Software de pontaj - Consultant Virtual

Probabil oricine știe ce este pontajul, acea foaie de prezență a angajaților. Dar asta nu presupune automat că știi și tot ce trebuie să includă și normele care trebuie respectate.

Codul Muncii stipulează că „Angajatorul are obligația de a ține la locul de muncă evidența orelor de muncă prestate zilnic de fiecare salariat, cu evidențierea orei de începere și a celei de sfârșit al programului de lucru”.

Pontarea se realizează pe baza unei condici de prezență care este semnată de fiecare angajat la începutul și la finalul programului, menționându-se ora de sosire și plecare.

Reține că inspectorii muncii pot oricând solicita verificarea pontajului înregistrat.

Acest act normativ nu prevede în mod direct obligativitatea utilizării unei aplicații pentru evidențierea pontajului însă, având în vedere programul localurilor, poate fi necesar să folosești anumite aplicații care să facă posibilă completarea orelor lucrate de către fiecare angajat în parte.

Completarea condicii de prezență, la începutul și la sfârșitul programului de lucru, de către toți angajații, justificându-și în felul acesta prezența, reprezintă o soluție, însă nu și în cazul în care personalul localului tău este numeros.

De aceea, o soluție ar fi să apelezi la pontajul în formă digitală. Poate fi o foaie colectivă de prezență sub forma unui document de tip Excel, ori poți apela la aplicații speciale pentru realizarea unui pontaj digital.

CAPITOL SUSȚINUT DE

Conținutul fișei de pontaj

Atunci când realizezi o fișă de pontaj, aceasta trebuie să includă următoarele puncte:

numărul de zile lucrătoare ale lunii;
numărul de ore de muncă pe care fiecare angajat trebuie să le efectueze zilnic;
lista cu orele suplimentare;
evidența zilelor de concediu de odihnă;
evidența zilelor de concediu medical;
evidența zilelor de concediu pentru evenimente deosebite (căsătorie, nașterea unui copil, decesul unei rude etc.);
evidența zilelor de absențe nemotivate.

Cum te ajută un soft de pontaj

O aplicație soft de pontaj electronic te ajută să îți monitorizezi angajații în toate situațiile care pot apărea – cum ar fi absența pe caz de boală, concedii, schimburi de ture, număr de ture lucrate. Atunci când alegi un astfel de sistem, trebuie să ai în vedere că foaia colectivă de prezență, reglementată prin Codul Muncii trebuie să fie actualizată și pusă la dispoziția autorităților în eventualitatea unui control. Ideal este ca programul pe care îl achiziționezi să îți ofere rapoarte cu privire la activitatea angajaților tăi, care să conțină (dar să nu se limiteze la) ore lucrate și zile de concediu.

Folosirea unei aplicații pentru pontajul electronic va veni în sprijinul personalului care se ocupă de salarizare, întrucât întocmirea ștatelor de plată va putea fi făcută mult mai rapid și corect. Rolul unei astfel de aplicații este de a diminua timpul alocat gestionării oamenilor din subordine.

Ce trebuie să facă un soft de pontaj

Să fie ușor de folosit. Aplicația pentru pontaj pe care o vei alege trebuie să fie, în primul rând, ușor de folosit. Angajații sau supervizorii nu trebuie decât să introducă orele de intrare și de ieșire din tură, iar softul va calcula automat timpul petrecut la serviciu, precum și zilele lucrate. De asemenea, e important ca informațiile aferente pontajului să poată fi ușor importate în aplicația de contabilitate pentru a calcula salariile, întrucât astfel eviți efectuarea aceleași operațiuni de două ori.

Există și aplicații care permit fiecărui angajat să înregistreze timpul de muncă și acesta să poată fi verificat de manager sau de șeful de tură/sală. Odată cu dezvoltarea tehnologiei, au apărut mai multe opțiuni pentru înregistrarea pontajului. Angajații tăi se pot autentifica pentru a-și declara timpul lucrat folosind ori card-uri unice, ori prin scanarea amprentei. Acest aspect este important, întrucât, mai ales în situația în care nu există o autentificare sigură, este posibil ca un coleg să intre și să ponteze în locul său, iar angajatul în cauză să nu fi ajuns la muncă, sau să fi întârziat.

