predă marfa, gestionarul este obligat să creeze un formular de transfer, care va trebui să fie semnat de către responsabilii din bar sau bucătărie odată cu primirea produselor sau ingredientelor.

Totodată trebuie să:   

• verifice ca formularele de transfer să fie conform formularelor interne bar-magazie și bucătărie–magazie;
• semneze transferul după ce l-a verificat foarte atent și îl predă responsabililor din bar sau bucătărie;
• se asigure că toate formularele de transfer sunt semnate de către responsabilii din bar și bucătărie după predarea mărfurilor și le îndosariază în biblioraftul dedicat acestora.

Predarea mărfurilor către bar și bucătărie

• În fiecare dimineață pregătește marfa conform formularelor interne bar- magazie și bucătărie–magazie pentru a o preda responsabililor din bar și bucătărie;
• Înregistrează transferul în sistemul de gestiune conform produselor și cantităților solicitate;
• Listează formularul de transfer, îl verifică și îl semnează;
• Duce marfa pregătită în bar și bucătărie, o predă responsabililor verificând împreună formularul de transfer;
• După ce predă marfa, va lua transferul semnat de către responsabilii din bar sau bucătărie.

Informațiile prezentate în acest capitol sunt prezentate într-o schemă de lucru cât mai complexă, pentru localuri de dimensiuni mari. Utilizarea acestor proceduri și procese reprezintă varianta ideală, iar dacă organigrama localului tău este mult mai restrânsă, aceste sarcini pot fi împărțite către personal angajat.

În atașamentele pe care ți le-am pus la dispoziție în Anexă vei găsi, pe larg, toate informațiile de care ai nevoie, pornind de la fișe de post pentru fiecare angajat în parte, proceduri de lucru, modele de formulare pentru fiecare dintre procesele legate de stocuri, formulare de comandă, atât interne cât și pentru furnizori. Am creat aceste documente pentru a îți oferi tot suportul necesar în administrarea eficientă a business-ului tău.