Pentru a avea o afacere de succes, trebuie să te asiguri că în restaurantul tău există un proces de cumpărare foarte bine pus la punct. Astfel, este necesar să te asiguri că vei alege produsele și ingredientele necesare, în cantități adecvate, la cel mai bun preț și bineînțeles, la momentul potrivit.
În acest capitol vei afla tot ce trebuie să știi despre achiziționarea produselor – de la surse de aprovizionare și criterii de selecție a mărfii, la proceduri de cumpărare, de la selectarea furnizorilor la metode de negociere, precum și metode de a face economii în procesul de achiziții.
Fiecare local, în funcție de mărime și de complexitatea meniului, are proceduri de cumpărare diferite atât pentru bucătărie, cât și pentru bar. Dar există o regulă pe care trebuie să o respecți întotdeauna: să te asiguri că vei cumpăra doar necesarul preconizat până la următoarea livrare.
În acest fel, te asiguri că alimentele și băuturile rămân proaspete și vor putea fi folosite pentru a crea preparate de excepție. Toate alimentele se deteriorează în timp, unele mai repede decât altele. Iar persoana pe care o vei desemna pentru a se ocupa de partea de achiziții trebuie să se asigure că sunt comandate numai acele cantități care vor fi utilizate imediat sau în viitorul apropiat.
Surse de aprovizionare
În funcție de locația afacerii tale, ai la dispoziție diferite surse de aprovizionare. Dacă ești într-un oraș mare, vei avea o varietate mai mare de furnizori decât în orașele mici și comunitățile izolate.
În primă fază este important să stabilești un contact cu furnizorii disponibili în zona ta, cum ar fi producători locali, distribuitori, importatori, mici comercianți și alții. În general, persoana responsabilă de achiziții va contacta cât mai mulți furnizori pentru a obține ingredientele necesare – pe de o parte pentru a se asigura că va achiziționa cele mai bune produse în raport calitate-preț, și pe de alta pentru a nu se regăsi în situația în care vreun ingredient va lipsi din stoc.
După ce ai stabilit partenerii cu care vei lucra, e important să dezvolți o relație cât mai strânsă cu aceștia, pentru a te asigura că întreg procesul de achiziție este fluent și decurge fără probleme. Din acest punct de vedere, trebuie să ai în vedere ce termene de plată vei agrea cu furnizorii, pentru a fi sigur că facturile emise de către aceștia vor fi plătite la timp.
La elaborarea necesarului de achiziții, persoana desemnată trebuie să ia în calcul faptul că există două mari categorii de materii prime/ingrediente în funcție de data expirării: perisabile și neperisabile.
Ingrediente perisabile. În rândul produselor perisabile se înscriu o mulțime de alimente – de la legume și fructe, pește și fructe de mare, până la carne proaspătă și produse lactate. Dacă vrei să te bazezi pe alimente care au o durată mai mare de valabilitate, o soluție este să optezi pentru alimente congelate (produse din carne, legume, pește). În acest fel, procesul de achiziție va fi simplificat, întrucât comenzile plasate vor fi mai rare, iar depozitarea materiei prime se poate face ușor în congelator. De regulă, perisabilele sunt cumpărate frecvent pentru a asigura prospețimea alimentelor.
Ingrediente neperisabile
Articolele neperisabile includ produse uscate, făină, condimente, băuturi. Pentru achiziția acestor tipuri de produse poți lua în calcul comenzi săptămânale sau chiar lunare. Trebuie să iei în considerare și dimensiunea spațiului de depozitare pe care o ai la dispoziție, dar, în același timp, să te asiguri că nu vei comanda prea multe produse greu vandabile. Nu este indicat să rămâi cu banii „blocați” în materie primă care se vinde foarte greu.
Doar pentru că anumite produse nu se strică repede, asta nu înseamnă că e nevoie să le cumperi în cantități mai mari decât ai nevoie. Mai ales că banii cheltuiți astfel ar putea fi foarte bine investiți în alte segmente ale afacerii.
Factori care influențează prețurile
Prețurile materiei prime fluctuează pe parcursul anului din cauza mai multor factori, precum sezonalitate, condiții meteo, costuri de transport, disponibilitate în zona în care îți desfășori activitatea.
Sezonalitate. Din punctul de vedere al sezonalității, atunci când oferta pentru anumite produse este ridicată și costurile tale de achiziție vor fi mai mici. Să luăm, spre exemplu, prețul legumelor. În perioada de vară-toamnă vei găsi legume și fructe de la producători locali, însă în perioada iernii multe dintre acestea, provenind din import, vor avea prețuri mai ridicate.
