În lumea restaurantelor, a barurilor și cafenelelor, lucrurile evoluează rapid și sunt în veșnică schimbare. Practici care în urmă cu doar câțiva ani erau folosite de toată lumea, astăzi sunt perimate și în locul lor apar soluții moderne, metode mai eficiente și mai rapide de a-ți gestiona afacerea. Așa stau lucrurile și la capitolul soluțiilor de hardware și software de gestionare. În fiecare zi apar noi sisteme care sunt capabile să preia din sarcinile zilnice și să le îndeplinească într-o fracțiune de timp, cu mai multă precizie. Fie că vorbim de alegerea unui sistem POS, sau de un software de gestiune a inventarului care te scapă de ore întregi de muncă anevoioasă, e important să știi beneficiile pe care astfel de soluții moderne ți le aduc, dar și cum alegi ce e mai potrivit pentru localul tău.
CAPITOL SUSȚINUT DE
Noțiunea de program de marcaj se referă la sistemul de procesare a tranzacțiilor într-o locație. Înainte, în localuri se foloseau casele de marcat, iar acestea îndeplineau rolul pe care îl au astăzi sistemele integrate. Ospătarii operau tranzacțiile financiare direct pe casa de marcat, însă acest lucru era destul de greu de reflectat în contabilitate.
Lucrurile au evoluat însă și au apărut o mulțime de soluțiile destinate segmentului HoReCa, care să eficientizeze și să optimizeze întregul flux operațional. Astfel, programele software care au apărut sunt menite să ajute localurile să facă față provocărilor actuale: un nivel ridicat al așteptărilor din partea clienților, costuri crescute cu personalul, precum și un mediul concurențial.
Folosirea unui software în restaurantul tău oferă, spre exemplu, multiple opțiuni de plată, așa încât clienții tăi să-și poată achita nota folosind metoda cea mai convenabilă pentru ei – fie că doresc să achite cu numerar, cu card bancar sau prin ordin de plată.
Soluțiile de software nu se rezumă însă doar la vânzări și poți apela la un astfel de sistem și pentru a-ți optimiza întreg fluxul operațional din local – de la marcarea produselor, aprovizionare, managementul rezervărilor, sisteme de gestiune, de evidență a stocurilor etc. Există chiar și soluții care îți permit introducea rețetarului pentru fiecare preparat în parte! Comunicarea directă între departamente este astfel mult mai facilă, sarcini consumatoare de timp și resurse sunt automatizate în acest fel, angajații tăi sunt mai eficienți, iar tu poți controla și gestiona costurile de operare.
Indiferent de tipul de local pe care îl ai, utilizarea unui soft specializat îți aduce, așadar, câteva beneficii majore:
Principalele beneficii ale unui astfel de sistem
Soluțiile moderne de software permit angajaților tăi să ofere un serviciu mai bun oaspeților și să prelucreze mai multe comenzi într-un timp mult mai scurt. Automat, și timpul pe care oaspeții sunt nevoiți să-l petreacă în așteptarea comenzii va fi redus. Iată, deci, care ar fi principalele beneficii pe care ți le aduce utilizarea unor soluții de software moderne pentru managementul localului tău.
Creșterea productivității
Sistemele moderne de software oferă funcționalități complexe, care pot îmbunătăți performanța angajaților și a afacerii per total. Acestea sunt gândite să automatizeze mare parte dintre activitățile fluxului operativ și pot fi implementate și ajustate în funcție de necesitățile tale.
Spre exemplu, procesele manuale privind gestiunea inventarului și preluarea comenzilor pot fi automatizate cu ajutorului unui sistem dedicat. Acest lucru duce pe de o parte la eliminarea erorilor umane, iar pe de altă parte la scăderea timpului alocat pentru aceste operațiuni, cu un impact direct asupra costurilor cu personalul.
Eficientizarea timpului
Un sistem informatizat asigură o comunicare directă între ospătari și cei care trebuie să prepara comanda. Utilizarea unui astfel de sistem simplifică procesul prin transmiterea automată a comenzii primite de la oaspeți direct către cei care trebuie să se ocupe de ea.
Ospătarul preia comanda clientului iar odată ce au fost marcate produsele solicitate în aplicație, angajații din bucătărie (sau bar, după caz) pot începe deja să prepare mâncarea.
