30% sau mai mult. Acesta este procentul pe care achizițiile de bunuri și materii prime îl reprezintă din totalul cheltuielilor de funcționare. Este unul dintre cele mai mari costuri de operare ale unui restaurant. Așa încât o componentă cheie pentru un management eficient al bucătăriei este controlul stocurilor.
Află de ce este atât de importantă inventarierea stocurilor, care este procedura care ar trebui urmată, cum se face verificarea inventarului și cum să gestionezi eventualele diferențe care apar.
Așa cum spuneam, una dintre cele mai importante cheltuieli pe care le suportă zilnic un restaurant este costul alimentelor. Știind ce produse sunt disponibile la un moment dat în local, managerul va putea planifica comenzile, calcula costurile alimentelor achiziționate la comanda precedentă și face modificările și ajustările necesare la preparatele, dacă este nevoie. În plus, ținând cont de inventar, este posibil să observi că există anumite probleme legate de furtul produselor sau de risipă alimentară.
De ce este importantă inventarierea stocurilor?
Gestionarea inventarului este ca administrarea unui cont bancar. La fel cum vrei să știi foarte bine câți bani ai în bancă și dacă dobânda este bună, tot așa managerul unui local trebuie să știe exact valoarea achizițiilor și a produselor aflate în depozit și în bucătărie.
Cum poți identifica care este cel mai bine sau cel mai prost vândut preparat? Iei decizii de cumpărare în cunoștință de cauză? De cele mai multe ori, stocurile sunt suficiente sau insuficiente pentru operarea bucătăriei? Răspunsurile la aceste întrebări te conduc la o singură concluzie: gestionarea eficientă a inventarului este esențială pentru administrarea afacerii.
Dacă nu acorzi suficientă atenție gestionării inventarului, poți pierde sume de bani importante – ori asta este o situație în care niciun proprietar de local nu vrea să se regăsească.
Printr-un bun control asupra inventarului te asiguri că risipa de materii prime este păstrată la un minim și totodată că nu vei suporta cheltuieli inutile, care vor genera automat pierderi în profit.
Controlul inventarului poate fi în general definit ca fiind suma activităților implicate în verificarea stocului unui restaurant. Acesta include urmărirea consumului zilnic al ingredientelor brute, gestionarea lanțului de aprovizionare, previziuni și controlul producției. Controlul inventarului este esențial deoarece are un impact direct asupra costurilor alimentelor unui restaurant și, prin urmare, asupra profitului general.
Care este procedura de inventariere a mărfurilor
Cu siguranță ai observat că unii comercianți, în special magazinele mari sau care vând multe produse cu amănuntul, ori inventariază produsele după închiderea programului de lucru ori închid temporar locația. Pentru restaurante însă, aceasta nu reprezintă o soluție, pe de o parte pentru că personalul, la finalul turei, este de regulă obosit și nu poate acorda atenția necesară numărării stocurilor, iar pe de altă parte, închiderea localului o singură zi pe lună îți diminuează încasările.
În cele ce urmează îți vom prezenta ce reprezintă efectuarea inventarului fizic. În primul rând, gestionarul îți va oferi o listă cu toate produsele stocabile pentru fiecare departament în parte. Inventarul fizic se face pe fiecare gestiune în parte, prin urmare vom avea mai multe tipuri de inventariere:
- Inventarierea produselor aflate în stocul magaziei
- Inventarierea materiei prime aflate în bucătărie
- Inventarierea produselor aflate în bar
Ce înseamnă inventarierea fizică a stocurilor?
Inventarierea stocurilor reprezintă acțiunea prin care personalul responsabil (gestionar, șef de departament, supervizor etc.) va număra fizic toate produsele din departamentul în care lucrează. Numărarea produselor din stoc poate fi făcută ori de către o singură persoană (dacă este un local mai mic sau care are la vânzare puține produse), sau chiar de o întreagă echipă în cazul locațiilor mari.
Pentru a efectua numărătoarea noi îți punem la dispoziție fișierele de inventar pe care le găsești în Anexă și care trebuie completate de către cel/cei care numără produsele, apoi trebuie verificate de către supervizori și comparate cu datele înscrise în softul de gestiune pe care îl utilizezi.