Condițiile meteo: condițiile nefavorabile de vreme au un impact major asupra costului alimentelor. Secetă, inundații, grindină sau îngheț – toate aceste fenomene au afectat tot mai multe zone agricole importante din lume, provocând o creștere accelerată și generalizată a prețurilor.
Costuri de transport: dacă prețul carburantului crește, automat crește și prețul produselor care trebuie transportate la piață. Majorarea prețului combustibililor se reflectă destul de rapid în prețul produselor pe care le achiziționezi. În astfel de situații, îți recomandăm să optezi pentru furnizorii care se află în vecinătate pentru a te asigura atât de rapiditate în livrarea materiei prime, cât și de costuri mai scăzute.
Costul materiei prime: anumite tipuri de alimente sunt comercializate ca materie primă – precum cerealele, carnea, peștele sau condimentele. Astfel, pe baza cererii și a ofertei, prețurile acestor bunuri fluctuează și ele – în măsura în care cei care tranzacționează aceste produse în cantități mari vând și cumpără produse. Cam ca la bursă.
Aspecte de care să ții cont când cumperi marfă
Înainte de a achiziționa produsele destinate vânzării sau ingredientele necesare pentru preparatele din meniul tău trebuie să iei în calcul câteva aspecte:
Când vei folosi produsul
În funcție de perisabilitatea produsului, trebuie să te gândești foarte bine ce cantități vei achiziționa. În special când vorbim de produse, trebuie să te iei în calcul că, din cauza termenului de valabilitate foarte scurt, produsele pot expira în caz că nu se vând, iar sumele respective vor constitui pierderi.
Pentru produsele neperisabile, chiar dacă termenul de valabilitate este mai mare, trebuie să te asiguri că nu îți vei constitui stocuri mult prea consistente, întrucât sumele alocate nu vor aduce profit.
Care furnizori oferă cel mai bun raport calitate/preț
Așa cum spuneam, pentru fiecare dintre materiile prime pe care le utilizezi trebuie să colaborezi cu cel care îți oferă cel mai bun raport preț/calitate. Acest lucru este posibil doar dacă ajungi să cunoști foarte bine piața, oferta tuturor furnizorilor din zona în care îți desfășori activitatea.
Timpul de livrare
Un alt aspect foarte important este cel legat de termenul de livrare, mai ales în cazul produselor cu termen de valabilitate scăzut, pentru care ești nevoit să faci comenzi frecvente. Pentru a te asigura de un timp de livrare optim, trebuie să optezi, pe cât posibil, pentru furnizorii sau producătorii locali, din apropierea restaurantului tău.
Toate produsele pe care le vei comanda trebuie și pot fi comandate în funcție de anumite specificații. Spre exemplu, carnea poate fi achiziționată în funcție de tăietură, grăsime, calitate, vârstă. Fructele prelucrate și legumele pot fi comandate după grad, dimensiune, țara de proveniență și chiar modul de ambalare.
Alegerea materiei prime în funcție de specificații trebuie să o faci împreună cu bucătarul șef întrucât, conform rețetarului pentru fiecare produs în parte din meniu, trebuie alese anumite ingrediente.
Același lucru este recomandat și pentru produsele din bar. Spre exemplu, în cazul în care optezi pentru cafea proaspăt măcinată va trebui să gândești foarte bine cantitățile pe care le comanzi.
În cele ce urmează o să îți prezentăm un model optim de efectuare a comenzilor, care poate suferi modificări în funcție de specificul localului tău, precum și de fluctuațiile în numărul de oaspeți. Anumite restaurante sunt bazate pe servirea clienților în special în cursul săptămânii pentru micul dejun și prânz, în schimb altele se bazează pe un număr mare de clienți în week-end-uri și seara.
Pentru bucătărie, decizia de achiziție trebuie făcută de către bucătarul șef. Acesta va trimite comanda către gestionar care deține lista de furnizori, contacte, termenele de livrare. Bucătarul șef va completa o fișă de comandă cu toate produsele care îi sunt necesare, iar gestionarul, în funcție de produsele existente pe stoc în acel moment, va plasa comenzile către furnizori.
Același lucru se întâmplă și în bar, unde persoana desemnată pentru elaborarea fișelor de comenzi, de regulă șeful de bar, va transmite necesarul către gestionar ori de câte ori este nevoie, preferabil în fiecare seară, după închiderea localului.
În Anexă vei regăsi câteva fișiere care să te ajute în fluidizarea proceselor de achiziții din localul tău.
În continuare vom trece prin flow-ul general de comenzi și responsabilități. Așa cum îți spuneam, zilele și orele de plasare a comenzilor trebuie actualizate în concordanță cu orarul de deschidere a restaurantului, precum și în funcție de termenele de livrare agreate cu furnizorii.