Mai mult decât atât, așa te asiguri că fiecare comandă este preluată corect și se elimină riscul de a apărea mici greșeli în transmiterea comenzilor.
Gestiune corectă
În gestiune deseori apar greșeli sau inadvertențe. În schimb folosirea unei aplicații de software elimină astfel de erorilor umane, de calcul – spre exemplu în activitatea de evidență a intrărilor și ieșirilor din stocuri, mai ales a produselor care sunt compuse din mai multe ingrediente. Folosind un sistem modern se exclud erorile care pot apărea la introducerea informațiilor numerice și vei putea aloca mult mai puțin timp părții de gestiune a stocurilor.
Raportare
Vrei să știi cum se comportă afacerea ta în timp real? Cu un soft poți urmări acest lucru. Datele oferite sunt exacte, întrucât calculele se fac în mod automat. Vei avea informații complete deoarece sistemul înregistrează toate produsele tranzacționate. Spre exemplu, dacă ești plecat în concediu și vrei să știi dacă numărul de clienți a scăzut sau nu, astfel de aplicații îți pot oferi, în timp real, toate informațiile necesare. Datele îți vor fi necesare și pentru a putea face anumite estimări privind achizițiile și necesarul de marfă.
Managementul de risc
Soluțiile software permit alocarea de drepturi de utilizare în mod diferențiat pentru cei care operează sistemul. Astfel, poți preveni eventualele tentative de furt din partea angajaților.
Cum alegi soluția potrivită pentru tine
Acum că știi care sunt beneficiile pe care le poți aștepta de la un sistem software, ești pregătit să cauți soluția potrivită pentru afacerea ta. Deseori atunci când facem o alegere, suntem înclinați să ne orientăm în funcție de recomandărilor prietenilor sau a cunoștințelor. Însă atunci când vrei să investești într-un astfel de sistem, acesta nu ar trebui să fie neapărat un criteriu decisiv, deoarece îți asumi riscul unei alegeri nepotrivite. Fiecare local are particularitatea sa! De aceea, gândește-te în primul rând care este scopul pe care îl urmărești și de ce anume ai nevoie. Trebuie să evaluezi atent programele existente și să nu cumperi un software care nu este la înălțimea așteptărilor tale.
Cu alte cuvinte, trebuie să știi foarte bine ce așteptări ai de la soluția software aleasă și să te asiguri că acoperă toate necesitățile tale. În procesul de negociere cu furnizorii, va trebui să soliciți toate funcționalitățile de care știi că ai nevoie: ușurința în utilizare, marcare rapidă, raportări complexe. Totodată, trebuie să iei în calcul faptul că trebuie să poți accesa datele din sistem, în mod securizat, de oriunde, în eventualitatea în care nu te afli în local.
În general, soluțiile software sunt concepute pentru o utilizare cât mai ușoară, întrucât este posibil ca personalul să nu aibă experiență în utilizarea aplicației alese. De aceea, marcarea produselor vândute trebuie să aibă la bază un proces cât se poate de simplu și rapid.
În funcție de nevoile specifice afacerii tale, trebuie să ții cont de câteva aspecte atunci când decizi ce software să achiziționezi:
Costuri
Soft-urile au o structură de preț formată din costul de licență ca taxă unică (și care îți asigură acces la aplicație pe o perioadă de timp determinată), la care se adaugă, în mod opțional, un cost pentru serviciul de suport.
Contra unei plăți vei primi doar programul în sine, însă nu vei putea beneficia de actualizări legislative și nici de funcționalitățile noi ale aplicației.
Soft-urile care percep un abonament lunar/anual sunt deseori mai potrivite, întrucât îți oferă suportul necesar, mai ales în privința modificărilor legislative.
Costul unui program pentru operarea unui local este determinat de mai multe aspecte: numărul de persoane care îl vor folosi, numărul de mese / locuri etc.. Fiecare funcționalitate a acestor aplicații este, în general, tarifată separat.
