În calitate de administrator, știi cel mai bine că toate atribuțiile pe care le ai implică multă muncă și un consum mare de timp. Trebuie să te asiguri că localul este curat și primitor, personalul este prietenos și bine instruit, meniul e atractiv, mâncarea e proaspătă și gustoasă și că afacerea este profitabilă. Practic, trebuie să știi tot ce se întâmplă în local. În mod similar, absolut toate operațiunile comerciale trebuie să fie în evidența contabilității.
În acest capitol vei afla totul despre ce ar trebui să ofere un sistem de contabilitate, precum și caracteristicile principale pe care trebuie să le ai în vedere.
Noi îți recomandăm achiziția unui program care să poată fi ușor integrat cu celelalte softuri pe care le folosești, în special cu cel de gestiune, dar și cu cele de marcaj, livrări, pontaj etc. Deseori aceste servicii sunt externalizate către firme specializate, însă acest lucru îți poate da bătăi de cap, mai ales în situația în care sistemele tale de gestiune nu sunt compatibile cu aplicațiile pe care aceștia le folosesc.
CAPITOL SUSȚINUT DE
De aceea, cel mai bun pas ar fi să achiziționezi un program informatic pe care să-l folosească contabilul tău, care să-l ajute la generarea rapoartelor periodice (balanțe de verificare, registre de casă/jurnal), precum și la urmărirea plăților restante (atât cele pe care urmează să le primești, cât și cele ce urmează a fi plătite), și pentru generarea și transmiterea declarațiilor către Agenția de Administrare Fiscală.
Ce face un sistem de contabilitate
O afacere de succes este caracterizată printr-o sănătate financiară optimă, pentru că în acest fel deții controlul asupra profitului pe care îl urmărești.
Sistemul de contabilitate ține evidența veniturilor și plăților, a activelor, precum și a situației financiare în care se află societatea pe care o gestionezi. Totodată îți poate oferi rapoarte în urma cărora să știi ce capital ai la dispoziție, atât pentru investiții, cât și pentru capitalul de lucru.
În general, softurile de contabilitate au incluse și funcționalități de „personal”, în ideea că te pot ajuta în gestionarea contractelor de muncă, emiterea și calculul ștatelor de plată și ale salariilor, generarea rapoartelor pentru REVISAL.
Mai mult decât atât, dacă aplicația de contabilitate pe care ar trebui să o alegi se integrează ușor cu cea de gestiune, munca depusă de către contabil este diminuată considerabil. În acest fel, toate intrările din facturi, pe care ar trebui să le înregistreze contabilul manual, se vor face automat odată ce acestea au fost deja introduse de către gestionar în aplicația sa de gestiune.
Alegerea celui mai bun software de contabilitate pentru locația ta te va ajuta într-atât de mult încât vei obține informații în timp real despre aspectele financiare afacerii tale. Vei putea urmări atât sumele pe care le ai de plătit, cât și creanțele pe care le-ai putea avea de recuperat, astfel încât vei ști întotdeauna situația financiară în care te afli.
Soluția pe care o alegi trebuie să aibă conectivitate cu celelalte programe – cel de marcaj și de gestiune pe care le utilizezi. Astfel, responsabilul pe partea de contabilitate nu va trebui să reintroducă manual datele aferente achizițiilor sau încasărilor, întrucât acestea se pot importa automat în aplicație.
Caracteristici pe care să le ai în vedere când alegi softul de contabilitate
În ultima perioadă au apărut foarte multe programe care să te asiste în ținerea evidenței contabile, prin urmare alegerea unui astfel de sistem trebuie făcută ținând cont de mai multe aspecte.
În primul rând, trebuie să iei în calcul faptul că sistemul de contabilitate pe care îl alegi trebuie să permită integrarea cu aplicațiile de marcaj, precum și cu cele de gestiune pe care le utilizezi. Contabilitatea pentru restaurante se bazează pe un set de norme specifice care sunt strâns legate de stocuri. Există două tipuri de vânzare a produselor în funcție de felul în care se realizează scăderea din gestiune:
- Produsele care nu necesită preparare – cum ar fi, spre exemplu, cele vândute la bar (băuturi îmbuteliate, țigări etc.);
- Produse care necesită preparare și care sunt definite în sistemul de gestiune pe baza unui rețetar care conține toate ingredientele și cantitățile necesare pentru realizarea preparatului finit (preparate din bucătărie, cocktail-uri etc.).