Comanda nr.1 (către furnizori bucătărie/bar)
Se transmite de către gestionar, recomandabil în zilele de Luni și Joi, până maxim la ora 15:00 pentru a te asigura că furnizorii pe care i-ai ales sunt în timpul programului de lucru. În funcție de specificul localului tău, precum și de disponibilitatea produselor din partea furnizorilor, poți alege/seta alte zile în care să plasezi comenzile.
Recepția produselor comandate se face de către gestionar calitativ și cantitativ, iar transportul acestora în magazia gestionarului se face împreună cu manipulantul. Acolo unde nu există manipulant, va fi făcut de către gestionar.
Comanda nr.2 (către gestionar)
Pentru efectuarea acestei comenzi îți punem la dispoziție, în Anexă, fișierul „Comandă internă bucătărie/bar – magazie” care se va folosi de către bucătar șef sau șeful de tură împreună cu responsabilul de bar pentru a comanda de la gestionar materii prime, materiale de curățenie și auxiliare.
Recomandăm completarea acestui formular la închiderea restaurantului, în fiecare seară.
Produsele comandate vor fi predate de către gestionar în dimineața următoare, cu cel puțin o oră înainte de deschiderea localului, împreună cu fișa de transfer.
Pentru zilele vineri, sâmbătă și duminică comanda va fi transmisă la sfârșitul zilei de joi, după închiderea locației.
Comanda nr.3 (către furnizori BAR)
Se transmite de către gestionar, recomandabil în zilele de luni și joi, până maxim la ora 15:00 pentru a te asigura că furnizorii cu care lucrezi sunt în timpul programului de lucru. În funcție de specificul localului tău, precum și de disponibilitatea produselor la furnizorilor, poți alege/seta alte zile în care să plasezi comenzile.
Recepția produselor comandate se face de către gestionar calitativ și cantitativ, iar transportul acestora în magazia barului se face împreună cu manipulantul. Acolo unde nu există manipulant, va fi făcut de către gestionar.
Comanda nr.4 (către șofer pentru produse care nu vin de la furnizori)
Această comandă se transmite către șofer, în fiecare dimineață, până maxim la ora 10:00 (sau la altă oră în funcție de programul localului).
Șoferul va preda produsele comandate către gestionar, acesta le va verifica calitativ și cantitativ, și le va depozita în magazie.
Comanda nr.5 (pentru materiale de curățenie și auxiliare)
Pentru această comandă îți punem la dispoziție, în Anexă, fișa „Necesar sală“, care trebuie completată de către supervizori împreună cu personalul care se ocupă de curățenie.
Acest formular se va completa zilnic la închiderea localului și va fi transmis către gestionar. Produsele vor fi predate în dimineața următoare, cu cel puțin o ora înainte de deschidere.
Pentru zilele vineri, sâmbătă și duminică comanda va fi transmisă la sfârșitul zilei de joi, după închiderea locației.
Dacă am stabilit care este fluxul de comandă, hai să vedem și care sunt angajații implicați în acest proces și ce responsabilități revine fiecăruia, așa încât lucrurile să fie cât mai bine organizate.
Bineînțeles că acest lucru nu înseamnă că trebuie neapărat să angajezi o persoană pentru fiecare funcție în parte. În funcție și de mărimea localului, dacă nu ai toate aceste posturi ocupate, sarcinile respective se vor împărți personalului existent.
Gestionar
Bucătarul șef
Șeful de bar
Personalul de curățenie
Șoferul
Putem fi cu toții de acord: procesul de achiziții poate da oricui bătăi de cap dacă nu e bine pus la punct. Probabil dai comenzi o dată sau de două ori pe săptămână, ori poate chiar de mai multe ori pe zi. Indiferent de frecvență, achizițiile reprezintă o mare parte din activitate. Și dacă lucrurile nu sunt bine organizate, se creează un talmeș-balmeș.
Când vine vorba de achiziții, trebuie să fii atent chiar și la cele mai mici detalii – altfel riști să cheltui bani în plus, mai mult decât ar fi necesar. Ori asta înseamnă pierderi în profit sau, mai rău, faliment.
De aceea, ar fi bine să ții cont de cinci aspecte care te pot ajuta să plasezi mai eficient comenzi. Și să rămâi și cu mai mulți bani în buzunar.
Managementul unui local e mai mult decât consumator de timp. Și trebuie să-ți împarți constant atenția în o mie și una de direcții. Așa că e de înțeles de ce ți-ar fi mai simplu ca în fiecare săptămână, când trebuie să plasezi comanda de carne de vită tocată, spre exemplu, pur și simplu să comanzi aceeași cantitate ca în săptămâna precedentă. Faci economie de timp și nu mai ai bătăi de cap… Ei bine, nu!
