Software de gestiune

Pentru a avea o afacere de succes, gestiunea din localul tău trebuie să fie cât mai bine pusă la punct. Pentru asta e nevoie să achiziționezi un program informatic care te va ajuta să analizezi și să urmărești stocurile, așa încât să obții datele necesare pentru optimizarea cheltuielilor. Un astfel de software îți va fi util atât în previzionarea comenzilor pe care trebuie să le faci, cât și pentru un management corect al stocurilor disponibile și la urmărirea și eficientizarea rulajelor materiei prime pe care o folosești.

CAPITOL SUSȚINUT DE

Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 1802/2014 (http://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocument/185932) prevede ca gestiunea localurilor să fie făcută pe de o parte prin evidențierea produselor preparate în restaurant sau în bar (produsele din meniu), iar pe de altă parte prin evidențierea achiziției de materii prime pentru prepararea produselor, sau a altor materiale necesare pentru desfășurarea activității.

Gestiunea conține toată materia primă ce se regăsește în localul tău la un moment dat și nu numai. Echipamentele de bucătărie, ustensilele folosite pentru prepararea mâncării și a băuturilor, uniformele angajaților, băuturile sau orice alt produs pe care l-ai achiziționat pentru derularea afacerii tale, trebuie să fie luate în considerare ca parte a gestiunii.

Așa cum îți explicam și în capitolul dedicat gestiunii („Achiziții, gestiune și inventar”), pentru a-ți ușura munca, îți recomandăm utilizarea unui sistem informatic. Sistemul ales trebuie să fie cât se poate de complex, întrucât, mai ales în situația în care localul tău este mare, personalul care va lucra cu el este numeros.

Sistemul de gestiune trebuie să fie în strânsă legătură cu sistemul de contabilitate, să permită exportul ușor al informațiilor pentru a te asigura că aceeași muncă nu este făcută de două ori.

În cele ce urmează o să îți prezentăm caracteristicile pe care trebuie să le urmărești în momentul în care vei dori să achiziționezi un sistem de gestiune.

Evidenţa stocurilor

În funcție de mărimea localului tău, îți recomandăm un sistem de tip multi-gestiune. Acest lucru îți va evidenția informațiile atât cantitativ-valorice cât și global-valorice. Ca să explicăm mai bin ce înseamnă multi-gestiune, gândește-te la fiecare parte a localului tău unde se află produse sau materii prime: pe de o parte magazia în care sunt stocate materiile prime sau produsele gata de vânzare; pe de altă parte, gestiunea pe fiecare departament – bucătărie, bar, precum și a produselor achiziționate pentru curățenia și întreținerea localului.

Intrările și descărcările de stoc

De fiecare dată când primești produse sau materii prime din partea furnizorilor, acestea îți intră în stoc. În funcție de tipul acestora, pot intra ori în magazie, ori direct la bucătărie sau la bar, după caz.

Având în vedere schimbările pieței, trebuie să poți înregistra articolele care îți intră în stoc la prețuri diferite, fără să le modifici. Spre exemplu, prețul de achiziție al cărnii de vită poate varia de la o comandă la alta, dar acest lucru nu înseamnă că trebuie să creezi un alt articol pentru același produs achiziționat.

Sistemul ales trebuie să-ți permită să le introduci ușor în stoc, precum și transferul între departamente. Atunci când transferi din depozit băuturile către bar sau ingredientele pentru bucătărie, acesta trebuie să îți genereze automat notele de transfer între departamente

Categorii de produse

Un sistem de gestiune bun îți oferă posibilitatea de a-ți crea anumite categorii de produse în funcție de specificul localului tău. Este mult mai ușor să îți verifici gestiunea astfel – produsele proaspete pot expira în câteva zile, carnea sau ouăle în câteva săptămâni, iar băuturile alcoolice sau apa la câteva luni. În acest sens, în funcție de categorii, îți poți simplifica munca de evidență a gestiunii verificând doar produsele care știi că sunt cele mai perisabile.

Data expirării

Având în vedere perisabilitatea materiei prime sau a ingredientelor utilizate pentru anumite produse, sistemul trebuie să îți permită o evidențiere a datei la care acestea expiră. În acest fel vei putea verifica ușor care sunt produsele care urmează să expire în curând și care trebuie vândute cât mai curând posibil

Documentele necesare în gestiune

Conform legislației în vigoare, există o serie de documente care trebuie întocmite pentru a fi în regulă din punct de vedere legal. Înainte se foloseau formulare tipizate pentru fiecare înregistrare, însă softul de gestiune pe care îl alegi trebuie să te ajute în generarea automată a acestora după fiecare tranzacție.

Iată care sunt documentele pe care ar trebui să fie generate de sistemul de gestiune ales.

Nota de intrare – recepție (N.I.R.)