Principalele opțiuni pe care trebuie să le includă un soft de contabilitate sunt următoarele:
- întocmirea registrului de furnizori și clienți;
- înregistrarea contabilă a tuturor intrărilor și ieșirilor;
- întocmirea registrului de casă;
- întocmirea jurnalului de bancă;
- efectuarea deconturilor;
- servicii de salarizare;
- generarea declarațiilor lunare sau trimestriale ce trebuie depuse la ANAF;
- generarea jurnalelor de cumpărări și vânzări;
- generarea balanței de verificare;
Registrul de furnizori și clienți
Furnizorii sunt cei care îți pun la dispoziție toată materia primă (ingrediente, băuturi, produse) pe care o vei folosi pentru a-ți desfășura activitatea. Sistemul pe care îl alegi ar trebui să îți ofere acest serviciu pentru a avea o evidență clară a tuturor furnizorilor cu care lucrezi, precum și pentru a putea genera rapoarte pentru fiecare în parte. Spre exemplu, dorești să știi care este valoarea produselor achiziționate într-o anumită perioadă de timp de la un anumit furnizor. Dacă softul de contabilitate îți oferă această funcționalitate, îți va fi mult mai ușor să negociezi cu furnizorul respectiv.
Clienții sunt cei către care îți vinzi produsele. Un raport al acestora îți este necesar mai ales în situațiile în care dorești să creezi anumite oferte de fidelizare a oaspeților. Programul de contabilitate trebuie să îți genereze rapoarte cu clienții care au achiziționat cel mai mult de la tine.
Totodată, din punct de vedere contabil, sistemul trebuie să îți genereze situația soldului la zi pentru fiecare furnizor/client în parte, raport care evidențiază totalul creanțelor de încasat sau a datoriilor ce trebuie să le plătești.
Intrările și ieșirile
Intrările reprezintă totalitatea facturilor fiscale sau a bonurilor fiscale achitate din fondurile societății pe care o conduci. Pentru introducerea acestora, câmpurile necesare pe care trebuie să le conțină aplicația utilizată sunt:
- număr intrare;
- număr document (factură/bon fiscal);
- furnizor;
- data facturii / a bonului;
- denumirea articolelor achiziționate împreună cu valoarea acestora, iar pentru fiecare, trebuie evidențiate următoarele informații:
- cantitate
- unitate de măsură
- preț unitar
- valoarea procentuală a TVA aferentă tipului de materie primă
- preț total
- contul contabil de cheltuieli aferent intrării respective
- opțiunea de deductibilitate (parțial deductibilă, deductibilă sau nedeductibilă).
Ieșirile reprezintă totalitatea facturilor fiscale și notelor de plată emise de softul de marcaj încasabile de către societatea ta. Așa cum spuneam la început, este imperios necesar ca datele să fie importate automat din aplicația de marcaj utilizată de către ospătari sau casieri, după caz. Câmpurile necesare pe care trebuie să le conțină înregistrarea ieșirilor sunt:
- număr ieșire;
- număr document (factură/bon fiscal);
- client;
- data facturii/bonului;
- denumirea articolelor vândute împreună cu valoarea acestora, iar, pentru fiecare, trebuie evidențiate următoarele informații:
- cantitate
- unitate de măsură
- preț unitar
- valoarea procentuală a TVA aferentă tipului de materie primă
- preț total
- contul contabil de încasări aferent ieșirii respective.
Registrul de casă
Registrul de casă este documentul în care se înregistrează toate operațiunile de încasare sau plată cu numerar, efectuate în timpul unei zile, prin casieria localului, în baza documentelor justificative. Acesta este întocmit pornind de la soldul inițial (suma de bani existentă în casă la momentul deschiderii localului) și va conține toate operațiunile cu numerar din ziua respectivă. La finalul zilei, soldul final al acestuia trebuie să corespundă cu suma de bani existentă în casă.
De regulă, acest document este generat de către softul de marcaj și este întocmit de către casier zilnic, la încheierea programului de lucru al localului. Integrarea softului de marcaj cu cel de contabilitate va simplifica acest proces prin importul automat al datelor financiare.
Informațiile registrului de casă sunt următoarele:
- denumirea punctului de lucru;
- data întocmirii;
- totalitatea bonurilor sau dispozițiilor de încasare;
- totalitatea chitanțelor, bonurilor sau dispozițiilor de plată către casierie;
- conturile corespondente;
- rulajul zilei.