O astfel de abordare te costă mulți bani. Dacă, de fapt, ai nevoie de o cantitate mai mică decât săptămâna trecută? Atunci rămâi cu un surplus de marfă inutil, care se va altera. Deci ai dat banii degeaba.
Sau din contră… dacă urmează un eveniment important și vei avea mai mulți clienți decât de obicei? Dacă ai prea puțină marfă nu vei putea satisface cererile și onora toate comenzile. Iar asta înseamnă oaspeți nemulțumiți.
De aceea e important să fii atent. Urmărește trendurile de consum și vezi dacă un anumit produs se află constant pe o pantă descendentă sau numărul mai mic de comenzi dintr-o săptămână e doar întâmplător. La fel și invers – estimează numărul de clienți pe care urmează să-l ai și în funcție de factori externi (de exemplu sărbători naționale, zile speciale sau chiar evenimente sportive).
Când știi aproximativ cât de mare va fi cererea, vei ști și cantitatea de marfă care trebuie achiziționată și poți ajusta comenzile.
Atunci când comanzi sute de produse săptămânal, e dificil să urmărești exact cât te costă fiecare aliment în parte. Și, ca să fim sinceri, probabil oricum plătești mai mult decât ar trebui, pentru majoritatea produselor.
Poate prețul a crescut ușor, de la o săptămâna la alta, fără ca măcar să-ți dai seama. Sau poate achiziționezi produsele la un preț mai mare decât restaurantul de lângă tine. Ori, dacă ai mai multe locații, poate valoarea facturilor este diferită, deși cumperi aceleași ingrediente. Indiferent de situație, asta te costă bani.
Furnizori diferiți negociază diferit prețurile. Unii le stabilesc punctual, alții la volum. Așa că trebuie să fii foarte bine organizat. Așa e mai simplu să vezi exact cât ai plătit în trecut pentru aceleași produse și să vezi evoluția prețurilor. Ultimul lucru pe care ți-l dorești e ca acestea să crească fără să-ți dai seama. De ajutor e să investești într-o soluție de software care să-ți permită să monitorizezi mai ușor achizițiile.
Pentru a te asigura că ai profit, e musai să stabilești un buget săptămânal. De ce? Pentru că te va ghida în procesul de achiziții. Ai un target în care trebuie să te încadrezi, așa încât poți ajusta comenzile pentru a respecta bugetul alocat. Asta înseamnă să cumperi înțelept, nu nesăbuit. Și vei economisi bani. Pentru că, așa cum am mai spus, surplusul de marfă îți aduce pierderi în profit.
Atunci când plasezi comenzile în funcție de bugetul alocat, pur și simplu iei decizii inteligente. Și nu vei mai sfârși prin a achiziționa bucata aceea de carne premium pe care furnizorul încearcă să te convingă s-o iei, dacă asta înseamnă cheltuieli mai mari, decât dacă știi sigur că îți permiți.
Cum spuneam, nu ar trebui să ai încredere oarbă în furnizorii cu care lucrezi. Desigur, poate ai o relație excelentă cu ei. Dar la fel de bine se prea poate să profite de tine și uneori chiar neintenționat! Dar dacă nu ești atent, de ce ți-ar atrage ei atenția atunci când cheltui prea mult?
Nu merge niciodată la o întâlnire cu furnizorii fără să te pregătești înainte (deși probabil că așa faci de obicei). Fă-ți temele înainte! Pentru asta, pune-ți câteva întrebări:
Dacă cunoști datele despre achizițiile recente și ai tabele detaliate, vei putea purta o negociere mai eficientă cu furnizorii. Și vei culege roadele apoi.
Toate aspectele despre care am vorbit implică un efort și un consum mai mare de timp pe care majoritatea proprietarilor de localuri nu-l au. De aceea e bine să găsești metode pentru a-ți ușura treaba. Suntem în secolul 21! Tehnologia care poate fi folosită într-un local a avansat mult. Ba chiar, un software performant poate prelua mare parte din sarcinile anevoioase. Cu ajutorul unor astfel de soluții poți construi și monitoriza bugetul, în timp ce altele te ajută să compari prețurile ingredientelor. Iar cele mai bune fac totul! Așa că cercetează variantele existente, cântărește opțiunile și alege ce se potrivește cel mai bine pentru localul tău.
În concluzie… pașii pe care îi iei în procesul de achiziții au un impact foarte mare asupra profitului. Iar pentru a te asigura că plasezi comenzile cât mai eficient e important să monitorizezi stocurile, să stabilești un buget, să monitorizezi prețurile și să ai negocieri productive cu furnizorii tăi.
Pe piață există o mulțime de furnizori cu care ai putea lucra. Și oricât de repede ai vrea să parcurgi etapa de selectare a partenerilor, e important să-ți iei timpul necesar și să faci o analiză atentă a ofertei. De ce?