Să acorde diferențiat anumite drepturi de folosire. Folosind sisteme de tip card, se pot acorda anumite drepturi. Spre exemplu, angajatul poate introduce doar ora intrării și ieșirii din tură, cererile pentru concediu de odihnă sau medical, după caz, iar managerul poate să verifice în timp real atât acuratețea datelor introduse de angajații săi, cât și aprobarea concediilor de odihnă.
Să permită exportul și listarea fișei de pontaj. Având în vedere legislația muncii, softul pe care îl alegi pentru pontaj trebuie să permită exportul și listarea fișei de pontaj pentru a fi arhivate în dosarele de personal, precum și pentru a fi arătate personalului Inspectoratului Teritorial de Muncă în eventualitatea unui control.
Să genereze automat rapoarte. Un alt aspect ce trebuie luat în vedere este faptul că un soft de pontaj îți generează automat rapoarte cu numărul de ore lucrate de fiecare angajat în parte. Astfel, te poți asigura de faptul că nu vei face greșeli în calculul salariilor, mai ales în situația în care personalul tău este numeros. Totodată, poți vedea rapid și numărul de ore suplimentare lucrate de un angajat.
Să te ajute în gestionarea concediilor. Softul pe care îl alegi trebuie să te ajute și în gestionarea concediilor de odihnă ale angajaților. Conform Codului Muncii, ai obligația de a-i oferi salariatului concediu de odihnă timp de minim 21 de zile lucrătoare pe an. O astfel de aplicație te va ajuta să afli destul de ușor care sunt perioadele în care poți aproba un concediu de odihnă sau câte zile de concediu mai are de luate are fiecare angajat în parte. Fluxul trebuie să fie cât se poate de simplu: angajatul inițiază cererea de concediu pentru perioada dorită, managerul vede câte zile de concediu rămase mai are acesta, iar, dacă în perioada solicitată de către el nu mai sunt și alte cereri, o poate aproba sau respinge, după caz.

Pe lângă situațiile predictibile, mai sunt și cele neprevăzute când angajații nu vin la muncă din diverse motive: absență nemotivată, concediu medical, sau alte situații. Acestea trebuie să poată fi ușor introduse în sistem pentru a putea evita situații neplăcute prin care într-o anumită zi personalul prezent este insuficient.

Să asiste managementul pauzelor. Un soft de pontaj mai avansat te va ajuta și în managementul pauzelor angajaților. Știm cu toții cât sunt de neplăcute situațiile în care din patru angajați pe sală, trei sunt în pauza de țigara și unul singur în sală. Conform procedurilor incluse în manualul de lucru, astfel de situații nu ar trebui să apară, însă te poți lovi de răspunsul că „Nu am știut că și alți colegi sunt în pauză”. Atâta timp cât numărul maxim de angajați care se află în pauză a fost atins, următorul care va dori acest lucru va primi un mesaj prin care este anunțat de acest lucru.

Aspecte legale de care să ții cont

Sunt câteva aspecte legale pe care e important să le cunoști. Spre exemplu:

Concediul de odihnă (care este de minim 21 de zile anual) nu se poate suprapune cu zilele libere legale și nici cu cele pentru zile libere acordate la evenimente speciale.
Durata timpului de lucru este de 40 de ore pe săptămână, restul fiind clasificate în categoria orelor suplimentare pentru care se pot acorda fie zile libere, fie un spor la salariu în funcție (stabilit în funcție de numărul de ore suplimentare).
Munca în schimburi (în ture) reprezintă orice mod de organizare a programului de lucru în care angajații se succed unul pe altul la acelaşi post de muncă, potrivit unui anumit program, inclusiv program rotativ, şi care poate fi de tip continuu sau discontinuu, implicând pentru salariat necesitatea realizării unei activităţi în intervale orare diferite în raport cu o perioadă zilnică sau săptămânală, stabilită prin contractul individual de muncă. Conform Codului Muncii, munca în schimburi trebuie să respecte prevederile legale referitoare la timpul de muncă și timpul de odihnă. Aceasta este posibilă dacă salariatul beneficiază de 2 zile libere consecutive în fiecare săptămână (repausul săptămânal este de 48 de ore). Repausul săptămânal poate fi acordat în alte zile decât sâmbăta și duminica, precizate în contractul de muncă sau în regulamentul intern.
Munca prestată în zilele de sărbătoare legală trebuie compensată fie prin acordarea de timp liber în următoarele 30 de zile, fie prin spor salarial care nu poate fi mai mic de 100% din salariul de bază corespunzător muncii prestate în programul normal de lucru.
Învoirile nu se afișează în pontaj. În Codul Muncii nu este prevăzut regimul învoirilor de la locul de muncă. Pentru aceste zile, plata salariului se face integral.

Dacă totuși nu dorești să achiziționezi un soft de pontaj, în cadrul capitolului „Managementul echipei (resurse umane)” ai la dispoziție un template de pontaj care te va ajuta atât pe partea de salarizare, cât și pentru a avea o evidență clară și organizată a orelor lucrate de fiecare angajat în parte.

Show