Ușurință în utilizare / training pentru noii angajați
Spre deosebire de alte soft-uri / aplicații, în această industrie trebuie să ai în vedere în special două caracteristici:
Suport
Facilitățile de suport oferite de către furnizor post-vânzare reprezintă un criteriu cât se poate de important în alegerea software-ului. Imaginează-ți, de exemplu, că localul tău este plin de oaspeți și aplicația nu funcționează. Vei avea nevoie de cineva care să poată interveni și să remedieze lucrurile cât mai repede.
De aceea, e important să te asiguri că furnizorul soluției pe care ai ales-o îți va răspunde la eventualele întrebări sau solicitări în cel mai scurt timp posibil.
Sistemul POS (Point Of Sale)
Sistemul POS reprezintă cel mai utilizat sistem în localuri. Și asta nu doar pentru că facilitează plata cu cardul, dar mai ales pentru că-ți permite să gestionezi o serie întreagă de alte aspecte legate de operarea afacerii tale – de la înregistrarea produselor, la gestionarea stocurilor, evidențe și rapoarte financiare etc.
La fel ca în cazul oricărui sistem software, atunci când decizi ce sistem POS să folosești, trebuie să iei în calcul (așa cum am menționat deja), funcții de care ai nevoie să le îndeplinească.
Există mai multe opțiuni pentru instalare, în funcție de aplicația utilizată pentru marcaj:
Un sistem complex acceptă atât marcajul produselor pe dispozitive fixe (desktop / laptop), cât și pe dispozitive mobile (tabletă, smartphone). Majoritatea localurilor aleg un soft care să ușureze munca angajaților și, chiar dacă costurile de achiziție și implementare sunt crescute, câștigul pe termen lung este mult mai mare. Ecranele tactile sunt mai ușor de utilizat pentru mulți utilizatori, prin urmare, oferă o navigare mai rapidă.
Orice terminal portabil trebuie să ruleze pe o rețea locală care are acces la punctul de acces (AP) predefinit, sau, după caz, acces la internet. Plățile se pot face folosind fiecare terminal portabil, care transmite datele către o stație de bază unde este procesată.
Este demonstrat că această tehnologie duce la economii de costuri, prin scăderea timpului pe care angajații îl petrec interacționând cu clienții. Iar datorită tehnologiei moderne (cum este cazul terminalelor cu ecran tactil), eficiența echipei tale va fi mult îmbunătățită. Majoritatea acestor terminale au o interfață intuitivă, ușor de înțeles, astfel încât personalul să o poată folosi cu ușurință, iar angajații noi să poată învăța rapid procedura. Terminalele POS cu ecran tactil simplifică procesul de preluare a comenzilor, astfel încât să poată fi plasate mai multe comenzi, mai repede, și să genereze mai multe venituri.
În ziua de azi, multe sisteme POS (mai ales cele utilizate de restaurantele cu servire rapidă), au ecrane orientate către oaspeți, care le permit să urmărească comanda pe măsură ce aleg produsele, să plătească rapid, ba chiar și să lase un bacșiș – totul cu o simplă atingere de ecran!
Alegerea hardware-ului potrivit pentru afacerea ta
Dacă soft-ul este „creierul” care te ajută să gestionezi mult mai ușor afacerea, hardware-ul este „executantul”. Atunci când alegi echipamentele pe care le vei folosi în localul tău, trebuie să te asiguri că sunt fiabile și robuste, astfel încât totul să decurgă cât se poate de rapid și servirea oaspeților să fie impecabilă.
Iată care sunt principalele echipamente de care ai nevoie pentru a îți desfășura activitatea fără probleme:
Casa de marcat
Înainte de a-ți deschide localul pentru oaspeți, trebuie să te asiguri că ai achiziționat o casă de marcat care te va ajuta să fiscalizezi orice încasare ai. Și nu, nu este suficient să cumperi pur și simplu casa de marcat, ci să te asiguri că este fiscalizată în prezența unui angajat al Ministerului Finanțelor Publice. De obicei, odată cu achiziționarea produsului, furnizorul ales îți va oferi și suportul necesar pentru acest lucru. Dacă nu se întâmplă așa, atunci va trebui să apelezi la personalul ANAF pentru a te ajuta. Atenție! O casă de marcat nefiscalizată nu are nicio valoare, iar bonurile emise nu sunt fiscale!