Pași în alegerea furnizorilor:
Alegerea furnizorilor este doar un prim pas și nu înseamnă că nu pot apărea și schimbări atunci când situația o impune. Pentru aceasta, e nevoie să te bazezi pe un sistem de măsurare a performanței. Este important să faci un audit (atât la fața locului cât și în documente) pentru a verifica dacă furnizorii respectă ceea ce au promis, dacă nu cumva apar breșe de calitate, dar și pentru a-ți putea da seama care sunt punctele tari și slabe ale respectivului furnizor. Un astfel de audit trebuie făcut atât înainte de a semna contractul cât și ulterior, în mod regulat (de exemplu, o dată pe an).
De ajutor în acest sens îți vor fi anumite raportări regulate (săptămânale sau lunare), făcute pe baza unor criterii decise în avans – precum respectarea termenelor, variații de calitate, viteză de răspuns etc.
Nu în ultimul rând, cere feed-back de la furnizori, află cum vede el acest parteneriat și ce ați putea face pentru ca întregul proces să fie îmbunătățit.
Nu uita că e vorba de un proces win-win, în care toate părțile implicate trebuie să câștige. De aceea e important să fii onest și corect și să înțelegi că și furnizorul trebuie să facă profit, ca și tine.
Cum să dezvolți o relație bună cu furnizorii tăi
Pentru ca lucrurile să meargă șnur și procesul de achiziții să decurgă cât mai bine, trebuie să construiești un parteneriat solid cu furnizorii tăi. Orice relație de succes este construită pe câteva principii de bază: încredere, respect, comunicare și adoptarea unei viziuni comune.
La modul concret…
Dacă tu faci tot ce poți pentru a-ți respecta rolul, în schimb nu ești deloc mulțumit de atenția pe care furnizorul o acordă afacerii tale… e timpul să iei în calcul alte opțiuni.
Mai multe detalii și informații despre selectarea furnizorilor regăsești și în cadrul capitolului „Furnizori și producători”.
În viața unei organizații din industria HoReCa, „conflictul comercial” sau, altfel zis, diferența de interese între părți, poate apărea în nenumărate momente și, mai mult decât atât, este normal să apară! Dan Cantaragiu, Managing Partner Scotwork, un om cu o bogată experiență managerială și background antreprenorial, trainer și expert în negociere, explică când ar trebui folosită negocierea, cum te pregătești și ce tehnici poți aplica atunci când negociezi contractele.
Este normal ca tu, ca manager de achiziții, să îți dorești prețuri mai mici sau termene de plată mai bune de la un an la altul, iar furnizorul tău să aibă așteptări contrare. Este natural să vrei să organizezi un eveniment pentru un client, cu un tarif mai mare per participant, pe când clientul preferă un tarif mai mic. E firesc să ceri diminuări de chirie sau garanții mai reduse, pe când proprietarii de spații, la fel de firesc, să vrea măriri. Ca să nu mai vorbim despre tratarea reclamațiilor de la clienții nemulțumiți, discuțiile cu angajații noi sau cu cei vechi care cer măriri de salarii, „ciorovăiala” cu omul de marketing care cere bugete mai mari de Social Media și așa mai departe…
Chiar dacă nu ne dorim, aceste diferende permanente ne însoțesc inevitabil în viața profesională de zi cu zi. Este precum funcționarea unui angrenaj bazat pe roți dințate – fără legătură între roți nu funcționează ansamblul; pe de altă parte șocurile dintre piese, inerția și și forțele de frecare dereglează mecanismul, produc zgomote și riscă să ducă la blocaj. Cum ai putea totuși diminua aceste efecte nedorite? În afaceri, negocierea joacă rolul lubrifiantului. Negocierea este procesul prin care ajungem să obținem diferite tipuri de contracte, înțelegeri sau acorduri între părțile implicate, astfel încât toată lumea să iasă în câștig și să fie dispusă să continue colaborarea. Negocierea este calea pe care o propunem pentru a maximiza profitabilitatea, a reduce cheltuielile sau a descoperi oportunități noi, totul bazat pe recunoașterea faptului că ambele părți au interese legitime de care vom ține cont. Negocierea reprezintă, în esență, un proces de schimb de concesii reciproc avantajos.
Despre negociere putem discuta zile întregi. Ca și la fotbal sau în politică, toată lumea se pricepe și știe exact ce înseamnă să fii un bun negociator. Totuși, și în acest domeniu, există lăutari, care cântă foarte bine după ureche (adică din experiența acumulată în timp, învățând pe propria piele și pe propriul buzunar) dar există și muzicieni culți, care au Conservatorul și folosesc toată teoria disponibilă pentru o muzică elaborată. Ambele categorii (dar și cei care se află între aceste extreme) au susținătorii lor. De aceea, încercăm în continuare să-ți prezentăm o privire de ansamblu asupra procesului de negociere și a competențelor necesare pentru a-ți dezvolta abilitățile în acest domeniu.