Jurnalul de bancă
Jurnalul privind operațiunile prin bancă se întocmește de fiecare dată când se efectuează operațiuni (încasări sau plăți) utilizând fie cardul societății, fie prin ordin de plată bancar. Acesta se completează în baza extraselor de cont, la care se anexează documentele justificative.
Sumele sunt înregistrate pe conturile de debit sau credit, pentru încasări și plăți, într-un document cumulativ. La finalul fiecărei zile, soldul final al acestui jurnal trebuie să corespundă cu soldul contului sau conturilor bancare ale societății. Aceste informații servesc pentru înscrierea tuturor operațiunilor în registrul contabil denumit Carte Mare.
Informațiile din acest jurnal sunt următoarele:
- denumirea punctului de lucru;
- contul bancar;
- data întocmirii;
- extrasele de cont primite din partea băncii;
- conturile corespondente;
- rulajul zilei.
Deconturi
În desfășurarea zilnică a activității pot apărea și situații în care e nevoia să achiziționezi produse sau materie primă folosind banii încasați în aceeași zi. Pentru ca soldul de casă să reflecte realitatea, trebuie creat un decont care va servi ca document justificativ pentru plata în avans a bunurilor ce urmează să fie achiziționate. Acesta se întocmește într-un singur exemplar, de către persoana care a primit suma respectivă – denumită titular de avans. Acesta va trebui să revină cu documente justificative pentru sumele primite, iar în cazul în care valoarea produselor achiziționate este mai mică decât cea primită, va returna restul către casierie. Dacă valoarea achizițiilor a fost mai mare decât suma primită, atunci casierul îi va restitui diferența până la valoarea totală și va înregistra în registru de casă documentele justificative.
Salarizare
Programul de contabilitate pe care îl alegi trebuie să te ajute în calculul salariilor și rapoartelor cu privire la acestea. Dacă folosești un soft de pontaj, ar fi bine ca informațiile să poată fi ușor importate și în aplicația ta de contabilitate. În domeniul HoReCa se lucrează foarte mult în ture, de aceea, managementul salarizării poate implica un volum destul de mare de muncă.
Conform contractului individual de muncă semnat, fiecare angajat are parte de anumite beneficii, în funcție de oferta financiară oferită. De aceea, sistemul pe care îl vei alege va trebui să îți dea posibilitatea de a încărca datele contractului pentru fiecare angajat în parte. Mai mult decât atât, acesta trebuie să te ajute în exportarea datelor necesare pentru înregistrarea, conform legii, a contractului în Registrul Virtual al Salariaților, REVISAL.
În funcție de salariul aferent fiecărui angajat, sau de numărul de ore lucrate, aplicația pe care o alegi trebuie să calculeze toate contribuțiile pe care le ai de plătit pentru fiecare angajat și să genereze declarația unică ce trebuie depusă pentru orice sumă plătită pe ștat. Prin urmare, trebuie să te asiguri că programul pe care îl vei folosi îți poate genera, în funcție de fișa de pontaj a angajaților, ștatul de plată și fluturașii de salariu.
În acest sens, pentru fiecare angajat trebuie să introduci în aplicație următoarele informații:
- datele personale complete;
- datele contractului individual de muncă (număr, dată);
- persoane aflate în întreținere, dacă este cazul;
- salariul lunar (dacă este fix) sau salariu orar (dacă este calculat în funcție de numărul de ore lucrate);
Iată ce documente ar trebui să genereze aplicația de contabilitate aleasă:
- Declarația unică (D112) privind obligațiile de plată a contribuțiilor sociale, a impozitului pe venit și evidența nominală a persoanelor asigurate;
- Ștatul de plată (sau ștatele, în situația în care ai agreat plata salariului de două ori pe lună);
- Fluturașii de salariu pentru fiecare plată în parte, care detaliază atât sumele încasate de către angajat, cât și contribuțiile plătite;
- Situația concediilor de odihnă cerute de angajat, dacă nu este oferită de către sistemul de pontaj;
- Situația concediilor medicale ale angajaților, dacă nu este oferită de către sistemul de pontaj;
- Rapoarte cu personalul angajat;
- Adeverințe de salariat (la cererea angajatului ai obligația legală de a-i emite adeverințe care să certifice faptul că este angajat).