În funcție de produsele sau materiile prime pe care le ai în stoc, recomandăm efectuarea inventarului parțial. Altfel spus, inventarierea celor mai vandabile produse sau cu rulaj foarte mare. Inventarierea parțială îți permite alocarea unor resurse umane mai mici, precum și un timp alocat mai scăzut pentru această acțiune. Anumite materii prime trebuie inventariate zilnic, însă alte categorii pot fi verificate și mai rar, chiar o dată pe lună.
Dacă localul tău are o paletă largă de produse incluse în meniu poți defalca inventarierea pe tipuri de produse. Spre exemplu, într-o zi să programezi inventarierea produselor alcoolice, în alta, a ingredientelor din bucătărie.
Verificarea inventarului
După ce ați terminat de numărat inventarul, rămâne încă un pas important de făcut pentru a asigura acuratețea acestuia. Așa cum spuneam la început, numărarea produselor existente fizic în stoc, denumite stocuri faptice, este doar primul pas pentru a te asigura de o gestiune corectă. În pasul următor trebuie comparate cifrele înregistrate de către personalul care a efectuat numărarea cu cele înregistrate în sistemul informatic de gestiune. De obicei, aceste valori sunt verificate ori de către gestionar, ori de către supervizori ori șefii de departament. Stocul existent în sistemul de gestiune se numește stoc scriptic.
O gestiune corectă este cea în care stocul scriptic este egal cu stocul faptic. Diferențele dintre acestea trebuie reglate, iar în acest sens, îți vom prezenta care sunt situațiile care ar putea să apară și ce trebuie să faci pentru a le rezolva.
Când stocul scriptic este diferit de cel faptic înseamnă că:
- au fost vândute produse care nu au fost marcate în softul de marcaj și, prin urmare, nu au fost încasate – caz care trebuie investigat și, după caz, trebuie ca personalul din tura respectivă să suporte costurile;
- au fost însușite acele produse de către unii dintre angajați – caz în care trebuie să investighezi cine ar fi putut face acel lucru;
- au fost marcate în sistem produse, au fost încasate, însă produsele nu au mai ajuns la client;
- au fost inversate produse în sensul că unul a fost trecut pe nota de plată și altul a fost oferit clientului. Acest lucru se întâmplă destul de des când produsele vândute sunt similare sau au același preț. Dacă produsele au același preț, stocurile se pot corecta de către gestionar. Dacă, în schimb, există diferențe ale prețului de vânzare, atunci suma aferentă trebuie recuperată.
Evidențierea tuturor acestor discrepanțe de mai sus, precum și corectarea stocurilor revine în sarcina gestionarului. În acest sens, un prim pas ar fi renumărarea stocului pentru produsele respective, pentru a verifica dacă nu cumva s-a produs o greșeală în momentul în care acestea au fost numărate.
Dacă nu, atunci trebuie întocmit un raport de Diferențe la inventar.
Gestionarea diferențelor apărute la inventar
Există posibilitatea ca în urma inventarierilor efectuate să observi că aceeași greșeală se repetă sub un anume tipar. Poți corecta aceste situații prin modificarea articolelor de marcat pentru produsele similare și cu același preț de vânzare.
Sistemul de gestiune și marcaj folosit ar trebui să îți permită o înregistrare corectă și completă a tuturor ingredientelor pe care le folosești. Să luăm, spre exemplu o cafea: vânzarea unei cești va trebui să scadă din stoc atât gramajul de cafea utilizat, pliculețul de zahăr oferit, spatula pentru amestec, laptele, precum și naproanele, după caz.
În practică mai există și situații în care anumite produse sunt greu de urmărit, caz în care scăderea faptică a stocului trebuie efectuată de către gestionar periodic. Anumite localuri nu folosesc zahăr la plic, sau miere pentru ceaiul oferit, ci oferă un dispenser pe masa oaspetelui, neputând ști cât de mult sau dacă a folosit acel ingredient. La fel se întâmplă și în cazul olivierelor dispuse pe mese.
Pentru ca totul să-ți fie mai ușor, poți folosi fișele de inventar pe care ți le punem la dispoziție în Anexă.
- Inventar zilnic bucătărie
- Inventar lunar bucătărie
- Inventar veselă bucătărie.