Când folosim negocierea?
O primă recomandare este ca, pentru rezolvarea conflictelor comerciale despre care vorbeam mai sus, să încerci să folosești instrumentul potrivit. Negocierea nu este singura metodă. De exemplu, uneori poți pur și simplu să cedezi în fața unei cereri de la un client nemulțumit, dacă costul este infim și astfel eviți un nedorit conflict în public. Sau poți apela la tocmeală, ca la piață, atunci când miza e mică și nu ai timp de pierdut. Iar întotdeauna merită să încerci să îl convingi pe celălalt de propria ta dreptate – nu vei reuși întotdeauna, dar când îți iese, ai marele avantaj că nu dai nimic la schimb!
Totuși, când mizele sunt importante sau când ai de-a face cu oponenți duri, care știu ce vor, aceste metode alternative nu prea mai dau rezultate. Iată cele patru situații în care recomandăm să apelezi la negociere:
O dată ce ai pornit pe calea negocierii, etapa care probabil face diferența cel mai des este, din nefericire, și cea mai neglijată – și anume pregătirea negocierii. Din studiile în domeniu (cercetare 2019 Scotwork la nivel global, 5400 de respondenți, 31 de țări) reies câteva comportamente nedorite la acest capitol:
De prea multe ori, așa cum vorbeam, oamenii procedează lăutărește, bazându-se pe propria experiență obținută în negocieri anterioare. Partea neplăcută este că uneori dai peste specialiști care s-au pregătit cu adevărat și riști să fii surprins de cererile acestora. Întotdeauna în timpul pregătirii ar trebui să iei în calcul anumite aspecte, enumerate mai jos:
Negocierea nu este un sport – nimeni nu se va așeza la masa de negociere de amorul artei sau din pasiune, ci doar pentru că are un interes. Asta înseamnă de fapt că, dacă cel de dincolo de masă este de acord să începeți o negociere, are nevoie de ceva de la tine. Există două tipuri de interese: ori este motivat de o posibilă recompensă pe care tu o poți oferi (bani mai mulți sau mai repede, volume mai mari, calitate mai bună etc.) ori interesul provine din nevoia de a evita o posibilă sancțiune pe care o poți aplica (scăderea volumelor, scăderea profitabilității, clauze de penalitate contractuale sau chiar încetarea colaborării).
Recomandăm ca înainte de orice negociere să faci o analiză atentă a acestor surse de putere ale celor două părți – în felul acesta vei descoperi ce arme ai la îndemână pentru a obține ceea ce îți dorești.
Un alt element important este cunoașterea în avans a limitelor pe care nu le poți depăși. Chiar dacă îți dorești foarte mult un anumit spațiu, peste un anumit cost pe metru pătrat afacerea nu va fi profitabilă. Nu vei semna cu un furnizor pe un anume preț dacă vei găsi același produs mai ieftin în altă parte. Nu vei fi dispus să scazi oricât de mult prețul unui eveniment, indiferent de numărul de participanți, pentru că vei ajunge să pierzi bani. Secretul este ca toate aceste limite să fie calculate clar și exact în avans – în timpul negocierii nu vei avea timpul și liniștea necesare pentru a face aceste socoteli.
O zicală celebră spune că „dacă nu ști încotro te îndrepți, s-ar putea să ajungi fix acolo!”. Exact din acest motiv ar trebui să îți fixezi țintele dorite înainte de negocierea propriu-zisă. Fă o listă cu toate elementele pe care vrei să le atingi în timpul negocierii (prețuri, termene, garanții, durate etc.) fixând pentru fiecare în parte valoarea cu care îți dorești să ieși din negociere (acest lucru se numește „intenție”). Intenția ar trebui să fie o valoare realist-optimistă care, odată atinsă, îți garantează succesul. Tot la acest capitol este esențial să îți fixezi prioritățile – nu poți presupune că vei putea obține orice, de aceea e sănătos să știi în avans la ce poți renunța (adică pe ce elemente vei face concesii și pe care nu).
Tot în avans este important să faci o analiză a informațiilor. Iarăși apar două aspecte de luat în calcul. Pe deoparte, este important să determini de ce date și informații ai nevoie pentru a avea succes în negociere. Pe unele le poți afla din terțe surse (internet, prieteni sau colaboratori din domeniu sau chiar ceea ce se numește „business intelligence”) dar pe altele nu. De aceea, este foarte bine să ai pregătită în avans o listă detaliată de întrebări, care-ți vor da șansa să afli anumite elemente necunoscute. Pe de altă parte, există informații pe care tu le cunoști și va trebui să decizi în avans ce vei dezvălui și ce nu în timpul negocierii. Și mai ales, când vei dezvălui respectivele detalii!