Iată câteva specificațiile tehnice minime pe care ar trebui să le cauți atunci când decizi ce casă de marcat să cumperi:
Sertarul de bani
În toate activitățile care presupun încasarea de numerar, este obligația casierului ca banii să fie puși într-un sertar securizat. În general, casele de marcat fiscale vin cu opțiuni de sertar, dar dacă nu, trebuie să te asiguri că soluția aleasă este compatibilă cu casa de marcat.
Pe lângă faptul că sertarul de bani te ajută să-ți poți organiza mai ușor monetarul, este și o formă de securitate care te va avantaja în situația în care cineva ar vrea să fure din casă. Sertarul se va deschide cu cheie, sau de fiecare dată când este generat un bon fiscal de plată cu numerar.
Sistemul POS/PC
Chiar dacă numărul tranzacțiilor pe care le efectuezi zilnic în localul tău este mic, achiziția unui PC dedicat sau a unui laptop este necesară. În situația în care localul tău este mai mare, atunci cea mai bună soluție este să te orientezi către un sistem POS all-in-one.
Iată specificațiile tehnice minime pe care acesta trebuie să le întrunească:
Imprimantă termică
Imprimantele termice sunt utilizate pentru transmiterea automată a comenzilor pentru fiecare departament în parte. Ospătarul va marca în aplicație produsele pe care clientul le-a comandat, iar acestea se vor transmite către bar sau către restaurant pentru procesare.
Când alegi imprimanta, aceasta ar trebui să aibă următoarele specificații:
Tabletă
Tableta a devenit în ultimii ani una din soluțiile preferate de cei din industrie întrucât este ușor de folosit, poate fi purtată peste tot, și are totodată caracteristici tehnice similare cu cele ale unui laptop. Marcarea produselor pe tabletă, sau chiar oferirea acesteia clienților pentru a-și face comanda singuri, reprezintă una dintre cele mai moderne soluții existente pe piață în acest moment.
Printre avantajele utilizării unei tablete ar fi de menționat faptul că bateria este mult mai rezistentă, greutatea sa este mică, iar majoritatea softurilor de marcaj funcționează pe un astfel de device. Astfel, preluarea comenzilor poate fi făcută direct prin marcarea preparatelor alese de oaspeți, iar comanda este transmisă direct către bucătărie sau bar, după caz.
Utilizarea tabletelor pentru marcaj ajută personalul să nu mai piardă timp pentru a-și nota pe carnețel comanda clientului, iar mai apoi să meargă în spațiul unde se află instalat sistemul de marcaj pentru a transmite comanda.
Tabletele existente în acest moment în piață funcționează folosind trei sisteme de operare: iOS, Android sau Windows. Un prim pas în achiziționarea de tablete pentru angajații tăi ar fi să te consulți cu furnizorul sistemului de marcaj și să te asiguri că acesta funcționează pe modelul ales.
Iată care ar fi câteva caracteristici esențiale pe care ar trebui să le cauți la o tabletă:
Router
Cu toții știm că în ziua de astăzi fiecare local pe care îl vizitezi oferă conexiune la internet prin WiFi. Pentru utilizarea softului de marcaj ales îți recomandăm să utilizezi o rețea diferită de cea oferită clienților pentru a se conecta, din motive de securitate. Totodată, cu cât numărul de conexiuni la același router este mai mare, viteza de transmitere a datelor scade direct proporțional. Toate dispozitivele (telefoane mobile, laptopuri, tablete) dispun de conectivitate WiFi, de aceea este bine ca softul tău de marcaj să fie conectat la o rețea internă a cărei parolă să nu fie oferită oaspeților.
La achiziționarea unui router pentru softul de marcaj trebuie să urmărești câteva specificații:
UPS
UPS-ul reprezintă o sursă de alimentare neîntreruptibilă (e ca o baterie externă de mare capacitate), la care e bine să conectezi echipamentele care te ajută în derularea activității. Se poate întâmpla ca la un moment dat să ai o pană de curent și să nu poți încasa banii clientului pentru că sistemul tău de marcaj nu funcționează. De aceea, recomandăm achiziția unui UPS la care să fie conectate atât routerul cât și casele de marcat, imprimanta fiscală și dispozitivul pe care este instalat softul de marcaj și gestiune.
În alegerea unui UPS trebuie să ai în vedere câteva aspecte:
Copyright © 2021 Restograf