De fiecare dată când primești mărfurile comandate, în baza documentului primit de la furnizor (de regulă, factura), va trebui să introduci în sistem elementele acesteia: produse, unități de măsură, cantitate, valoare, TVA. În urma introducerii în sistem, acesta va trebui automat să îți încarce gestiunea aferentă cu produsele achiziționate și să îți genereze documentul numit „Notă de intrare-recepție” (NIR). Valorile din acest document trebuie să fie egale cu cele din factura de achiziție. NIR-ul împreună cu factura se vor capsa și îndosaria pentru a rămâne la dosarul de achiziții.

Descărcarea stocurilor

Cum spuneam și mai devreme, localurile folosesc mai multe departamente de gestiune (depozit, bar, bucătărie). În funcție de necesarul zilnic pentru rulaj de marfă, gestionarul va transfera produsele din gestiunea depozitului către gestiunea din bar și bucătărie, după caz. Acest transfer va descărca stocul depozitului și le va încărca pe celelalte. În urma acestei acțiuni, sistemul trebuie să emită un document de transfer între secții, sau o notă de predare recepție.

Materiile prime se află în acest moment în stocurile barului sau ale restaurantului. Sistemul de gestiune trebuie să poată fi conectat la softul de marcaj pentru ca, în baza vânzărilor din bar sau bucătărie și a rețetarului pentru fiecare element din meniu, stocul să fie descărcat de cantitatea ingredientelor folosite. Spre exemplu, pentru prepararea unei cafele se folosesc 8 grame de cafea, 2 pliculețe de zahăr, un biscuit, o capsulă lapte condensat și o spatulă. Sistemul de gestiune trebuie să descarce din stoc, la vânzarea unui anumit produs, toate ingredientele folosite pentru prepararea sa.

Corectarea stocurilor

Având în vedere ingredientele folosite în prepararea produselor din meniu, de multe ori pot apărea discrepanțe între stocurile din gestiune și cele reale. Softul de gestiune trebuie să îți permită să corectezi stocurile înainte de efectuarea inventarului. Spre exemplu, nu toți oaspeții preferă cafeaua cu lapte sau cu zahăr, prin urmare, stocul scriptic trebuie să poată fi corectat în funcție de cel faptic.

Emiterea fișelor de magazie

Fișele de magazie reprezintă un document care evidențiază cantitatea stocurilor la un anumit moment dat, stocurile aferente pe fiecare gestiune în parte, precum și intrările și ieșirile din gestiune. Acestea te ajută, în general, atât la controlul operativ cât și la investigarea diferențelor de stoc care pot apărea din cauza unor furturi din gestiune. Iată un model de fișă de magazie pentru un produs anume care îți evidențiază atât intrările (achizițiile), cât și ieșirile (vânzările) pentru fiecare produs în parte.

Balanța stocurilor

Acesta este un document financiar-contabil de verificare a înregistrărilor privind stocurile și este necesar departamentului de contabilitate ori de câte ori este cerut. Acesta trebuie să fie emis anual, odată cu depunerea situațiilor financiare anuale (bilanț) sau, după caz, de fiecare dată când este necesar pentru stabilirea concordanței dintre contabilitatea analitică și cea sintetică a stocurilor.

Rapoarte de gestiune

Softul ales pentru gestionarea localului tău trebuie să permită emiterea de rapoarte și, după caz, notificări cu privire la stocurile critice. Utilizarea acestor rapoarte îți va simplifica munca în mai multe aspecte:

  • Rapoarte care te vor asista la comanda de produse în cantitățile necesare, la momentul potrivit, în funcție de istoricul mișcărilor de gestiune;
  • Rapoarte cu privire la stocul existent în timp real, pentru a putea efectua inventarierea;
  • Evidența facturilor de intrare pentru materia primă;
  • Rapoarte cu privire la adaosul practicat, care să facă diferența între costul de intrare al mărfii și preț.

Motivul principal pentru care trebuie să urmărești rapoartele de gestiune este să determini costurile alimentelor și de aici să deduci marja de profit a localului. Mărfurile depozitate au o valoare contabilă, iar soluția software de gestiune te va ajute să le valorifici corespunzător. Acest lucru este posibil întrucât rapoartele oferite de sistem îți oferă o evidență clară a materiei prime, precum și a cheltuielilor pentru achiziționarea acestora.

În general, controlul gestiunii este un procedeu care consumă destul de mult timp, mai ales pentru că astfel de înregistrări trebuie să fie actualizate și efectuate cu precizie. De aceea, o aplicație nu numai că îți va ușura munca, dar te va și ajuta să ai întotdeauna o privire de ansamblu asupra ratei de profitabilitate a localului tău.

Totodată, urmărirea gestiunii îți oferă o viziune mai clară asupra consumabilelor disponibile și e un bun instrument de utilizat pentru optimizarea costurilor. Vei putea astfel să te asiguri că în orice moment toate ingredientele necesare pentru preparatele din meniu sunt în stoc și nu vei ajunge în situația în care vei spune unui oaspete „Ne pare rău, nu mai avem acest preparat”.

Pentru o soluție personalizată de software de gestiune îți recomandăm să vizitezi site-ul https://www.acrom.ro/software-restaurant/.

Show