Orice negociator priceput intră în negociere pregătit să ofere concesii. Esențial nu este ce dai, ci ceea ce primești în schimb. Deseori, concesii relativ puțin importante pentru tine valorează enorm pentru ceilalți și vei putea obține la schimb lucruri cu adevărat importante pentru tine. Exemple des întâlnite poți găsi în aspectele logistice, în listarea unor produse noi ale furnizorului sau în discuțiile legate de disponibilitatea unui spațiu.
Există o distincție foarte importantă între obiective – ținta pe care vrei să o atingi – și strategie – calea pe care vrei să te deplasezi pentru atingerea țintei. Obiectivul este să ajungi, de exemplu. La Constanța. Pentru aceasta, ai mai multe strategii – să mergi cu propria ta mașină, cu a unui prieten, cu microbuzul, cu trenul sau chiar cu autostopul. Dacă mașina ta e stricată, nu rata ținta, găsește o cale alternativă! La fel e și în negociere – ar trebui să cunoști in avans prin ce metodă îți vei atinge obiectivele. Dar pentru acest lucru e necesar să parcurgi conștiincios toți pașii discutați anterior – o bună cunoaștere a peisajului negocierii – incluzând aici balanța de putere, obiectivele, limitele etc. – te va ajuta să generezi strategia câștigătoare. Bineînțeles că o cunoaștere teoretică a unor posibile tehnici de negociere te va ajuta să fii mai performant.
Tehnici de negociere
Din nou, probabil că există zeci de posibile tehnici de aplicat în negociere. Unele sunt tehnici generice, bune practici de folosit în mod curent, altele sunt trucuri murdare care urmăresc „înșelarea” celorlalți, iar altele sunt metode elaborate, însoțite de calcule detaliate. Nu vom prezenta aici, pentru că nu recomandăm folosirea lor la modul general, acele tactici mârșave, care încearcă să exploateze în mod oneros slăbiciunea celorlalți. Iată totuși câteva mecanisme valoroase de folosit în negocieri:
Când cealaltă parte face o propunere nu începe imediat să negociezi. Încearcă să înțelegi de ce au făcut propunerea respectivă? În spatele fiecărei propuneri se ascunde o nevoie. Este important să încerci să înțelegi care este această nevoie. Este posibil să existe și alte propuneri care să adreseze aceeași nevoie și să te coste mai puțin.
Deseori oamenii sunt reticenți în a face propuneri. Acest lucru se datorează faptului că se tem că propunerea lor va fi refuzată imediat și nu știu cum să reacționeze la situația creată. O metodă de a reduce riscul ca propunerea să fie refuzată este formularea acesteia în forma SAU/SAU. Celeilalte părți poate să nu-i placă nici una din opțiuni, dar măcar poți afla care variantă ar prefera-o mai mult și astfel vei putea începe negocierea.
Dacă pe parcursul negocierii te întâlnești cu o solicitare surprinzătoare, poți să te trezești cu dilema de a zice „Da” și de a risca concesii necondiționate, sau a zice „Nu” și să riști blocarea negocierii. Una dintre cele mai utile metode este folosirea expresiei „Să presupunem că…”. Aceasta permite să te uiți ca printr-o ușă, să vezi ce se află după̆ ea fără să îți asumi însă o obligație. Negociatorii pricepuți nu închid ușile. Este posibil să mai aibă̆ nevoie de ele pe parcursul negocierii.
În negociere este foarte important să înțelegi exact care este poziția celeilalte părți. Acest lucru se poate afla utilizând tehnica „încheiere de probă”, prin care pur și simplu întrebi „Asta este tot?”. După ce cealaltă parte și-a expus toate solicitările, testează dacă toate aspectele au fost scoase la iveală printr-o Încheiere de Probă: „Spuneți că dacă ar fi să agreăm toate solicitările acestea, ați fi mulțumit?”. Astfel nu te obligi la nimic, dar poți să scoți la iveală orice alt subiect care nu a fost menționat până atunci.
Multe negocieri sunt despre o solicitare care are mai multe puncte, negociere tip listă de cumpărături, despre multe puncte vag conectate între ele. Cea mai bună cale de a trata acestea este următoarea:
Dacă există un aspect pe care nu dorești sau nu poți să-l negociezi, atunci inflexibilitatea aparentă ar putea să deranjeze cealaltă parte. Oamenilor nu le place să audă „Accepți sau nu, asta-i situația”. O metodă de a detensiona această situație este de a semnala că, în timp ce aspectul A nu este negociabil, poți fi flexibil în ce privește aspectele B sau C. Acest lucru le va da celorlalți posibilitatea de a se mișca într-o direcție fără a li se părea că tocmai au cedat.