Generarea declarațiilor lunare sau trimestriale ce trebuie depuse la ANAF
Există o serie de declarații pe care trebuie să le depui anual, trimestrial sau lunar către Agenția de Administrare Fiscală (ANAF).
În urma înregistrării încasărilor și cheltuielilor în programul de contabilitate (intrări și ieșiri) softul de contabilitate pe care l-ai ales trebuie să genereze următoarele documente fiscale, iar acestea trebuie depuse la ANAF.
În funcție de specificul societății tale, acestea pot fi diferite. Iată însă, pe scurt, ce documente trebuie transmise:
- Declarația 100 – Declarația privind obligațiile de plată la bugetul de stat;
- Declarația 112 – Declarația privind obligațiile de plată a contribuțiilor sociale, a impozitului pe venit și evidența nominală a persoanelor asigurate;
- Declarația 300 – Decont de taxă pe valoarea adăugată;
- Declarația 394 – Declarație informativă privind livrările, prestările și achizițiile efectuate pe teritoriul național.;
- Bilanțul contabil care poate fi semestrial sau anual.
Generarea jurnalelor de vânzări/cumpărări
Jurnalele de cumpărări și de vânzări reprezintă documentele de înregistrare a cumpărărilor/vânzărilor de valori materiale cu ajutorul cărora se stabilește lunar taxa pe valoarea adăugată (TVA) deductibilă. Acesta reprezintă un registru auxiliar la registrul jurnal care evidențiază toate bunurile achiziționate care au TVA și este folosit pentru întocmirea decontului de TVA (Declarația 300). Acesta este un tabel cu situația facturilor de achiziții de la furnizori, precum și a celor emise către beneficiari/clienți și reprezintă evidențe obligatorii pentru toate societățile.
Generarea balanței de verificare
Balanța de verificare este un document utilizat pentru verificarea înregistrărilor contabile și controlul concordanței dintre contabilitatea sintetică și cea analitică. Balanța este instrumentul în baza căruia se întocmesc bilanțurile societății tale.
Balanțele de verificare ale conturilor analitice se întocmesc lunar, la încheierea exercițiului financiar sau la termenele alese în relația cu ANAF pentru depunerea declarațiilor periodice. În practică, balanțele de verificare sunt făcute în fiecare lună, întrucât te ajută să vezi dacă înregistrările tale contabile au fost făcute corect și complet.
Facturare
În eventualitatea în care nu deții un soft de marcaj sau de gestiune care să te ajute cu partea de facturare, ar trebui să iei acest aspect în considerare. Există oaspeți care doresc să deconteze cheltuielile făcute în localul tău și au nevoie de o factură. Emiterea facturii fiscale nu este obligatorie, cu excepția situației în care clientul tău o cere. Practic, bonul fiscal emis odată cu încasarea banilor din partea oaspetelui reprezintă dovada fiscalizării acelei sume. Sistemul ales trebuie să îți permită ușor ca, în baza numărului de bon fiscal emis în urma achitării de către client, să se emită o factură doar introducând datele acestuia, iar informația va fi stocată în baza de clienți.
Alte aspecte de care să ții cont:
- Confidențialitatea datelor. Trebuie să te asiguri că sistemul de contabilitate pe care îl alegi permite securitatea și confidențialitatea datelor. Trebuie să înțelegi că toate datele înscrise în acest sistem nu sunt date publice, ele reprezintă transcrierea scriptică a tuturor tranzacțiilor pe care tu le faci cu clienții și furnizorii tăi. Având în vedere dezvoltările IT în domeniu, sistemul de contabilitate pe care îl alegi ar trebui să fie accesibil în Cloud. Astfel vei putea accesa programul în orice moment, oriunde te vei afla, și monitoriza vânzările sau rula diverse rapoarte. În general, astfel de aplicații permit accesarea lor în mod securizat, folosind cel puțin o autentificare prin nume de utilizator și parolă, din orice browser, sau chiar de pe telefonul mobil sau tabletă.
Actualizări. Deoarece modificările legislative sunt destul de frecvente, informațiile financiare care trebuie emise de către sistemul de contabilitate către ANAF se modifică. Pentru a te asigură că declarațiile și restul de documente contabile sunt corecte, furnizorul aplicației trebuie să te asigure de faptul că, ori de câte ori apare câte o modificare cu privire la declarații sau la documentele ce necesită emise periodic, îți va transmite actualizările necesare.