Măgarul se va mișca la fel de repede după un singur morcov ca și după un camion de morcovi. Când ai un număr limitat de concesii, nu le ceda pe toate deodată, încearcă le „feliezi” în bucăți mai mici. Această tehnică este cunoscută și sub denumirea „Tehnica Salamului” – când îl mănânci cel mai bine este să îl tai felii. Astfel vei avea o flexibilitate mai mare când vei negocia. Chiar dacă cealaltă̆ parte știe solicitarea totală, poți alege să cedezi numai o parte din ea.
În unele negocieri poziția ta ideală este starea curentă și te pregătești să aperi această stare. Dacă simți că e puțin probabil să îți poți susține status-quo-ul, merită să ai în vedere faptul că o PROPUNERE PREVENTIVĂ ar putea dimensiona punctul de pornire. Partea care face propunerea va putea alege momentul, locul și aspectele care se vor discuta și în plus vei beneficia de elementul surpriză prin inițierea unei acțiuni neașteptate.
Propunerea – arma atomică a negociatorului
Dacă am putea să îți facem o singură recomandare care să contribuie la succesul tău în negociere, aceasta ar fi următoarea: preia inițiativa în negociere făcând prima propunere. Mulți oameni (în special cumpărătorii) cad în capcana de a crede că este mai valoros să ceri o ofertă. Ce poți spera? Că ceilalți sunt niște negociatori slabi care îți vor da un super preț? Bineînțeles că vei primi o primă propunere, respectiv și punctul de plecare în negociere, avantajos pentru ceilalți.
Mai există abordarea de a cere trei-patru oferte de la furnizori diferiți, a le compara și a pleca de la cele mai bune cifre în negociere. E foarte riscant să presupui că cei trei-patru furnizori îți vor da un preț foarte bun doar de frică. De obicei se întâmplă invers – dacă tot ceri mai multe oferte, îți vor da un preț mai mare, că oricum nu ești serios și vrei să faci licitații! Iată cum există o mare șansă ca punctul de start în negociere (foarte important de altfel din punct de vedere psihologic, funcționând ca o ancoră) să-ți fie total defavorabil.
De aceea, noi recomandăm cu tărie să fii cel care pune prima propunere pe masă. Bineînțeles că va trebui să obții în avans toate informațiile necesare (iată din nou importanța pregătirii!) și că va trebui să ții cont și de interesele celorlalți (nu uita că negocierea trebuie să fie win-win!). De asemenea propunerea trebuie să fie realistă, bazată pe logică și elemente demonstrabile și să aibă o valoare realistă – orice propunere fantasmagorică va bloca procesul.
Calitatea acordului final
Există multe alte perspective și puncte de vedere diferite în negociere. Nu ne propunem să epuizăm subiectul aici și îți recomandăm să studiezi în amănunt detaliile care te interesează. Am vrea doar să amintim probabil cel mai neglijat aspect al procesului de negociere, peste care toată lumea sare prea ușor, mai ales de plictiseală, căci apare la finalul discuțiilor. Este vorba de modul de întocmire a acordului final, de multe ori superficial tratat, ducând astfel la multe și nefericite neînțelegeri postnegociere.
Iată câteva recomandări legate de această fază finală a negocierii:
Această abordare vă ajută să eliminați numeroase micro-negocieri ulterioare semnării contractului. Aceste micro-negocieri se datorează de obicei numeroaselor și incontrolabilelor modificări în mediul extern. Întârzierea unui curier, lipsa stocului la producător, situații meteo extreme sau Covid-19, toate aceste aspecte nu sunt sub controlul nostru, dar generează situații neașteptate unde contractul-cadru nu mai funcționează. Și, din nefericire, aceste situații punctuale vor fi rezolvate de persoane din nivele de mai jos din organizație, fără competențe de negociere și care vor fi frustrate că au căpătat sarcini suplimentare. Imaginează-ți acum calitatea acestor negocieri punctuale și câte resurse (timp, bani, nervi, efort) se vor irosi dacă nu ai grijă să anticipezi aceste probleme atunci când desenezi acordul final.
Concluzia? Încearcă să îmbini experiența personală (sau a colegilor) cu elemente teoretice. Câteva dintre cele mai importante au fost prezentate mai sus, dar, ca în orice alt domeniu, învățarea personală îți va aduce beneficii serioase.
Negocieri productive îți dorim!
Copyright © 2021 Restograf
